Dokumentinfosätze mit Send2SAP verwalten
Erstellen und aktualisieren von Originaldateien direkt vom MFD oder Mobilgerät aus
Bei Send2SAP geht es nicht nur um das Anhängen von Dokumenten an Geschäftsobjekte; Die Lösung bietet auch Funktionalitäten, um die Dokumentenverwaltung und -versionierung effizienter, sicherer und benutzerfreundlicher zu gestalten:
- Benutzer können gescannte Dokumente direkt vom Erfassungsgerät an ein Zielgeschäftsobjekt oder einen DIS senden und einen „Scan-and-Forget“-Ansatz nutzen
- Wenn das Ziel ein Geschäftsobjekt ist, wird das Dokumentinfosatz automatisch erstellt und an das Geschäftsobjekt angehängt
- Die Lösung automatisiert die Dokumentenverarbeitung: Originale umbenennen, Miniaturansichten erstellen, Attribute mithilfe von Klassen und Merkmalen füllen und aktualisieren usw.
- Es bleiben keine Zwischenkopien des Dokuments irgendwo in Ihrem System zurück
Als Teil des Send2SAP-Portfolios lässt sich die Lösung einfach an die Struktur und Prozesse Ihres Unternehmens anpassen:
- Unterstützt für alle Systeme, die auf SAP® ABAP NetWeaver basieren, einschließlich
SAP S/4HANA® - Kompatibel mit jedem SAP®-Modul, Geschäftsobjekt oder Dokumenttyp
- Verfügbar für eine Vielzahl von Erfassungsgeräten und -quellen: MFP-Geräte, Smartphones, Tablets, Dateisystem, Outlook-Posteingang usw.
Mit nur wenigen Klicks können Sie die bereits in Ihrem ERP vorhandenen Funktionen und Informationen optimal nutzen!
Erstellen eines neuen Dokumentinfosatzes – einfache Auswahl des Geschäftsobjekts
Beim Digitalisieren eines Dokuments erstellt Send2SAP einen DIS, für den das gescannte Dokument die Originaldatei sein wird. Der neue Infosatz kann im Rahmen dieses automatisierten Prozesses mit einem Geschäftsobjekt verknüpft werden.
Um das Zielgeschäftsobjekt auszuwählen, können Agenten jedes der verfügbaren Szenarios von Send2SAP nutzen: Routing mit einem Klick über Barcodes, Auswahl aus den Ergebnissen einer vorkonfigurierten Suche oder Durchführung einer manuellen Metasuche.
Zusammen mit dem gescannten Dokument und der ID des Zielgeschäftsobjekts werden weitere Metadaten an das System gesendet. Dazu gehören die Dokumentart und Beschreibung des DIS, der Status und die Verwaltung, der Benutzer und die Berechtigungsgruppe, und sogar benutzerdefinierte Attribute mithilfe von Klassen und Merkmalen. Ebenso werden Informationen zur Originaldatei wie Workstation-Applikation, Speicherkategorie usw. zur Ablage des Dokuments verwendet.
Jedes dieser Datenfelder kann entweder am Erfassungsgerät mithilfe von Echtzeitdaten aus dem SAP-System ausgewählt oder mit Send2SAP vorkonfiguriert werden. Dadurch wird die Erstellung eines DIS, die Verknüpfung zu Geschäftsobjekten und die Ablage der Originaldatei einfach durch das Scannen des Dokuments erledigt.
Dokumentinfosätze aktualisieren – vereinfachte Versionierung und Verwaltung
Dokumente können auch gescannt und mit einem bestehenden DIS verknüpft werden. Wie im vorherigen Fall können Agenten das Ziel-DIS mithilfe von Barcodes, einer vorkonfigurierten Suche oder einer manuellen Metasuche auswählen.
Send2SAP bietet ein umfassendes Customizing, um den Anforderungen Ihrer Organisation gerecht zu werden und Szenarien wie die folgenden durchzuführen:
- Erstellen eines neuen Teildokumentes, um beispielsweise Dokumentationen in verschiedenen Sprachen zu verwalten oder Abschnitte eines komplexen Designs zu organisieren
- Erstellen einer neuen Version eines vorhandenen Teildokumentes, um eine Aktualisierung oder Änderung des Bearbeitungszustandes des Infosatzes zu dokumentieren
- Erstellen einer neuen Originaldatei für ein bestimmtes Teildokument und eine bestimmte Version des Infosatzes
Darüber hinaus können Sie im Rahmen des Szenarios Metadaten (Beschreibung, Objektverknüpfungen usw.) und / oder den Bearbeitungsstatus des Dokuments aktualisieren.
Ablage von Originaldateien – elektronische Dokumentation von Objekten
Während Dokumentinfosätze die Metadaten und Bearbeitungsregeln für ein Dokument enthalten, ist die Originaldatei das eigentliche im Datensatz enthaltene Dokument. Einige Beispiele für Originale sind technische Spezifikationen, Zeichnungen, Programmdateien…
Send2SAP kann die verfügbaren Funktionen für die Verwaltung von Originalen im Rahmen des Scan- oder Ablageprozesses automatisieren. Indem Sie Dokumente digitalisieren oder von Ihrem Dateisystem oder Browser aus an das SAP-System senden, können Sie:
- Erstellen von Inhaltsversionen, um die Änderungen an einer Originaldatei zu verfolgen
- Erstellen von Zusatzdateien als Referenz für die Originaldatei
Es ist auch möglich, andere Verarbeitungsschritte durchzuführen, bevor das Dokument an das SAP-System gesendet wird, beispielsweise das Bereinigen des Bildes, das Ausführen einer OCR-Engine, das Konvertieren von Textdateien in durchsuchbare PDFs usw.
