Integración colaborativa de documentos con tareas de escaneo en SAP®

Cree tareas de escaneo en SAP® con BECONEX CaptureQueue.
Cree y asigne tareas de escaneo desde cualquier objeto comercial de SAP® para hacer que la gestión de documentos sea más eficiente y colaborativa: ¡ahora todos pueden contribuir con la gestión de documentos!

¿Qué tiene que ver la gestión de documentos en SAP® con la colaboración y la eficiencia?

La colección de documentos que pertenecen a un objeto comercial puede depender de más de un colaborador o departamento. También puede ocurrir que no todos los trabajadores que gestionan documentos críticos tengan acceso al sistema ERP. El resultado es que la carga de trabajo de digitalizar y adjuntar documentos a objetos comerciales aumenta para los empleados con acceso al ERP.

CaptureQueue le permite crear tareas de escaneo y asignarlas a las personas que tienen acceso directo a los documentos comerciales. De esa forma, todos en su organización pueden contribuir a la integridad de la información.

También simplifica el archivo adjunto y archivo de documentos digitalizados en SAP. En lugar de realizar varios procesos manuales, puede escanear documentos directamente a objetos comerciales con solo unos pocos clics. ¡Esto hace que la captura e integración de documentos físicos y digitales sea un proceso transparente y sencillo!

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Cree tareas de escaneo desde cualquier objeto comercial en SAP®

BECONEX CaptureQueue le ayuda a asegurarse de que la documentación esté disponible para un objeto comercial dado: siempre que se necesite un documento, puede ir al objeto comercial en SAP® y crear una tarea de escaneo. La tarea solo se cerrará una vez que el documento faltante se haya adjuntado al objeto comercial.
Esta solución es compatible con todos los módulos de SAP®: puede crear tareas de escaneo desde cualquier objeto comercial. También le permite definir diferentes tipos de documentos para un mismo objeto comercial; por ejemplo, las órdenes de compra pueden contener confirmaciones, notas de entrega, reclamos. etc. CaptureQueue es compatible con los estándares SAP-ArchiveLink y SAP-DMS, por lo que es útil tanto para archivar como para crear versiones de documentos.
Para crear una tarea de escaneo con CaptureQueue vaya al objeto comercial al que se deben asignar los documentos. En el menú GOS, seleccione la opción “Crear…”, luego haga clic en “CaptureQueue” y complete el formulario.

¿Qué información es necesaria para crear una tarea de escaneo en SAP®?

Los campos de información disponibles son:

  • Tipo de Documento
  • ID del equipo y/o destinatario
  • Válido desde y Válido hasta
  • Tipo de dispositivo
  • Texto
  • Descripción y categoría de almacenamiento
    (solo disponible para DMS)

¿Cómo puedo seleccionar el tipo de documento que se debe escanear?

Los tipos de documentos que se pueden adjuntar a un objeto comercial se definen en SAP®. Todos los tipos de documentos disponibles se muestran en un menú desplegable para facilitar la visualización y selección.

Cuando un usuario realiza la tarea de escaneo, el documento digitalizado se adjuntará al objeto comercial automáticamente. El tipo de documento también se guardará automáticamente, junto con otros metadatos.

¿Puedo incluir instrucciones o información adicional en la tarea?

Sí. El campo “Texto” cumple exactamente este propósito.

Cuando un usuario busca sus tareas de escaneo pendientes en un dispositivo de captura, se muestra el “Texto” de cada tarea.

Esto permite al usuario diferenciar tareas más fácilmente. También es una buena forma de enviar instrucciones al usuario sobre el documento que debe escanear.

Asigne tareas de escaneo en SAP® a trabajadores y equipos

Una de las ventajas de CaptureQueue es que lo ayuda a distribuir mejor la carga de trabajo de escanear y almacenar documentos: ¡puede delegar estas tareas a trabajadores o equipos dentro de su organización!
Esto significa que los documentos pueden ser escaneados y almacenados en SAP® por las personas que tienen acceso a ellos. Con solo unos pocos clics, cualquier persona puede colaborar con la digitalización y el archivo de documentos en SAP®.
Para asignar una tarea de escaneo, use los campos desplegables “ID del equipo” y “Destinatario”. Los equipos y miembros se definen en SAP®. Si deja el campo “Destinatario” vacío, cualquier miembro del equipo puede completar la tarea de escaneo.

Las tareas de escaneo también se pueden crear automáticamente

La automatización de CaptureQueue simplifica aún más la integración de documentos: en lugar de crear tareas de escaneo manualmente, estas se crean automáticamente cuando se cumplen ciertos criterios.
Esta configuración es útil si ciertos documentos siempre deben estar disponibles para un objeto comercial. Un ejemplo para este caso es el lote de inspección: siempre se espera que el lote contenga un certificado de inspección entre la documentación. En lugar de crear una tarea manualmente cada vez que se crea un lote de inspección, la tarea se crea automáticamente para el tipo de documento “certificado de inspección”.
La creación automática se puede preconfigurar para cada objeto comercial y cada tipo de documento. La tarea también puede contener un texto, un equipo responsable y un período de validez predefinidos.

Escanee documentos directamente al objeto comercial desde cualquier dispositivo

Las tareas de escaneo se pueden completar desde prácticamente cualquier dispositivo: impresoras multifunción, móviles, tabletas, etc. El usuario puede ver sus tareas de escaneo pendientes en la interfaz gráfica del dispositivo. Si su equipo tiene tareas pendientes, estas también son visibles para el usuario.
Después del escaneo, el documento se adjunta automáticamente al objeto de negocio a partir del cual se creó la tarea. Cada documento se puede identificar mediante los campos “Tipo de documento”, “Nombre de archivo”, “Fecha de creación”, entre otros.

¿Cómo puedo completar una tarea de escaneo desde un dispositivo MFP?

Las impresoras multifunción permiten a los usuarios identificarse con una tarjeta o un código. Después de eso, solo se muestran las tareas que se asignaron al usuario o su equipo.

La tarea relevante se puede seleccionar de un menú desplegable y luego se puede escanear el documento.

¿Es posible escanear y archivar documentos a SAP® desde un dispositivo móvil?

Los teléfonos inteligentes y tabletas también se pueden utilizar para digitalizar y enviar documentos a SAP®. La cámara del dispositivo es usada por una aplicación que permite la conexión a SAP®.

Desde la aplicación es posible seleccionar la tarea pendiente y tomar una foto del documento. Luego, esta imagen se envía a SAP® y se adjunta como un archivo PDF o JPG al objeto comercial desde el que se creó la tarea.

¿Qué sucede si el documento que debe enviarse a SAP® llega como un archivo adjunto de correo electrónico?

Los documentos también se pueden enviar a SAP® desde la bandeja de entrada de Outlook utilizando el complemento “AutoCapture” de Kofax. Para hacer esto, seleccione el correo electrónico, vaya a la pestaña “AutoCapture” y haga clic en “Workflows”.

Luego, el proceso continúa como con el dispositivo MFP: la tarea correspondiente se puede seleccionar en el menú desplegable y el documento se puede enviar a SAP® haciendo clic en el botón “Escanear”.

¿Desea saber más?

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