Integración colaborativa de documentos con tareas de escaneo en SAP®
¿Qué tiene que ver la gestión de documentos en SAP® con la colaboración y la eficiencia?
La colección de documentos que pertenecen a un objeto comercial puede depender de más de un colaborador o departamento. También puede ocurrir que no todos los trabajadores que gestionan documentos críticos tengan acceso al sistema ERP. El resultado es que la carga de trabajo de digitalizar y adjuntar documentos a objetos comerciales aumenta para los empleados con acceso al ERP.
CaptureQueue le permite crear tareas de escaneo y asignarlas a las personas que tienen acceso directo a los documentos comerciales. De esa forma, todos en su organización pueden contribuir a la integridad de la información.
También simplifica el archivo adjunto y archivo de documentos digitalizados en SAP. En lugar de realizar varios procesos manuales, puede escanear documentos directamente a objetos comerciales con solo unos pocos clics. ¡Esto hace que la captura e integración de documentos físicos y digitales sea un proceso transparente y sencillo!
Cree tareas de escaneo desde cualquier objeto comercial en SAP®
¿Qué información es necesaria para crear una tarea de escaneo en SAP®?
Los campos de información disponibles son:
- Tipo de Documento
- ID del equipo y/o destinatario
- Válido desde y Válido hasta
- Tipo de dispositivo
- Texto
- Descripción y categoría de almacenamiento
(solo disponible para DMS)
¿Cómo puedo seleccionar el tipo de documento que se debe escanear?
Los tipos de documentos que se pueden adjuntar a un objeto comercial se definen en SAP®. Todos los tipos de documentos disponibles se muestran en un menú desplegable para facilitar la visualización y selección.
Cuando un usuario realiza la tarea de escaneo, el documento digitalizado se adjuntará al objeto comercial automáticamente. El tipo de documento también se guardará automáticamente, junto con otros metadatos.
¿Puedo incluir instrucciones o información adicional en la tarea?
Sí. El campo «Texto» cumple exactamente este propósito.
Cuando un usuario busca sus tareas de escaneo pendientes en un dispositivo de captura, se muestra el “Texto” de cada tarea.
Esto permite al usuario diferenciar tareas más fácilmente. También es una buena forma de enviar instrucciones al usuario sobre el documento que debe escanear.
Asigne tareas de escaneo en SAP® a trabajadores y equipos
Las tareas de escaneo también se pueden crear automáticamente
Escanee documentos directamente al objeto comercial desde cualquier dispositivo
¿Cómo puedo completar una tarea de escaneo desde un dispositivo MFP?
Las impresoras multifunción permiten a los usuarios identificarse con una tarjeta o un código. Después de eso, solo se muestran las tareas que se asignaron al usuario o su equipo.
La tarea relevante se puede seleccionar de un menú desplegable y luego se puede escanear el documento.
¿Es posible escanear y archivar documentos a SAP® desde un dispositivo móvil?
Los teléfonos inteligentes y tabletas también se pueden utilizar para digitalizar y enviar documentos a SAP®. La cámara del dispositivo es usada por una aplicación que permite la conexión a SAP®.
Desde la aplicación es posible seleccionar la tarea pendiente y tomar una foto del documento. Luego, esta imagen se envía a SAP® y se adjunta como un archivo PDF o JPG al objeto comercial desde el que se creó la tarea.
¿Qué sucede si el documento que debe enviarse a SAP® llega como un archivo adjunto de correo electrónico?
Los documentos también se pueden enviar a SAP® desde la bandeja de entrada de Outlook utilizando el complemento «AutoCapture» de Kofax. Para hacer esto, seleccione el correo electrónico, vaya a la pestaña «AutoCapture» y haga clic en «Workflows».
Luego, el proceso continúa como con el dispositivo MFP: la tarea correspondiente se puede seleccionar en el menú desplegable y el documento se puede enviar a SAP® haciendo clic en el botón «Escanear».