Originaldatei zu Dokumentinfosatz scannen im SAP®-System

Dokumentinfosätze mit Send2SAP verwalten

BECONEX Send2SAP ermöglicht es, eine Originaldatei zum Dokumentinfosatz zu scannen und einfach zu verwalten.
BECONEX Send2SAP hilft Ihnen, die bereits im SAP®-System vorhandenen Funktionen und Informationen optimal zu nutzen und vereinfacht die Verwaltung von Originaldateien und Dokumentinfosätzen!

Erstellen und aktualisieren von Originaldateien direkt vom MFD oder Mobilgerät aus

Bei Send2SAP geht es nicht nur um das Anhängen von Dokumenten an Geschäftsobjekte; die Lösung arbeitet mit SAP-DVS, um die Dokumentenverwaltung und -versionierung effizienter, sicherer und benutzerfreundlicher zu gestalten:

  • Benutzer können gescannte Dokumente direkt vom Erfassungsgerät an ein Zielgeschäftsobjekt oder einen DIS senden und einen „Scan-and-Forget“-Ansatz nutzen
  • Wenn das Ziel ein Geschäftsobjekt ist, wird das Dokumentinfosatz automatisch erstellt und an das Geschäftsobjekt angehängt
  • Die Lösung automatisiert die Dokumentenverarbeitung: Originale umbenennen, Miniaturansichten erstellen, Attribute mithilfe von Klassen und Merkmalen füllen und aktualisieren usw.
  • Es bleiben keine Zwischenkopien des Dokuments irgendwo in Ihrem System zurück

Als Teil des Send2SAP-Portfolios lässt sich die Lösung einfach an die Struktur und Prozesse Ihres Unternehmens anpassen:

  • Unterstützt für alle Systeme, die auf SAP® ABAP NetWeaver basieren, einschließlich
    SAP S/4HANA®
  • Kompatibel mit jedem SAP®-Modul, Geschäftsobjekt oder Dokumenttyp
  • Verfügbar für eine Vielzahl von Erfassungsgeräten und -quellen: MFP-Geräte, Smartphones, Tablets, Dateisystem, Outlook-Posteingang usw.

Mit nur wenigen Klicks können Sie die bereits in Ihrem ERP vorhandenen Funktionen und Informationen optimal nutzen!

Dank Send2SAP ist das Scannen von Originaldateien in Dokumentinfosätze sicherer, effizienter und benutzerfreundlicher
Beispiele für Send2SAP-Szenarien zur Dokumentenverwaltung und Versionierung in SAP®

Erstellen eines neuen Dokumentinfosatzes – einfache Auswahl des Geschäftsobjekts

Originaldatei in Dokumentinfosatz scannen, um die Erstellung eines neuen DIS auszulösen, für den das digitalisierte Dokument die Originaldatei sein wird.
Beispiel einer Metasuche: Neuen DIS erstellen und an Geschäftsobjekt „Prüflos“ anhängen

Beim Digitalisieren eines Dokuments erstellt Send2SAP einen DIS, für den das gescannte Dokument die Originaldatei sein wird. Der neue Infosatz kann im Rahmen dieses automatisierten Prozesses mit einem Geschäftsobjekt verknüpft werden.

Um das Zielgeschäftsobjekt auszuwählen, können Agenten jedes der verfügbaren Szenarios von Send2SAP nutzen: Routing mit einem Klick über Barcodes, Auswahl aus den Ergebnissen einer vorkonfigurierten Suche oder Durchführung einer manuellen Metasuche.

Zusammen mit dem gescannten Dokument und der ID des Zielgeschäftsobjekts werden weitere Metadaten an das System gesendet. Dazu gehören die Dokumentart und Beschreibung des DIS, der Status und die Verwaltung, der Benutzer und die Berechtigungsgruppe, und sogar benutzerdefinierte Attribute mithilfe von Klassen und Merkmalen. Ebenso werden Informationen zur Originaldatei wie Workstation-Applikation, Speicherkategorie usw. zur Ablage des Dokuments verwendet.

Jedes dieser Datenfelder kann entweder am Erfassungsgerät mithilfe von Echtzeitdaten aus dem SAP-System ausgewählt oder mit Send2SAP vorkonfiguriert werden. Dadurch wird die Erstellung eines DIS, die Verknüpfung zu Geschäftsobjekten und die Ablage der Originaldatei einfach durch das Scannen des Dokuments erledigt.

