Ob in Papierform oder im digitalen Format, ob sie eingehen oder lokal erstellt werden – Dokumente enthalten eine erhebliche Menge wertvoller Informationen. Die Gewährleistung von Genauigkeit, Vollständigkeit und autorisierter Zugänglichkeit ist für den optimalen Betrieb von entscheidender Bedeutung. Daher kann das Digitalisieren, Speichern und Abrufen von Dokumenten weder einen Engpass noch eine potenzielle Fehlerquelle darstellen.
Dieser Leitfaden untersucht die Vorteile der Digitalisierung und des Dokumentenmanagements im SAP ®-System. Anschließend wird ein strategischer Ansatz zur Umsetzung neuer Lösungen zur Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten vorgestellt. Schließlich werden fünf Grundprinzipien vorgeschlagen, um die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu fördern und die Einhaltung sicherzustellen.
Warum Geschäftsdokumente im SAP-System integrieren und verwalten?
Die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten und deren Speicherung in einem sicheren, an das SAP-System angebundenen Archiv bietet zahlreiche organisatorische Vorteile. Dazu zählen die verbesserte Effizienz, Datenintegrität und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
In diesem Abschnitt werden wir die Säulen untersuchen, die dies ermöglichen, nämlich die Digitalisierung von Dokumenten, die automatisierte Verarbeitung und das SAP-System selbst.
Digitalisierung zur Minimierung von Risiken und Kosten
Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Unternehmen das Risiko und die Latenz reduzieren, die mit papierbasierten Prozessen verbunden sind. Mit anderen Worten: Die Digitalisierung macht physischen Papierkram überflüssig und minimiert so die Gefahr des Verlusts oder der Beschädigung von Dokumenten. Es senkt auch die Verwaltungskosten wie Platz, Material, Wartung, usw. Durch die Aufbewahrung von Dokumenten in einem digitalen Archiv werden Informationen zentralisiert, eine detaillierte Protokollierung zur Zugriffskontrolle ermöglicht und die Suche und Aufbewahrung von Dokumenten verbessert.
Automatisierung und betriebliche Effizienz erschließen
Elektronische Formate tragen nicht nur zu einem zentralen, sicheren und kostengünstigen Informationssystem bei. Sie ermöglichen es Benutzern außerdem, von Automatisierungstools wie der optischen Zeichenerkennung (OCR) und der intelligenten Dokumentenverarbeitung zu profitieren. Ebenso können digitale Dokumente zur Auslösung automatisierter Workflows innerhalb des SAP-Systems genutzt werden. Beide Ansätze reduzieren die Bearbeitungszeiten und die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich, was zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und einer insgesamt höheren Produktivität führt. Daher erzielen Unternehmen nicht nur eine bessere betriebliche Effizienz, sondern fördern auch einen agileren Arbeitsplatz, der bereit ist, sich an die schnelllebigen Anforderungen des heutigen Marktes anzupassen.
Durch die Integration und Verwaltung von Dokumenten im SAP-System wird sichergestellt, dass wichtige Geschäftsdaten sicher gespeichert und organisiert werden. Dank der eigenen integrierten Dienste SAP ArchiveLink® und DMS bietet das System Funktionalitäten zur Optimierung der Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Dazu gehören erweiterte Suchfunktionen, Lebenszyklusmanagement, kollaborative Arbeitsabläufe sowie der Umgang mit Metadaten. Darüber hinaus wird der Datenschutz durch kontrollierte Zugriffsberechtigungen erhöht, wodurch sensible Informationen vor unbefugten Benutzern geschützt werden.
Strategische Schritte zur Umsetzung neuer Lösungen
Je nachdem, wo Sie sich auf dem Weg zur Digitalisierung befinden, werden Sie möglicherweise Änderungen vornehmen müssen, um die oben genannten Vorteile zu nutzen. Das Auswählen und Bereitstellen der richtigen Lösung bringt mit sich bestimmte Herausforderungen und wichtige Entscheidungen. Diese reichen vom Ausgleich der Bedürfnisse zahlreicher Stakeholder bis hin zur Bewältigung des Zusammenspiels zwischen Altsystemen und neuer Software.
Wir werden uns darauf konzentrieren, die Technologie an den Geschäftszielen auszurichten, die Integration zu bewältigen und den Widerstand gegen Veränderungen zu bewältigen.
Abstimmung von Softwaretools und Geschäftsanforderungen
Dieser Schritt ist entscheidend für das Erreichen organisatorischer Ziele wie Maximierung der Effizienz, Minimierung von Risiken oder Förderung des Wachstums. Bevor Sie den besten Weg wählen können, müssen Sie wissen, wo Sie stehen und wohin Sie wollen. Beginnen Sie daher damit, die Geschäftsziele klar zu definieren und die vorhandenen Fähigkeiten zu bewerten:
- Wie sieht der aktuelle Dokumentenfluss in Ihrer Organisation aus?
- Wie weit sind Sie beim Übergang zum digitalen Dokumentenmanagement?
- Für welche Prozesse ist die Dokumentenarchivierung gesetzlich vorgeschrieben?
- Für welche Prozesse ist eine effiziente Dokumentenintegration und -abfrage am entscheidendsten?
- Stehen Sie vor Herausforderungen hinsichtlich der Konsistenz, Integrität, Sicherheit oder Verfügbarkeit von Geschäftsdokumenten?
- Ist die Integration von Dokumenten in SAP eine zentralisierte Aufgabe oder sollten abteilungs- und standortübergreifende Mitarbeiter über diese Möglichkeit verfügen?
