Materialzertifikate, technische Zeichnungen, Serviceanfragen, Lieferscheine … Dokumente gehen ständig in Ihr Unternehmen ein und aus und enthalten wichtige Informationen für Ihr Betrieb.
Aber finden Sie diese Dokumente auch dann problemlos, wenn Sie sie am dringendsten benötigen? Wie können Sie sicherstellen, dass keine Dokumente verlegt, übersehen oder von Unbefugten abgerufen werden?
Warum sollten Ihre Geschäftsdokumente mit dem SAP-System verknüpft sein?
Das effiziente Verwalten und Ablegen von Geschäftsdokumenten in SAP waren schon immer wichtig für reibungslose Abläufe. Im Zeitalter von Echtzeitanalysen und datengesteuerten Entscheidungen ist ein ordnungsgemäßes Informationsmanagement jedoch nicht „wichtig“, sondern „unverzichtbar“.
Geschäftsdokumente sind eine kritische Informationsquelle. Sie liefern Nachweise und Kontext für Transaktionen und Vereinbarungen und unterstützen die Einhaltung von Vorschriften.
So kann beispielsweise der Zugriff auf vollständige Unterlagen bei einem Audit den Unterschied zwischen einem reibungslosen Prüfprozess und einer langwierigen Untersuchung ausmachen. Auch bei Anfragen kann die sofortige Verfügbarkeit der richtigen Dokumente die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen steigern. Dies gilt nicht nur für Aufsichtsbehörden, Kunden oder Nutzer, sondern für alle Beteiligten wie Lieferanten, Mitarbeiter usw.
Im Kontext von ERP-Systemen wie SAP ECC oder SAP S/4HANA hat das Verständnis und die Verbesserung des Prozesses zur Speicherung von Geschäftsdokumenten erhebliche Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Für einen optimalen Ablauf müssen Sie Vollständigkeit, Integrität und autorisierten Zugriff auf Geschäftsdokumente sicherstellen.
Herausforderungen der manuellen Ablage von Geschäftsdokumenten in SAP
Trotz ihrer Bedeutung setzen viele Unternehmen beim Ablegen von Geschäftsdokumenten in SAP immer noch auf manuelle Prozesse. Dies führt oft zu einem langwierigen und fehleranfälligen Verfahren mit vielen umständlichen Schritten, die die Strategie des Dokumentenmanagements beeinträchtigen. Betrachten Sie den folgenden Workflow:
1. Fehlende Dokumente in SAP im Blick behalten
Bei der Erstellung und Umsetzung Ihres Business Blueprints identifizieren Sie den entsprechenden Dokumentenfluss sowie die Compliance-Anforderungen. Im laufenden Betrieb müssen Sie sicherstellen, dass die erforderliche Dokumentation vollständig und vom SAP-System aus leicht zugänglich ist. Anders ausgedrückt: Sie müssen Geschäftsdokumente in SAP ablegen und mit dem entsprechenden Geschäftsobjekt ordnungsgemäß verknüpfen.
Dies kann zu Komplexität und Aufwand führen, da jedes Geschäftsobjekt zu bestimmten Zeitpunkten im Prozess unterschiedliche Dokumenttypen benötigt. Daher müssen Sie die Anlagenliste der Geschäftsobjekte möglicherweise mehrmals prüfen.
2. Dokumente scannen
Je nach Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens und Ihrer Umgebung sind Sie möglicherweise noch auf papierbasierte Dokumente angewiesen. Daher ist häufig eine Scanlösung wie Desktop-Scanner oder Multifunktionsgeräte erforderlich.
Heutzutage ermöglichen die meisten Lösungen das direkte Scannen von Dokumenten in einen freigegebenen Ordner oder ein dediziertes E-Mail-Postfach. Die Einrichtung erfordert die Definition von Berechtigungen und anderen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der digitalisierten Informationen.
Wenn Sie zentralisiertes statt deszentralisierten Scannens implementieren, müssen Sie Ihre Dokumente vor der Digitalisierung physisch an den entsprechenden Ort bringen.
3. Verarbeitung vor der Ablage
Nach dem Scannen müssen Sie das Dokument im konfigurierten temporären Repository (Ordner oder Posteingang) suchen. Einige Scan-Tools bieten Funktionen wie das Löschen leerer Seiten oder sogar Barcode- und optische Zeichenerkennung.
Wenn Sie jedoch erweiterte Funktionen benötigen – z. B. Stempel, Wasserzeichen, Textextraktion aus bestimmten Bereichen des Dokuments usw. – müssen Sie möglicherweise eine lokale Kopie der Datei speichern, um diese an eine Dokumentenverarbeitungssuite senden zu können.