Dokumentinfosätze aktualisieren – vereinfachte Versionierung und Verwaltung

Originaldatei in Dokumentinfosatz scannen, um ein neues Dokumentteil oder eine neue Version zu erstellen.
Beispiel für vorkonfigurierte Suche: „von mir erstellten“ DIS aktualisieren

Dokumente können auch gescannt und mit einem bestehenden DIS verknüpft werden. Wie im vorherigen Fall können Agenten das Ziel-DIS mithilfe von Barcodes, einer vorkonfigurierten Suche oder einer manuellen Metasuche auswählen.

Send2SAP bietet ein umfassendes Customizing, um den Anforderungen Ihrer Organisation gerecht zu werden und Szenarien wie die folgenden durchzuführen:

  • Erstellen eines neuen Teildokumentes, um beispielsweise Dokumentationen in verschiedenen Sprachen zu verwalten oder Abschnitte eines komplexen Designs zu organisieren
  • Erstellen einer neuen Version eines vorhandenen Teildokumentes, um eine Aktualisierung oder Änderung des Bearbeitungszustandes des Infosatzes zu dokumentieren
  • Erstellen einer neuen Originaldatei für ein bestimmtes Teildokument und eine bestimmte Version des Infosatzes

Darüber hinaus können Sie im Rahmen des Szenarios Metadaten (Beschreibung, Objektverknüpfungen usw.) und / oder den Bearbeitungsstatus des Dokuments aktualisieren.

Ablage von Originaldateien – elektronische Dokumentation von Objekten

DIS im SAP®-System und Originaldateien

Während Dokumentinfosätze die Metadaten und Bearbeitungsregeln für ein Dokument enthalten, ist die Originaldatei das eigentliche im Datensatz enthaltene Dokument. Einige Beispiele für Originale sind technische Spezifikationen, Zeichnungen, Programmdateien…

Send2SAP kann die verfügbaren Funktionen für die Verwaltung von Originalen im Rahmen des Scan- oder Ablageprozesses automatisieren. Indem Sie Dokumente digitalisieren oder von Ihrem Dateisystem oder Browser aus an das SAP-System senden, können Sie:

  • Erstellen von Inhaltsversionen, um die Änderungen an einer Originaldatei zu verfolgen
  • Erstellen von Zusatzdateien als Referenz für die Originaldatei

Es ist auch möglich, andere Verarbeitungsschritte durchzuführen, bevor das Dokument an das SAP-System gesendet wird, beispielsweise das Bereinigen des Bildes, das Ausführen einer OCR-Engine, das Konvertieren von Textdateien in durchsuchbare PDFs usw.

Mehr Info zur optimierten Verwaltung von Dokumenten in SAP®

Gerne beantworten wir Ihre Fragen. Füllen Sie das Formular aus, um weitere Informationen anzufordern. Ein Mitglied unseres Teams wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.
Downloads und Artikel zum Thema Dokumentenarchivierung in SAP ®
Cover of BECONEX SendSAP brochure.
Dokumenten- und Informations-Logistik im SAP-Umfeld
Sehen Sie die Send2SAP-Lösung in Aktion auf unserem YouTube-Kanal:
Mehr - kommt noch!

BECONEX-Portfolio für Dokumentenintegration ins SAP®-System

  • Kompatibel mit allen SAP-Modulen, Geschäftsobjekten, Dokumentarten
  • Kompatibel mit mehrere Erfassungsgeräte und Eingabequellen
  • Verwaltung von SAP-Systeme (Entwicklung-, Test-, und Produktiv)
  • Delegiertes Scannen an Kollegen und Teams zuweisen
  • Anpassbare Gültigkeit, Hinweis, „Keep-Open“ von delegierten Scanaufgaben
  • CaptureQueue für SAP-ArchiveLink®
  • CaptureQueue für SAP®-DMS und CaptureQueue Automation
  • Andere SAP-ArchiveLink® Szenarien (Barcode, Basic, Workflow, GOS, usw.)
  • Andere SAP®-DMS Szenarien (Dokument Infosatz anlegen / aktualisieren, usw.)
  • Lookup Listen und Metasuche im SAP live am Gerät
  • SNC-Kommunikation (Secure Network Communication mit “SAP crypto library”)

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