Rechtssichere Digitalisierung Ihrer Dokumente
09. November, 2022 | 14 Uhr
Ersetzendes Scannen besteht in der rechtssicheren Digitalisierung von Dokumenten mit dem Ziel der Weiterverarbeitung oder Aufbewahrung in digitaler Form und ermöglicht die spätere Vernichtung des papierbasierten Originals. Dieses Verfahren ermöglicht es Unternehmen, die administrativen Kosten und Prozesskosten im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von papierbasierten Dokumenten zu minimieren und gleichzeitig die rechtlichen Vorschriften einzuhalten.
Mit dem BECONEX Validation Controller können Sie kritische Schritte dieses Verfahrens automatisieren und vereinfachen, zum Beispiel:
- Automatische Auswahl der zu sichtprüfenden Dokumente
- Rechtssichere Prüfung, Freigabe, Ablehnung und Nachbearbeitung des Dokuments
- Aufbewahrung des Dokuments und Protokollierung des gesamten Vorgangs

Sie können von jedem Erfassungsgerät aus einen „ ersetzendes Scannen “ - Vorgang starten
Verwenden Sie Ihr Multifunktionsgerät, um Dokumente zu digitalisieren, die Sie durch ihre elektronische Version ersetzen möchten
Alternativ können Sie auch mobile Geräte verwenden, um das Dokument zu erfassen und zum ersetzenden Scannen zu senden
Schließlich können auch digitale Dokumente direkt von Ihrem Laptop zur Sichtprüfung gesendet werden
Wie kann ich von meinem Multifunktionsgerät aus den „ersetzendes Scannen“-Vorgang starten?
Können einzelne Seiten oder Stapel von Dokumenten zur Sichtprüfung geschickt werden?
Ja. Mit dem Validation Controller können Sie die Einheit vordefinieren, die zur Sichtkontrolle geschickt werden muss. Es kann entweder (1) eine Seite aus dem gescannten Dokument oder Dokumentenstapel, (2) ein ganzes Dokument aus dem Stapel oder (3) den gesamten Stapel ausgewählt werden.
Wie viele Einheiten werden zur Sichtprüfung geschickt?
Wie werden Dokumente, Seiten und Stapel ausgewählt?
Ein weiteres vordefiniertes Feld ist der Auswahlmodus: (1) sequenziell, was bedeutet, dass jedes fünfte Dokument zur Inspektion gesendet wird, oder (2) zufällig, womit beliebige zwanzig Dokumente unter den hundert ausgewählt werden
Wie kann ich angeben, dass ein Dokument zur Sichtprüfung muss?
Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter über den Status des Verfahrens
Falls ein Dokument zur Sichtprüfung ausgewählt wird, wird der Benutzer gebeten, es aufzubewahren, bis der Vorgang abgeschlossen ist
Eine digitale Kopie des Dokuments wird zusammen mit Anweisungen, was zu prüfen ist, an die Person gesendet, die die Inspektion durchführt
Der Benutzer wird darüber informiert, ob das Dokument die Sichtprüfung bestanden hat oder nicht, und was mit dem Papieroriginal zu tun ist
Wie kann der Benutzer wissen, welches Dokument aufbewahrt werden muss, wenn viele Stapel in kurzer Zeit gescannt werden?
Was sind typische Kriterien für eine Sichtprüfung? Wie wird der Sichtprüfer über diese Kriterien informiert?
Ist es dem Sichtprüfer möglich, das Dokument zu manipulieren, während er die Sichtprüfung durchführt?
Rechtssichere Sichtprüfung, Nachbearbeitung und Freigabe Ihrer Dokumente
Verwenden Sie die PowerPDF-Anwendung von Kofax oder den Browser Ihrer Wahl, um das digitalisierte Dokument zu prüfen, abzulehnen oder zu genehmigen
Scanaufgaben werden automatisch erstellt, wenn ein Dokument die Sichtprüfung nicht besteht, um die Zuordnung neuer Dokumente zu bestehenden „ersetzendes Scannen“-Verfahren zu erleichtern
Nachdem ein Dokument genehmigt wurde, wird es in einem sicheren Archiv gespeichert und kann als Ersatz für das papierbasierte Original verwendet werden
Wie wird die Sichtprüfung durchgeführt?
Was passiert, wenn ein Dokument die Sichtprüfung nicht besteht?
Gibt es eine Protokollierung des gesamten Vorgangs?

Manipulationssichere Speicherung digitaler Dokumente
Um die Manipulation der digitalen Dokumente zu vermeiden, gibt es eine technische Kooperation zwischen dem Validation Controller und dem Signaturdienst, der die Daten weiter verarbeitet.
Nachdem das Dokument gescannt, geprüft und freigegeben wurde, wird eine Protokolldatei mit den geforderten Parametern gemäß TR-RESI erzeugt und an den Signaturdienst übergeben.
Nach Abschluss des „ersetzendes Scannen“-Vorgangs wird die Integrität automatisch durch den Signaturdienst sichergestellt, ohne erneute manuelle PIN-Eingabe.
Live-Webinar: Optimierte Digitalisierung und Sicherstellung der Qualität von Dokumenten
- Wie können Sie Ihre aktuelle Infrastruktur aufrüsten, um das Scannen und die Ablage von Dokumenten zu optimieren?
- Welche Prozesse können implementiert werden, um die optische Qualität der gescannten Dokumente sicherzustellen?
- Wie stellt man sicher, dass die digitale Version das Original widerspiegelt und nach der Ablage nicht manipuliert wird?
In diesem Webinar stellen wir reale Beispiele aus den Banken-, Gesundheits- und anderen Branchen vor, um diese und weitere Fragen zu beantworten. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit Informationen zum Webinar.
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
Ihr BECONEX Team