Es wird außerdem empfohlen, eine Benennungskonvention für Dokumente festzulegen. In diesem Fall müssen Sie die resultierende Datei möglicherweise umbenennen, bevor Sie das Geschäftsdokument in SAP ablegen.
4. Geschäftsdokumente in SAP ablegen
Die oft als „letzter Schritt“ angesehene Aufgabe ist das Ablegen des Dokuments zum richtigen Geschäftsobjekt im SAP-System. Die Navigation in SAP mithilfe von Transaktionscodes und Objektnummern bei jeder Digitalisierung eines neuen Dokuments kann zeitaufwändig und frustrierend sein. Außerdem können Fehler wie das Hochladen in das falsche Objekt auftreten.
Alternativ können Sie Dokumente nach Dokumenttyp (z. B. alle Lieferscheine), Geschäftsobjekttyp (z. B. alle Dokumente zu Bestellungen) oder Objektnummer (alle Dokumente zur Bestellung 4500012345) organisieren. Dennoch kann es passieren, dass Sie das Dokument versehentlich als allgemeinen GOS-Anhang statt als Geschäftsdokument ablegen.
5. Zwischenkopien löschen
Dieser Schritt wird oft übersehen, ist aber für den Datenschutz unerlässlich. Während der Digitalisierung und Ablage werden eine oder mehrere Kopien des Dokuments erstellt. Die erste Kopie befindet sich im freigegebenen Ordner oder E-Mail-Posteingang. Anschließend erstellen Sie möglicherweise eine lokale Kopie zur Verarbeitung oder Umbenennung. Die Dokumentenverarbeitung erstellt eine neue Version des Dokuments usw.
Wenn Ihre Compliance-Anforderungen die Vermeidung von Zwischenkopien bestimmter Dokumenttypen vorsehen, müssen Sie sicherstellen, dass nach der Ablage in SAP keine vorläufigen Dateien zurückbleiben.
Jeder dieser Schritte birgt nicht nur potenzielle Fehler, sondern auch die Gefahr, dass Benutzer wichtige Dokumente ganz vergessen. Dies kann den Betrieb erheblich beeinträchtigen und zu einer Ressourcenverschwendung bei der Suche nach fehlenden Dokumenten führen.
Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung von Dokumentationsanforderungen zu Vertrauensverlust bei Lieferanten und Kunden und in schwerwiegenden Fällen zu Sanktionen durch Aufsichtsbehörden führen.
Vorteile der Automatisierung für das Dokumentenmanagement
Angesichts der Herausforderungen des manuellen Dokumentenmanagements liegen die Vorteile von Automatisierungslösungen auf der Hand. Unternehmen profitieren erheblich von der Implementierung von Tools, die das Dokumentenmanagement im SAP-System vereinfachen und optimieren. Idealerweise ist ein solches Tool vollständig mit SAP-Technologien und -Services kompatibel, um eine nahtlose Integration in das System zu gewährleisten.
Das BECONEX Send2SAP-Portfolio beispielsweise optimiert die Digitalisierung und das Ablegen von Geschäftsdokumenten in SAP. Im Einklang mit den zuvor genannten Herausforderungen bietet Send2SAP folgende Vorteile:
1. Platzhalter zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Informationen
Mit der Anwendung CaptureQueue, Teil des Send2SAP-Portfolios, können Nutzer Scan-Aufgaben erstellen, die mit bestimmten Geschäftsobjekten verknüpft sind. Diese Aufgaben dienen als Platzhalter für fehlende Dokumente und minimieren so das Risiko, wichtige Dokumente nicht in SAP abzulegen.
Offene Scan-Aufgaben können am Erfassungsgerät visualisiert und über eine Dropdown-Liste ausgewählt werden. Nach dem Scannen wird das Dokument automatisch mit dem Geschäftsobjekt verknüpft, mit dem die Aufgabe verknüpft war.
2. Echtzeitkommunikation, deszentralisiertes Scannen und verstärkte Zusammenarbeit
Alle Send2SAP-Lösungen ermöglichen eine sichere und bidirektionale Kommunikation zwischen Scanner und SAP-System. Diese Kommunikation ermöglicht, über den Gerätebildschirm eine vorkonfigurierte Suche oder eine manuelle Metasuche in SAP in Echtzeit durchzuführen. So können Nutzer das gewünschte Geschäftsobjekt direkt am Erfassungsgerät finden und auswählen. Ähnlich wie bei Scan-Aufgaben werden gescannte Dokumente automatisch mit dem ausgewählten Geschäftsobjekt verknüpft.
