Send2SAP – Ricoh

Mit der Send2SAP-Lösung von BECONEX vereinfachen und automatisieren Sie die Integration von papierbasierten Dokumenten in Ihr ERP-System. Die Digitalisierung eingehender Dokumente, deren Speicherung in SAP und die Verknüpfung mit Geschäftsobjekten wird zu einem einzigen, effizienten und benutzerfreundlichen Prozess.

Befreien Sie sich von diesen Schritten …

  • Digitalisieren und mailen Sie das Dokument von Ihrem Multifunktionsgerät aus
  • Laden Sie den E-Mail-Anhang auf Ihre Workstation herunter
  • Suchen Sie innerhalb von SAP nach dem Geschäftsobjekt
  • Hängen Sie das Dokument manuell an das Geschäftsobjekt an

… und verwandeln Sie sie stattdessen in einen transparenten, flexiblen und benutzerfreundlichen Prozess: Integrieren Sie Dokumente direkt von Ihrem Multifunktionsgerät in SAP

Wie funktioniert es?

Send2SAP stellt eine sichere Verbindung zwischen Ihrem Multifunktionsdrucker und Ihrem ERP her. Diese Verbindung ermöglicht die bidirektionale Echtzeitkommunikation zwischen dem Gerät und dem System.

Um ein Dokument zu digitalisieren und an SAP zu senden, authentifizieren Sie sich zunächst am Gerät. Sie können später aus den „Szenarien“ auswählen, die Ihnen, Ihrem Team oder Ihrer Abteilung innerhalb der Organisation zur Verfügung stehen. Ein „Szenario“ wird definiert durch:

  • die Art des Dokuments, das Sie digitalisieren (z. B. einen Vertrag)
  • das Geschäftsobjekt, an das es gesendet werden soll (z. B. ein Lieferant)
  • die Such- und Anzeigemethode (z. B. ein Dropdown-Menü)

Nachdem Sie das Szenario ausgewählt haben, suchen Sie nach dem Geschäftsobjekt: Sie können es direkt auf dem Display Ihres MFP ansehen! Für einige Szenarien müssen Sie nicht einmal etwas auswählen: Das Geschäftsobjekt wird automatisch erkannt, indem ein Barcode auf dem gescannten Dokument gelesen wird.

Der letzte Schritt des Verfahrens besteht darin, auf den Knopf „Scannen“ zu klicken. Den Rest erledigt BECONEX Send2SAP automatisch:

  • Das digitalisierte Dokument wird an SAP gesendet
  • Es wird in einem vordefinierten SAP-Archiv gespeichert
  • Es wird mit dem ausgewählten Geschäftsobjekt verknüpft
Mit welchen Modulen von SAP kann ich Send2SAP nutzen?

Mit allen. Sie können jede Art von Dokument digitalisieren und an das entsprechende Geschäftsobjekt in allen SAP-Modulen senden. Hier nur einige Beispiele:

Wie trägt Scan2SAP zur Zusammenarbeit bei?

Die Sammlung von Dokumenten, die zu einem Geschäftsobjekt gehören, kann von mehr als einer Person abhängen. Es kann auch vorkommen, dass nicht alle Personen, die kritische Dokumente verwalten, Zugriff auf das ERP-System haben. Dadurch entsteht zusätzlicher Arbeitsaufwand für Mitarbeiter mit Zugriff auf das ERP.

Mit BECONEX Capture Queue können Sie Scan-Aufgaben erstellen und diese einem Kollegen oder einem Team innerhalb Ihrer Organisation zuweisen. Dies hilft, die Arbeitslast besser auf die Mitarbeiter zu verteilen, die direkten Zugriff auf die relevanten Dokumente haben.

Wie kann ich eine Scan-Aufgabe mit Capture Queue erstellen?

Capture Queue Einträge können erstellt werden:

  • Manuell innerhalb des Geschäftsobjekts, an das das Dokument angehängt werden muss
  • Automatisch, wenn ein bestimmtes Geschäftsobjekt erstellt wird. Dies ist besonders nützlich, wenn das Geschäftsobjekt immer die Ablage eines Dokuments erfordert.

Die Einträge können später von einer Vielzahl von Geräten aus visualisiert und abgeschlossen werden: MFP, Handys, Tablets usw.

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Rahmenvertrag zum Lieferanten mit Capture Queue

Prüflos mit Capture-Queue automation