Optimiertes Dokumentenmanagement mit SAP®-Metadaten und Barcodes
Erfassen und archivieren Sie Dokumente in SAP® mit Barcodes
Barcodes reduzieren die Notwendigkeit manueller Eingaben auf ein Minimum: Scannen Sie einfach das Dokument und es wird automatisch mit dem entsprechenden Geschäftsobjekt verknüpft! BECONEX Send2SAP kann:
- viele Arten von Barcodes erkennen,
- Suche nach vorhandenen Barcodes oder Geschäftsobjekten in SAP®,
- und verknüpfen Sie das eingehende Dokument mit dem Geschäftsobjekt, zu dem es gehört.
Alles, was Sie brauchen, ist ein einziger Klick!
Wie wird das Dokument mit dem Geschäftsobjekt verknüpft, wenn ein Barcode in SAP® vorhanden ist?
Innerhalb von SAP® erstellte Barcodes werden als „interne Barcodes“ bezeichnet und in einer Standard-SAP-Tabelle aufgelistet. Jedes Mal, wenn die Send2SAP-Lösung ein eingehendes Dokument mit einem Barcode erhält, sucht sie ihn in der Standardtabelle.
Wenn der Barcode vorhanden ist, wird das Dokument mit dem Geschäftsobjekt verknüpft, aus dem der Barcode erstellt wurde.
Wenn nicht anders konfiguriert, wird der Barcode dann geschlossen. Dies bedeutet, dass er nicht mehr verwendet werden kann, um Dokumente an das Geschäftsobjekt anzuhängen.
Muss der Barcode im Geschäftsobjekt erstellt werden, bevor das Dokument in SAP® gescannt wird?
Erhält die Send2SAP-Lösung einen Barcode, der noch nicht in SAP® existiert, legt sie diesen als „externen Barcode“ an. Sobald der Barcode auch innerhalb eines Geschäftsobjekts erstellt wird, wird das Dokument damit verknüpft.
Ist es immer notwendig, einen Barcode in SAP® zu erstellen, um Dokumente automatisch anzuhängen?
Nein. Eine Alternative besteht darin, die Objektnummer und/oder andere Informationen über das Geschäftsobjekt in den Barcode zu codieren.
Beispielsweise können alle Dokumente, die zu derselben Bestellung gehören, mit einem Barcode versehen werden, der die Bestellnummer enthält.
BECONEX Send2SAP kann später anhand des Barcodes die eingehenden Dokumente an die entsprechende Bestellung anhängen.
Beschleunigen Sie die Suche nach Geschäftsobjekten mit SAP®-Metadaten und Listen
Mit Send2SAP können Sie Listen von Geschäftsobjekten definieren, diese direkt vom Erfassungsgerät aus visualisieren und das Geschäftsobjekt auswählen, zu dem Sie scannen möchten. Dadurch wird der Scan- und Archivierungsprozess effizienter:
- Eine Anmeldung bei SAP® ist nicht mehr erforderlich
- Sie benötigen keine Transaktion, um das gewünschten Geschäftsobjekt auszuwählen
- Es ist kein Tippen erforderlich
Definieren Sie einfach die Listen, die für Sie und Ihr Team sinnvoller sind!
Was sind einige Beispiele für Listen von Geschäftsobjekten?
Die Definition einer Liste ist sehr flexibel. Sie können das Geschäftsobjekt und die Dokumentart vordefinieren.
Listen können generisch oder für Benutzer oder Teams personalisiert sein. Generische Listen können beispielsweise „kürzlich erstellte“ Business-Objekte enthalten.
Personalisierte Listen hingegen können „zuletzt verwendete“ Geschäftsobjekte sein oder solche, die vom Benutzer als „Favoriten“ definiert wurden. Um auf eine personalisierte Liste zugreifen zu können, ist eine Authentifizierung am Erfassungsgerät erforderlich.
Welche Informationen werden zu den Geschäftsobjekten in einer Liste angezeigt?
Die in der Liste angezeigten Felder können ebenfalls vom Benutzer definiert werden. Einige Beispiele sind die Objektnummer, das Erstellungsdatum oder die Beschreibung.
Zweck der Anzeige dieser Zusatzinformationen ist es, dem Benutzer die Auswahl des Geschäftsobjekts zu erleichtern.
Danach müssen Sie nur noch die Taste „Scannen“ drücken. Das gescannte Dokument wird automatisch an das Geschäftsobjekt angehängt und im Content Repository gespeichert.
Suchen Sie mithilfe von SAP®-Metadaten und Suchfeldern nach Geschäftsobjekten
Suchfelder sind ideal, um Geschäftsobjekte schnell zu finden, wenn die Liste, die sie enthält, zu umfangreich ist – es kann lange dauern, nach einem Material oder Kunden zu scrollen!
Stattdessen können Sie eine Suche direkt vom Bildschirm Ihres MFP oder Mobilgeräts aus durchführen. Die Ergebnisse werden Ihnen auf dem Bildschirm als kleinere, übersichtlichere Liste angezeigt.
Von dort aus müssen Sie nur noch das Geschäftsobjekt auswählen und das Dokument scannen. Send2SAP hängt das Dokument automatisch an und archiviert es in SAP®!
Welche Dokumente können über ein Suchfeld zu welchen Geschäftsobjekten gescannt werden?
Send2SAP kann so konfiguriert werden, dass es nach Geschäftsobjekten aus jedem SAP®-Modul sucht. Ebenso kann es jede Art von Dokument an das ausgewählte Geschäftsobjekt anhängen.
Alle Abfragen werden in Echtzeit ausgeführt, was garantiert, dass die abgerufenen Informationen den aktuellen Zustand Ihres SAP®-Systems widerspiegeln
Muss ich den vollständigen Namen des Geschäftsobjekts schreiben, um danach zu suchen?
Nein. Die Funktion liefert alle Ergebnisse, die den im Suchfeld angegebenen Text enthalten. Auf diese Weise müssen Sie nur einige Zeichen eingeben, um die Suche durchzuführen.
Tatsächlich können Sie andere Informationen verwenden, um nach einem Geschäftsobjekt zu suchen. In manchen Fällen kann beispielsweise die Beschreibung hilfreicher sein.
Erstellen und aktualisieren Sie Infosätze direkt von Ihrem MFP oder Mobilgerät aus
Bei Send2SAP geht es nicht nur darum, Dokumente über SAP-ArchiveLink an Geschäftsobjekte anzuhängen. Auch SAP-DMS wird verwendet, um die Versionierung von Dokumenten effizienter zu gestalten. Über Klassen und Merkmale ist es auch möglich das Dokument mit Attributen zu versehen.
Die Lösung liefert und aktualisiert SAP®-Metadaten direkt vom Erfassungsgerät in Echtzeit, um:
- Thumbnails zu erstellen, um die Visualisierung der Dokumente zu optimieren
- Dokumente automatisch in SAP® zu archivieren
- Felder wie Beschreibung, Status, Benutzer usw. auszufüllen und zu aktualisieren.
