Dokumente zu Geschäftsobjekte im SAP®-System scannen

Scannen von Dokumenten zu Geschäftsobjekten mit Send2SAP

BECONEX Send2SAP hilft Ihnen, die in Ihrem SAP®-System verfügbaren Funktionen und Informationen optimal zu nutzen, und vereinfacht das Scannen und Verknüpfen von Dokumenten mit Geschäftsobjekten!

Archivierung von Dokumenten in SAP ® – vom Erfassungsgerät zum Geschäftsobjekt

BECONEX Send2SAP hilft Ihnen, die Integration digitalisierter Dokumente in das SAP®-System zu automatisieren und zu optimieren. Die Lösung lässt sich leicht an die Struktur und Prozesse Ihrer Organisation anpassen:

  • Unterstützt für SAP® ABAP NetWeaver und alle auf NetWeaver basierenden SAP®-Systeme, einschließlich SAP® ECC und SAP S/4HANA®
  • Anwendbar für alle SAP®-Module, Geschäftsobjekte und Dokumenttypen
  • Verfügbar für eine Vielzahl von Erfassungsgeräten und -quellen: MFP-Geräte, Smartphones, Tablets, Dateisystem, Outlook-Posteingang usw.

Die Lösung wurde konzipiert, um die Effizienz, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit der Standard-SAP®-Technologie zur Dokumentenarchivierung zu steigern:

  • Der Archivierungsprozess wird direkt vom Erfassungsgerät aus ausgelöst, sodass keine manuellen Verfahren nach dem Scannen erforderlich sind
  • Es sind weniger manuelle Eingaben zur Auswahl des Zielgeschäftsobjekts notwendig, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und die damit verbundenen Kosten sinken
  • Das Umbenennen, die Ablage im Content-Repository, und die Verknüpfung mit dem Zielgeschäftsobjekt erfolgen automatisch
  • Es bleiben keine Zwischenkopien des Dokuments irgendwo in Ihrem System zurück

Mit nur wenigen Klicks können Sie die bereits in Ihrem ERP vorhandenen Funktionen und Informationen optimal nutzen!

Scanszenarien zum Senden von Dokumenten an das SAP-System mithilfe der Kofax AutoStore-Plattform und des BECONEX CS4SAP-Connectors. Blick von der Schnittstelle eines Multifunktionsgeräts.
Beispiele von Send2SAP-Szenarien zur Archivierung von Dokumenten in SAP® (MPF-Gerät)

Send2SAP Barcode – Maximale Automatisierung für die Dokumentenarchivierung

(1) Erstellung eines internen Barcodes im SAP®-System für die Dokumentart und (2) Dokument mit Barcode darauf

Barcodes minimieren die Notwendigkeit manueller Eingaben am Erfassungsgerät: Es ist nur ein Klick erforderlich, um das Dokument zu scannen und/oder an das SAP®-System zu senden. BECONEX Send2SAP führt alle andere Schritte automatisch durch!

  • Sie archiviert das digitalisierte Dokument im Content Repository
  • Sie durchsucht den erkannten Barcode unter internen Barcodes oder Geschäftsobjekten in SAP®
  • Sie verknüpft das eingehende Dokument mit dem Geschäftsobjekt, zu dem es gehört
  • Wenn es keine Übereinstimmung gibt, erstellt sie in SAP® ein externer Barcode, der als Platzhalter für das eingehende Dokument fungiert

Wie erhalten Sie Barcodes auf Ihren Dokumenten? Zu den Möglichkeiten, dies zu tun, gehören:

  • Erstellen eines internen Barcodes in SAP®, Drucken und Einfügen in das Dokument. Diese Vorgehensweise ist hilfreich, wenn die Verarbeitung des Dokuments in Papierform erfolgt. Wenn das Dokument zum Anhängen am Geschäftsobjekt bereit ist, kann man es mit einem einzigen Klick mit einem MFP oder Mobilgerät digitalisieren
  • Einbinden des Barcodes in Dokumente, die aus dem SAP®-Systems stammen  (z. B. mit dem Designer, Adobe Forms oder Smart Forms). Dies ermöglicht es, das Dokument in digitaler Form zu verarbeiten und es später aus Ihrem Dateisystem, Outlook-Posteingang usw. an das ERP zu senden.
  • Selbstverständlich können Sie das SAP®-generierte Dokument jederzeit ausdrucken und in Papierform weiterverarbeiten

Schließlich sind Barcodes ideal für das „massiv Scannen“: Sie können große Stapel von Dokumenten (aus der Zufuhr des MFP oder einem Ordner in Ihrem Dateisystem) in einem einzigen Schritt archivieren, unabhängig von der Art oder dem Zielgeschäftsobjekt. Damit erreichen Sie den maximalen Automatisierungsgrad für die Archivierung von Dokumenten ins SAP ® – System!

Häufig gestellte Fragen zur Archivierung von Dokumenten in SAP ® mit Send2SAP

Erkennung des Zielgeschäftsobjekts über Barcodes

Im SAP ®-System erstellte Barcodes werden als „interne Barcodes“ bezeichnet und in einer Standard-SAP®-Tabelle mit anderen relevanten Daten aufgeführt. Jedes Mal, wenn die Send2SAP-Lösung ein eingehendes Dokument mit Barcode erhält, sucht sie nach diesem in der Tabelle.

