Rechtssichere Digitalisierung Ihrer Dokumente

Protokollieren, automatisieren und vereinfachen Sie ersetzendes Scannen gemäß TR-RESISCAN mit dem BECONEX Validation Controller

Ersetzendes Scannen besteht in der rechtssicheren Digitalisierung von Dokumenten mit dem Ziel der Weiterverarbeitung oder Aufbewahrung in digitaler Form und ermöglicht die spätere Vernichtung des papierbasierten Originals. Dieses Verfahren ermöglicht es Unternehmen, die administrativen Kosten und Prozesskosten im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von papierbasierten Dokumenten zu minimieren und gleichzeitig die rechtlichen Vorschriften einzuhalten.

Mit dem BECONEX Validation Controller können Sie kritische Schritte dieses Verfahrens automatisieren und vereinfachen, zum Beispiel:

  • Automatische Auswahl der zu sichtprüfenden Dokumente
  • Rechtssichere Prüfung, Freigabe, Ablehnung und Nachbearbeitung des Dokuments
  • Aufbewahrung des Dokuments und Protokollierung des gesamten Vorgangs

Sie können von jedem Erfassungsgerät aus einen „ ersetzendes Scannen “ - Vorgang starten

Verwenden Sie Ihr Multifunktionsgerät, um Dokumente zu digitalisieren, die Sie durch ihre elektronische Version ersetzen möchten

Alternativ können Sie auch mobile Geräte verwenden, um das Dokument zu erfassen und zum ersetzenden Scannen zu senden

Schließlich können digitale Dokumente direkt von Ihrem Laptop zur Sichtprüfung gesendet werden, um die optische Qualität sicherzustellen

Wie kann ich von meinem Multifunktionsgerät aus den „ersetzendes Scannen“-Vorgang starten?

Für den „ersetzendes Scannen“-Vorgang stehen zwei Szenarien zur Verfügung: „Scan“ und „Rescan“.
Wählen Sie „Scan“, um Dokumente erstmalig zu digitalisieren und zur Sichtprüfung zu schicken.
Das Szenario „Rescan“ kommt nur dann zum Einsatz, wenn ein Dokument die Sichtprüfung nicht besteht und nachbearbeitet werden muss. Dies wird im Abschnitt „Dokumente freigeben / ablehnen“ erläutert.
Verfügbare Szenarien für ersetzendes Scannen
Verfügbare Szenarien für ersetzendes Scannen

Können einzelne Seiten oder Stapel von Dokumenten zur Sichtprüfung geschickt werden?

Ja. Mit dem Validation Controller können Sie die Einheit vordefinieren, die zur Sichtkontrolle geschickt werden muss. Es kann entweder (1) eine Seite aus dem gescannten Dokument oder Dokumentenstapel, (2) ein ganzes Dokument aus dem Stapel oder (3) den gesamten Stapel ausgewählt werden.

Wie viele Einheiten werden zur Sichtprüfung geschickt?

Die Anzahl der zu sichtprüfenden Dokumente wird durch ein Prozent definiert. Wählen Sie beispielsweise 20% aus, werden nur zwanzig von hundert Dokumenten zur Sichtprüfung geschickt.

Wie werden Dokumente, Seiten und Stapel ausgewählt?

Ein weiteres vordefiniertes Feld ist der Auswahlmodus: (1) sequenziell, was bedeutet, dass jedes fünfte Dokument zur Inspektion gesendet wird, oder (2) zufällig, womit beliebige zwanzig Dokumente unter den hundert ausgewählt werden

Wie kann ich angeben, dass ein Dokument zur Sichtprüfung muss?

Unabhängig von der vordefinierten Konfiguration steht die Option, die Dokumente einer obligatorischen Sichtprüfung zu unterziehen, immer zur Verfügung.
Dies kann am MFP-Gerät durch Ankreuzen des Feldes „Prüfungspflicht“ angegeben werden.
Scan scenario and "mandatory inspection" checkbox

Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter über den Status des Verfahrens

Falls ein Dokument zur Sichtprüfung ausgewählt wird, wird der Benutzer gebeten, es aufzubewahren, bis der Vorgang abgeschlossen ist

Eine digitale Kopie des Dokuments wird zusammen mit Anweisungen, was zu prüfen ist, an die Person gesendet, die die Inspektion durchführt

Der Benutzer wird darüber informiert, ob das Dokument die Sichtprüfung bestanden hat oder nicht, und was mit dem Papieroriginal zu tun ist

Wie kann der Benutzer wissen, welches Dokument aufbewahrt werden muss, wenn viele Stapel in kurzer Zeit gescannt werden?

Eine E-Mail wird an den Benutzer gesendet, die angibt, dass ein von ihm gescanntes Dokument zur Sichtprüfung ausgewählt wurde.
Diese E-Mail enthält eine digitale Kopie des Dokuments und des Stapels, zu dem das Dokument gehört, um die Identifizierung unter den gescannten Dokumentenstapeln zu erleichtern.
Benachrichtigung an den Benutzer mit angehängtem Dokument
Benachrichtigung an den Benutzer mit angehängtem Dokument

Was sind typische Kriterien für eine Sichtprüfung? Wie wird der Sichtprüfer über diese Kriterien informiert?

