Optimice la gestión de documentos con metadatos y códigos de barras de SAP®
Vincule y archive documentos en SAP® mediante códigos de barras
Los códigos de barras reducen los ingresos manuales de información a su mínima expresión: ¡simplemente escanee el documento y se vinculará automáticamente al objeto comercial correspondiente! BECONEX Send2SAP puede:
- reconocer muchos tipos de códigos de barras,
- buscar códigos de barras u objetos comerciales existentes en SAP,
- y vincular el documento entrante al objeto comercial al que pertenece.
¡Todo en un solo clic!
¿Cómo se vincula el documento al objeto comercial si ya existe un código de barras en SAP®?
Los códigos de barras creados dentro de SAP® se encuentran almacenados en una tabla estándar junto con otros datos relevantes. Cada vez que la solución Send2SAP recibe un documento con un código de barras, lo busca en la tabla estándar.
Si el código de barras existe, el documento se vincula al objeto comercial desde el cual se creó el código.
A menos que se configure de otra manera, el código de barras se cierra. Esto significa que ya no se puede usar para adjuntar documentos al objeto comercial.
¿Es necesario crear el código de barras en el objeto comercial antes de escanear el documento a SAP®?
Si la solución Send2SAP recibe un código de barras que aún no existe en SAP®, lo crea como un «código de barras externo».
Tan pronto como el código de barras sea creado también desde dentro de un objeto comercial, el documento se vinculará a él.
¿Es indispensable crear un código de barras en SAP® para adjuntar documentos automáticamente?
No. Una alternativa es codificar el número de objeto y/u otra información sobre el objeto comercial en el código de barras.
Por ejemplo, todos los documentos que pertenezcan a una misma orden de compra pueden ir acompañados de un código de barras que contenga el número de orden.
BECONEX Send2SAP puede utilizar posteriormente el código de barras para adjuntar los documentos entrantes al pedido correspondiente.
Visualice metadatos de SAP® como listas para acelerar la búsqueda de objetos comerciales
Send2SAP le permite definir listas de objetos comerciales, visualizarlos directamente desde el dispositivo de captura y seleccionar el objeto comercial al que desea adjuntar documentos. Esto hace que la vinculación y el archivado sean más eficientes:
- Ya no es necesario iniciar sesión en SAP®
- No hace falta ninguna transacción para llegar al objeto comercial deseado
- No necesita digitar el número o la descripción del objeto
¡Simplemente defina las listas que usted y su equipo requieran!
¿Cuáles son algunos ejemplos de listas de objetos comerciales?
La definición de una lista es muy flexible. Puede escoger el objeto comercial (proveedores, empleados, etc.) y el tipo de documento (certificados, contratos, etc.).
Las listas pueden ser genéricas o personalizadas para usuarios o equipos. Por ejemplo, una lista genérica puede contener objetos «recientemente creados».
Las listas personalizadas, por su parte, pueden ser objetos de negocio “recientemente usados” o definidos como “favoritos” por el usuario. Para acceder a una lista personalizada, el usuario primero debe autenticarse en el dispositivo de captura.
¿Qué información sobre los objetos comerciales se muestra en una lista?
Los campos que se muestran en la lista también pueden ser definidos por el usuario. Algunos ejemplos son el número de objeto, la fecha de creación o la descripción.
El propósito de mostrar esta información adicional es facilitar al usuario la selección del objeto comercial.
Después de eso, solo falta presionar el botón «Escanear». El documento escaneado se adjunta automáticamente al objeto comercial y se almacena en el repositorio de contenido.
Busque objetos comerciales utilizando metadatos en SAP®
Los campos de búsqueda son ideales para encontrar rápidamente objetos comerciales cuando la lista que los contiene es demasiado extensa.
Puede realizar la búsqueda directamente desde la pantalla de su MFP o dispositivo móvil. Los resultados se obtienen de SAP® en tiempo real y se muestran en la pantalla.
A partir de ahí, solo necesita seleccionar el objeto comercial y escanear el documento. ¡Send2SAP adjuntará automáticamente el documento y lo archivará en SAP®!
¿Qué documentos se pueden escanear a qué objetos comerciales usando metadatos?
Send2SAP se puede configurar para buscar objetos comerciales desde cualquier módulo SAP®. Asimismo, puede adjuntar cualquier tipo de documento al objeto de negocio seleccionado.
Todas las consultas se ejecutan en tiempo real, lo que garantiza que la información recuperada refleje el estado actual de su sistema SAP®.
¿Es necesario escribir el número completo del objeto comercial para buscarlo?
No. La función presenta todos los resultados que contienen el texto proporcionado en el campo de búsqueda. De esa manera, solo necesita ingresar algunos caracteres para realizar la búsqueda.
De hecho, puede utilizar otra información distinta del número para buscar un objeto comercial. El nombre o la descripción, por ejemplo, pueden ser más útiles en algunos casos.
Cree y actualice registros de información directamente desde su MFP o dispositivo móvil
Send2SAP no solo adjunta documentos a objetos comerciales a través de SAP-ArchiveLink. También funciona con SAP-DMS para hacer que el control de versiones de documentos sea más eficiente. También es posible asignar atributos al documento mediante clases y características.
La solución actualiza los metadatos de SAP® directamente desde el dispositivo de captura en tiempo real para:
- crear miniaturas para optimizar la visualización de los documentos
- archivar documentos automáticamente en SAP®
- completar y actualizar campos como descripción, estado, usuario, etc.