Unter mehreren Vorteilen von Scan-Aufgaben mit CaptureQueue findet man die Möglichkeit, diese an Benutzer und Teams zu delegieren. So kann jeder Mitarbeiter, der Geschäftsdokumente verwaltet, zur Vollständigkeit der Informationen beitragen. Dies sorgt für eine bessere Arbeitsteilung, da sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Nutzer Geschäftsdokumente im SAP-System ablegen können.
Send2SAP ist mit einer Vielzahl von Erfassungsgeräten und -quellen kompatibel. Dazu gehören Multifunktionsgeräte, Desktop-Scanner, Smartphones, Tablets, Webbrowser, Outlook-Postfächer und das lokale Dateisystem. Daher eignet es sich hervorragend für deszentralisiertes Scannen – nahezu jedes Gerät und jeder Speicherort kann zum Senden von Dokumenten an SAP verwendet werden. Zusammen mit dem delegierten Scannen verbessert das deszentralisierte Scannen die Zusammenarbeit bei der Dokumentenverwaltung.
3. Automatische Dokumentenverarbeitung im Hintergrund
Sobald ein Dokument gescannt ist, ist der Vorgang abgeschlossen. Die Lösung übernimmt alle weiteren Schritte automatisch im Hintergrund. Dazu gehören Funktionen zur Dokumentenvorverarbeitung, wie das Entfernen von Leerseiten und z.B. Staub oder Fehlerpixeln, und das Korrigieren von Schrägseiten. Darüber hinaus umfasst die Lösung die Informationsextraktion durch optische Zeichenerkennung ganzer Seiten oder vorkonfigurierter Bereiche sowie die Barcode-Erkennung.
Send2SAP kann auch in Kombination mit Software für digitale Qualität und Integrität eingesetzt werden. Mit diesem Tool können Sie komplexere Workflows implementieren, die die Prüfung und Versiegelung von Dokumenten vor der Speicherung beinhalten.
4. Maximale Flexibilität bei der Ablage von Geschäftsdokumenten
Der nächste Schritt ist die Ablage des gescannten Geschäftsdokuments in SAP. Diese erfolgt automatisch, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Dank der Kompatibilität mit der ArchiveLink-Technologie und dem Dokumentenmanagement-Service (DMS) von SAP deckt Send2SAP zahlreiche Ablageszenarien ab. Digitalisierte Dokumente können beispielsweise als Geschäftsdokumente oder als Originaldateien eines Dokumentinfosatzes abgelegt werden.
Bei Geschäftsdokumenten erfolgt die Verknüpfung über Barcode-Abgleich oder SAP Business Workflows. Sie können das Ziel-Geschäftsobjekt auch am Erfassungsgerät auswählen, was der manuellen Ablage entspricht. Für Originaldateien ermöglicht Send2SAP die automatische Erstellung eines neuen Dokumentinfosatzes für das gescannte Dokument. Alternativ können Sie einen vorhandenen Dokumentinfosatz aktualisieren, indem Sie eine neue Version erstellen, eine neue Originaldatei hinzufügen oder die verknüpfte Originaldatei aktualisieren.
Send2SAP bietet außerdem neue Ablageszenarien, wie z. B. delegiertes Scannen mit CaptureQueue, aber auch die sichere Spätablage mit Document Buffer. Dies gilt selbstverständlich für alle SAP-Module und bringt die Vorteile der Lösung in alle Unternehmensbereiche.
5. Zwischenkopien löschen
Endlich müssen Sie sich keine Sorgen mehr um anfällige Zwischenversionen Ihres Dokuments machen. Da Send2SAP eine End-to-End-Lösung ist – vom Erfassungsgerät bis hin zum Geschäftsobjekt und Content Server für SAP –, können Sie sicherstellen, dass keine Kopien an parallelen Speicherorten (wie dem freigegebenen Ordner oder dem E-Mail-Posteingang) erstellt werden. Nach der Verarbeitung und Ablage bleibt keine lokale Version des Dokuments zurück.
Nächste Schritte zur Optimierung der Dokumentenablage und -verwaltung in SAP
Die effiziente Speicherung von Geschäftsdokumenten in SAP ist entscheidend für die Vollständigkeit von Informationen und die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz. Die Risiken manueller Dokumentenmanagementprozesse können sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirken, Abläufe verlangsamen, Ressourcen verschwenden und die Compliance beeinträchtigen. Mit der Implementierung einer automatisierten Lösung wie Send2SAP und CaptureQueue optimieren Sie Ihre Dokumentenmanagementprozesse. So reduzieren Sie Fehler und verbessern die Compliance.
Sind Sie bereit für eine Transformation Ihrer Dokumentenmanagementstrategie? Kontaktieren Sie uns noch heute, um eine Demo der CaptureQueue-Lösung für delegiertes Scannen anzufordern und den ersten Schritt zu einem effizienteren SAP-Dokumentenmanagementsystem zu machen.