Wenn der Barcode vorhanden ist, wird das Dokument mit dem Geschäftsobjekt verknüpft, aus dem der Barcode erstellt wurde.

Sofern nicht anders konfiguriert, wird der Barcode dann geschlossen. Dies bedeutet, dass es nicht mehr zum Anhängen von Dokumenten an das Geschäftsobjekt verwendet werden kann.

Erhält die Send2SAP-Lösung einen Barcode, der noch nicht in SAP® existiert, legt sie diesen als „externen Barcode“ an. Sobald der Barcode auch innerhalb eines Geschäftsobjekts erstellt wird, wird das Dokument damit verknüpft.

Sie können die Objektnummer und/oder andere Informationen zum Geschäftsobjekt im Barcode verschlüsseln. Beispielsweise können alle Dokumente, die zu derselben Bestellung gehören, einen Barcode haben, der die Bestellnummer enthält.

BECONEX Send2SAP kann später anhand des erkannten Barcodes die eingehenden Dokumente der entsprechenden Bestellung hinzufügen.

Auswahl des Zielgeschäftsobjekts am Erfassungsgerät

Eine vorkonfigurierte Suche kann generisch oder personalisiert für Benutzer und Teams sein. Beispielsweise sind Geschäftsobjekte, die „neulich erstellt“ wurden, generisch. „Von mir erstellt“ hingegen sind Geschäftsobjekte, die für einen bestimmten Benutzer relevant sind. Um eine personalisierte Suche durchzuführen, müssen sich Benutzer zunächst am Erfassungsgerät authentifizieren.

Man kann nach beliebigen Geschäftsobjekten (Kreditoren, Mitarbeitern etc.) suchen, um alle Arten von Geschäftsdokumenten (Rahmenverträge, Verträge etc.) zu archivieren.

Die in der Ergebnisliste angezeigten Felder können vom Benutzer per Customizing vordefiniert werden. Beispiele hierfür sind die Objektnummer, das Erstellungsdatum oder die Beschreibung. Der Zweck der Anzeige dieser Informationen besteht darin, dem Benutzer die Auswahl des gewünschten Geschäftsobjekts zu erleichtern.

Anschließend wird das gescannte Dokument automatisch an das ausgewählte Geschäftsobjekt angehängt und im Content-Repository archiviert.

Sie können Send2SAP so konfigurieren, um nach Geschäftsobjekten aus beliebigem SAP®-Modul zu suchen. Ebenso kann es jede Art von Dokument an das ausgewählte Geschäftsobjekt anhängen. Alle Abfragen werden in Echtzeit ausgeführt, was garantiert, dass die abgerufenen Informationen den aktuellen Zustand Ihres SAP®-Systems widerspiegeln

Nicht nötig: Die Suche liefert alle Ergebnisse, die den im Suchfeld eingegebenen Text enthalten. Auf diese Weise müssen Sie nur einige Zeichen eingeben, um die Suche durchzuführen. Tatsächlich können Sie andere Metadaten verwenden, um nach einem Geschäftsobjekt zu suchen. In manchen Fällen kann beispielsweise die Beschreibung oder der Name hilfreicher sein.

Mehr Info zur optimierten Archivierung von Dokumenten in SAP®

Gerne beantworten wir Ihre Fragen. Füllen Sie das Formular aus, um weitere Informationen anzufordern. Ein Mitglied unseres Teams wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.
Downloads und Artikel zum Thema Dokumentenarchivierung in SAP ®
Cover of BECONEX SendSAP brochure.
Dokumenten- und Informations-Logistik im SAP-Umfeld
Sehen Sie die Send2SAP-Lösung in Aktion auf unserem YouTube-Kanal:
Mehr - kommt noch!

BECONEX-Portfolio für Dokumentenintegration ins SAP®-System

  • Kompatibel mit allen SAP-Modulen, Geschäftsobjekten, Dokumentarten
  • Kompatibel mit mehrere Erfassungsgeräte und Eingabequellen
  • Verwaltung von SAP-Systeme (Entwicklung-, Test-, und Produktiv)
  • Delegiertes Scannen an Kollegen und Teams zuweisen
  • Anpassbare Gültigkeit, Hinweis, „Keep-Open“ von delegierten Scanaufgaben
  • CaptureQueue für SAP-ArchiveLink®
  • CaptureQueue für SAP®-DMS und CaptureQueue Automation
  • Andere SAP-ArchiveLink® Szenarien (Barcode, Basic, Workflow, GOS, usw.)
  • Andere SAP®-DMS Szenarien (Dokument Infosatz anlegen / aktualisieren, usw.)
  • Lookup Listen und Metasuche im SAP live am Gerät
  • SNC-Kommunikation (Secure Network Communication mit “SAP crypto library”)

Suchen Sie nach mehr?

Werfen Sie einen Blick auf die Send2SAP-Lösung und ihre vielen Anwendungen, um das Dokumentenmanagement in SAP® zu optimieren!
Entdecken Sie, wie unsere Lösungen die Dokumentenintegration in einer Vielzahl von Anwendungen vereinfachen können.
Möchten Sie die die Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten minimieren? Erfahren Sie mehr über ersetzendes Scannen.

Abonnieren Sie unseren Newsletter

Wie nehmen Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig einen Newsletter zuzusenden, und über neue Produkte, Funktionen und Veranstaltungen zu informieren. Sie können sich jederzeit austragen.