Escanear documentos a objetos comerciales con Send2SAP
Archivado de documentos en SAP ®: desde el escáner hasta el objeto comercial
BECONEX Send2SAP le ayuda a automatizar y optimizar la integración de documentos en el sistema SAP ®. Gracias a su versatilidad, es fácil de adaptar a la estructura y procesos de su organización:
- Compatible con SAP ® ABAP NetWeaver y cualquier sistema SAP ® basado en NetWeaver, incluyendo SAP ® ECC y SAP S/4HANA®
- Aplicable a todos los módulos SAP®, objetos comerciales y tipos de documentos
- Disponible para una variedad de dispositivos y fuentes de captura: dispositivos MFP, teléfonos inteligentes, tabletas, sistema de archivos, bandeja de entrada de Outlook, etc.
La solución ha sido diseñada para aumentar la eficiencia, seguridad y usabilidad de la tecnología estándar de SAP® para el archivo de documentos y la vinculación a objetos comerciales:
- El proceso de archivado se puede iniciar directamente desde el dispositivo de captura, eliminando la necesidad de procedimientos manuales después del escaneo.
- Se minimiza la necesidad de ingresos manuales de información para seleccionar el objeto comercial, lo cual reduce la probabilidad de errores y costos asociados.
- La actualización del nombre del documento, su archivado en el repositorio de contenido, y vinculación con objeto comercial de destino se realiza automáticamente
- No quedan copias intermedias del documento en el sistema.
¡Con sólo unos pocos clics, es posible aprovechar al máximo las funciones y la información ya disponibles en tu ERP!
Send2SAP Barcode: máximo nivel de automatización para el archivado de documentos
Los códigos de barras minimizan la necesidad de ingresos manuales de información en el dispositivo de captura: solo se requiere un clic para escanear el documento al objeto comercial en el sistema SAP®. ¡BECONEX Send2SAP realiza todos los demás pasos automáticamente!
- Archiva el documento digitalizado en el repositorio de contenidos.
- Busca el código de barras reconocido entre códigos de barras internos u objetos comerciales en SAP ®
- Vincula el documento entrante al objeto comercial al que pertenece.
- Si no se encuentra ninguna coincidencia, crea un código de barras externo en SAP ®
¿Cómo se colocan códigos de barras en sus documentos? Algunas formas de hacerlo incluyen:
- Crear un código de barras interno en SAP ®, imprimirlo y pegarlo en el documento. Este procedimiento resulta útil cuando el documento seguirá siendo procesado en físico.
- Incluir el código de barras en documentos que se crean dentro del sistema SAP® (por ejemplo, utilizando Designer, Adobe Forms o Smart Forms). Esto permite procesar el documento en formato digital y enviarlo al ERP desde su sistema de archivos, bandeja de entrada de Outlook, etc.
- Por supuesto, siempre puede imprimir el documento generado por SAP® y procesarlo posteriormente en papel.
Por último, los códigos de barras son ideales para el “escaneo masivo”: puede archivar grandes lotes de documentos (desde el alimentador del MFP o una carpeta en su sistema de archivos) en un solo paso, independientemente de su tipo u objeto comercial de destino. ¡Esto le brinda el máximo nivel de automatización para el archivo de documentos en el sistema SAP ®!
Send2SAP para búsqueda preconfigurada de objetos comerciales
- La búsqueda se puede realizar directamente en el dispositivo o fuente de captura.
- El tipo de objeto de negocio que se busca y el tipo de documento que se adjunta se pueden preconfigurar mediante customización
- La búsqueda se realiza en tiempo real, es decir, refleja el estado real de los objetos de negocio en el sistema SAP ®
- Si se configura un método de autenticación, la lista de resultados contendrá los objetos que son relevantes para usted o su equipo (“creado por mí”, “última modificación por mi equipo”, etc.)
- Puede seleccionar el objeto comercial de destino de los resultados en el dispositivo de captura (MFP, teléfono inteligente, tableta, etc.)
- Una vez que escanee el documento, se archivará en el sistema SAP ® y se vinculará al objeto comercial seleccionado automáticamente.
Send2SAP para metabúsqueda: máxima flexibilidad al seleccionar objetos comerciales
A veces, la búsqueda por tipo de objeto comercial puede retornar demasiados elementos. En lugar de revisar largas listas de resultados, puede realizar una metabúsqueda. La metabúsqueda es ideal para encontrar rápidamente objetos comerciales cuando la lista que los contiene es demasiado extensa:
- Puede realizar la búsqueda directamente desde el dispositivo o fuente de captura
- Utilice el campo de búsqueda para escribir un atributo del objeto comercial (ID, nombre, descripción, etc.), todos los resultados que coincidan con el campo de búsqueda se presentarán en un menú desplegable
- La búsqueda se realiza en tiempo real, es decir, refleja el estado real de los objetos de negocio en el sistema SAP ®
- Puede seleccionar el objeto comercial de destino de los resultados en el dispositivo de captura (MFP, teléfono inteligente, tableta, etc.)