Die Kriterien für die Sichtprüfung können in der Konfiguration vordefiniert werden und sind dann in der E-Mail enthalten, die der Prüfer erhält.
Typische Kriterien sind unter anderem die optische Qualität, das Vorhandensein von Barcodes und Unterschriften, die Vollständigkeit des Dokuments usw.
Benachrichtigung an den Reviewer mit Anleitung zur Sichtprüfung
Benachrichtigung an den Reviewer mit Anleitung zur Sichtprüfung

Ist es dem Sichtprüfer möglich, das Dokument zu manipulieren, während er die Sichtprüfung durchführt?

Der Originalscan des Dokuments wird in einem Verzeichnis gespeichert und nur eine Kopie des Dokuments wird an den Prüfer gesendet.
Auf diese Weise wird der Originalscan für die weitere Verarbeitung und Speicherung im Falle eines ersetzenden Scannens verwendet, auch wenn der Prüfer etwas am Dokument ändert.
Speicherort der Kopie des digitalisierten Dokuments
Speicherort der Kopie des digitalisierten Dokuments

Rechtssichere Sichtprüfung, Nachbearbeitung und Freigabe Ihrer Dokumente

Verwenden Sie die PowerPDF-Anwendung von Kofax oder den Browser Ihrer Wahl, um das digitalisierte Dokument zu prüfen, abzulehnen oder zu genehmigen

Scanaufgaben werden automatisch erstellt, wenn ein Dokument die Sichtprüfung nicht besteht, um die Zuordnung neuer Dokumente zu bestehenden „ersetzendes Scannen“-Verfahren zu erleichtern

Nachdem ein Dokument genehmigt wurde, wird es in einem sicheren Archiv gespeichert und kann als Ersatz für das papierbasierte Original verwendet werden

Wie wird die Sichtprüfung durchgeführt?

Mit der PowerPDF-Anwendung oder einem Browser kann der Reviewer die Kopie des Dokuments öffnen, die Sichtprüfung durchführen und das Dokument entweder ablehnen oder zur weiteren Verarbeitung freigeben.
Im Falle einer Ablehnung muss der Reviewer die Entscheidung mit einem Kommentar erläutern.
Dokument mit PowerPDF (Kofax) freigeben oder ablehnen
Dokument mit PowerPDF (Kofax) freigeben oder ablehnen

Was passiert, wenn ein Dokument die Sichtprüfung nicht besteht?

Es wird automatisch eine E-Mail an den Benutzer gesendet, in der angegeben wird, dass ein Dokument abgelehnt wurde, und der Grund für die Ablehnung. Eine digitale Kopie des Dokuments wird beigefügt, um die Identifizierung des abgelehnten Dokuments zu erleichtern.
Mit dem Szenario „Rescan“ kann der Benutzer das Dokument aus einer Liste suchen und erneut scannen. Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden, bis das Dokument die Prüfung besteht.
Liste der neu zu scannenden Dokumenten (ersetzendes Scannen)
Liste der neu zu scannenden Dokumenten (ersetzendes Scannen)

Gibt es eine Protokollierung des gesamten Vorgangs?

Der BECONEX Validation Controller ermöglicht eine durchgängige Protokollierung vom ersten Scan inklusive aller Prüfungen bis zur Freigabe und Archivierung des Dokuments.
Einige der im Protokoll enthaltenen Informationen sind die ID des Benutzers und des Sichtprüfers, der Zeitstempel jedes Scans, die Seitenanzahl und -größe jedes Dokuments, die Anzahl der leeren Seiten usw.
End-to-End-Protokollierung für ersetzendes Scannen
End-to-End-Protokollierung für ersetzendes Scannen

Manipulationssichere Speicherung digitaler Dokumente

Um die Manipulation der digitalen Dokumente zu vermeiden, gibt es eine technische Kooperation zwischen dem Validation Controller und dem Signaturdienst, der die Daten weiter verarbeitet.

Der Signaturdienst erzeugt den Transfervermerk und stellt die Integritätssicherung der Datei mittels elektronsicher Siegel oder Signaturen sicher.
Der Dienst entspricht der eIDAS-VO sowie der technischen Richtlinie für ersetzendes Scannen (TR RESISCAN).

Nachdem das Dokument gescannt, geprüft und freigegeben wurde, wird eine Protokolldatei mit den geforderten Parametern gemäß TR-RESI erzeugt und an den Signaturdienst übergeben.

Der Originalscan des Dokuments wird auch übergeben und der Signaturdienst erzeugt aus der Protokolldatei einen Transfervermerk als PDF-File und verknüpft diesen mit dem Originalscan.
Die im Transfervermerk enthaltenen Felder sind die ID des Benutzers, die IP des Erfassungsgeräts, der Zeitpunkt der Erfassung, die Qualitätsbestätigung und die Bestätigung, dass das digitale Dokument das Papieroriginal widerspiegelt.

Nach Abschluss des „ersetzendes Scannen“-Vorgangs wird die Integrität automatisch durch den Signaturdienst sichergestellt, ohne erneute manuelle PIN-Eingabe.

Die Sicherung erfolgt mit einem qualifizierten Siegel, der die höchste Stufe der Formerfordernis entspricht.

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