- Al escanear el documento al objeto comercial seleccionado, este se archivará en el sistema SAP ® y se vinculará automáticamente.
Esta función le brinda la máxima flexibilidad para el archivado de un documento en el sistema SAP®: puede optar por vincular el documento a prácticamente cualquier objeto comercial, directamente desde el dispositivo de captura.
Más sobre Send2SAP para escanear documentos directamente al objeto comercial
El portafolio BECONEX para la integración de documentos en sistemas SAP ®
- Compatible con todos los módulos, objetos comerciales y tipos de documentos de SAP®
- Compatible con múltiples dispositivos y fuentes de captura
- Interruptor central para la selección de sistemas SAP ® (desarrollo, calidad, y producción)
- Escaneo delegado a colegas y equipos
- Campos personalizables para las tareas de escaneo delegado
- CaptureQueue para archivado de documentos (SAP ArchiveLink ®)
- CaptureQueue para control de versiones (SAP ® DMS) y CaptureQueue Automation
- Otros escenarios de SAP ArchiveLink ® (Código de barras, Básico, Flujos de trabajo, etc.)
- Otros escenarios de SAP ® DMS (crear y actualizar registros de documento info, etc.)
- Metabúsqueda en SAP ® en tiempo real desde el dispositivo de captura
- Comunicación SNC (Comunicación de red segura con biblioteca criptográfica de SAP®)
Preguntas frecuentes sobre el archivado de documentos al sistema SAP ®
Detección automática del objeto comercial de destino mediante códigos de barras
¿Cómo se vincula el documento al objeto comercial cuando un código de barras ha sido creado en SAP®?
Los códigos de barras creados dentro de SAP® se denominan “códigos de barras internos” y se encuentran almacenados en una tabla estándar junto con otros metadatos. Cada vez que la solución Send2SAP recibe un documento con un código de barras, lo busca en la tabla estándar.
Si el código de barras existe, el documento se vincula al objeto comercial desde el cual se creó el código.
A menos que se configure de otra manera, el código de barras se cierra luego de vincularse el documento. Esto significa que ya no se puede usar para adjuntar más documentos al objeto comercial.
¿Es necesario crear el código de barras en el objeto comercial antes de escanear el documento a SAP®?
Si la solución Send2SAP recibe un código de barras que aún no existe en SAP®, lo crea como un «código de barras externo» en la tabla estándar.
Tan pronto como el código de barras sea creado también desde dentro de un objeto comercial, el documento se vinculará a él.
¿Cómo puedo vincular documentos a objetos comerciales de forma automática, sin tener que crear códigos de barras en SAP®?
Una alternativa es codificar el número de objeto y/u otra información sobre el objeto comercial en el código de barras. Por ejemplo, todos los documentos que pertenezcan a una misma orden de compra pueden ir acompañados de un código de barras que contenga el número de orden.
BECONEX Send2SAP puede utilizar posteriormente el código de barras para adjuntar los documentos entrantes a la orden de compra correspondiente.
Selección del objeto comercial de destino en el dispositivo o fuente de captura
¿Cuáles son ejemplos de búsqueda preconfigurada de objetos comerciales?
Una búsqueda preconfigurada puede ser genérica o personalizada para usuarios y equipos. Por ejemplo, los objetos comerciales que fueron «creados recientemente» son genéricos. Los “creados por mí”, por otro lado, son objetos comerciales que son relevantes para un usuario específico. Para realizar una búsqueda personalizada, los usuarios deben autenticarse en el dispositivo de captura.
Se puede realizar una búsqueda de cualquier objeto comercial (proveedores, empleados, etc.) para archivar todo tipo de documentos comerciales (acuerdos, contratos, etc.).
¿Qué información sobre el objeto comercial se muestra en la lista de resultados?
Los campos que se muestran en la lista de resultados pueden ser predefinidos por el usuario mediante customización. Algunos ejemplos son el número de objeto, la fecha de creación o la descripción. La finalidad de mostrar esta información es facilitar al usuario la selección del objeto de negocio deseado. Después de eso, el documento escaneado se adjunta automáticamente al objeto comercial seleccionado y se archiva en el repositorio de contenido.
¿Cómo puedo decidir qué documentos se pueden vincular a qué objetos comerciales?
Send2SAP se puede personalizar para buscar objetos comerciales desde cualquier módulo SAP®. Asimismo, puede adjuntar tipos de documentos previamente especificados al objeto comercial seleccionado. Todas las consultas se ejecutan en tiempo real, lo que garantiza que la información recuperada refleje el estado actual de su sistema SAP ®.
¿Tengo que escribir el número completo del objeto comercial para realizar la búsqueda?
No es necesario: la búsqueda muestra todos los resultados que contienen el texto proporcionado en el campo de búsqueda. De esa manera, sólo se necesita ingresar algunos caracteres para realizar la búsqueda. De hecho, se puede utilizar otros metadatos para buscar un objeto comercial. La descripción o el nombre, por ejemplo, pueden resultar más útiles en algunos casos.