Binden Sie Stakeholder abteilungsübergreifend ein, um Erkenntnisse zu sammeln und Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Versuchen Sie, die Ursache von Ineffizienzen oder Wiederaufbereitungen zu ermitteln, damit Sie diese effektiv beheben können. Dazu gehört die Durchführung eines Technologie-Audits und die Bewertung der Tools, die Sie derzeit einsetzen. Ziel ist es, Einschränkungen zu erkennen und zu definieren, ob eine ergänzende oder völlig neue Lösung erforderlich ist. Schreiben Sie die wichtigsten Funktionen auf, die diese Lösung haben sollte.
Tools recherchieren und Lösungen auswählen
Als Nächstes können Sie mit der Suche und Bewertung von Technologien fortfahren, die die identifizierten Lücken effektiv schließen. Berücksichtigen Sie die funktionalen und technologischen Anforderungen, die Sie bei der Erstbewertung erhoben haben. Als Richtlinie können Sie jede Ihrer Optionen mit den folgenden Fragen vergleichen:
- Wie verbessern die Lösung und ihre Funktionalitäten das Dokumentenmanagement?
- Welche Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen oder Risikominimierungen sind zu erwarten?
- Wie lässt sich die Lösung in den etablierten Dokumentenfluss und Systemen integrieren?
- Welche Schulung oder Unterstützung ist erforderlich, um die Einführung und Nutzung sicherzustellen?
- Wie sicher und konform ist die Technologie hinsichtlich Branchenvorschriften und Datenschutzstandards?
Wenn Sie eine Kandidatenliste haben, priorisieren Sie diese anhand ihrer potenziellen Wirkung und Machbarkeit. Idealerweise wählen Sie eine Lösung, die nicht nur die aktuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllt, sondern auch für zukünftiges Wachstum skalierbar und an veränderte Geschäftsanforderungen anpassbar ist. Die Sicherstellung der Integration und Einführung erfordert eigene Initiativen und wird später genauer betrachtet.
Implementierungsplan zur Aufrechterhaltung der Übereinstimmung mit den Geschäftszielen
Abschließend müssen Sie einen Implementierungsplan für die ausgewählte Lösung entwickeln. Die Einzelheiten können variieren, im Allgemeinen ist die Struktur jedoch wie folgt:
- Präsentieren Sie den Stakeholdern die Lösung, um eine abteilungsübergreifende Zustimmung sicherzustellen.
- Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, in dem alle Phasen der Implementierung, Meilensteine und Fristen aufgeführt sind:
- Vorbereitung des System- und Infrastrukturaufbaus
- Installation und Lizenzierung der Lösung
- Anpassung und Konfiguration (Integrationen, Szenarien, Berechtigungen usw.)
- Pilotversuche mit Hauptanwendern, Sammeln von Feedback, Anpassungen
- Benutzerschulung und Aufbau eines Support-Teams
- Vollständiger Rollout und Go-Live
- Weisen Sie die erforderlichen Ressourcen zu, einschließlich Budget und Personal.
- Legen Sie Kennzahlen zur Erfolgsbewertung fest, um den Fortschritt zu überwachen.
- Schaffen Sie eine Feedbackschleife, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.
Dieser Prozess hilft Ihnen, die Geschäftsziele in jeder Phase im Auge zu behalten. Es beginnt mit dem Input und der Unterstützung der Stakeholder und endet mit dem Feedback der Endbenutzer in jeder Iteration. Auf diese Weise können Sie die neue Technologie optimal nutzen und die strategischen Ziele Ihrer Abteilung oder Organisation erreichen.
Integration in die bestehende Infrastruktur und Arbeitsabläufe
Wenn wir über die Bereitstellung und Integration einer neuen Lösung sprechen, müssen immer mehrere Dimensionen berücksichtigt werden. Im Falle eines Tools zur Digitalisierung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten im SAP-System umfassen diese Dimensionen:
Kompatibilität mit Erfassungsgeräten und anderen Dokumentenquellen
Der Zweck der Digitalisierung und Übermittlung von Dokumenten an SAP besteht darin, die Produktivität zu steigern, Papierverschwendung zu reduzieren und schlanke Prozesse sicherzustellen. Eine robuste Digitalisierungslösung schließt die Lücke zwischen traditionellen papierbasierten Prozessen und modernen digitalen Arbeitsabläufen.
Um dieser Erwartung gerecht zu werden, muss die zuständige Lösung mit verschiedenen Erfassungsgeräten – wie Scannern, Multifunktionsdruckern und mobilen Anwendungen – kompatibel sein und es Teams ermöglichen, Dokumente aus verschiedenen Quellen nahtlos zu erfassen. Diese Flexibilität beseitigt Engpässe bei der Dokumentenverarbeitung und ermöglicht Benutzern die einfache Verarbeitung digitalisierter Papierunterlagen, E-Mail-Anhänge und elektronischer Dateien.
Angleichung an SAP-Standards für Archivierung und Dokumentenmanagement
Wie bereits erwähnt, bietet das SAP-System proprietäre Dienste zur Archivierung, Verknüpfung und Verwaltung digitaler Dokumente. Diese Dienste, nämlich ArchiveLink und DMS, gewährleisten eine nahtlose Integration mit vorhandenen SAP-Anwendungen und ermöglichen eine einheitliche Datenverwaltung im gesamten Unternehmen. ArchiveLink bietet eine standardisierte Schnittstelle zum Speichern und Abrufen von Dokumenten und stellt so sicher, dass digitale Dokumente innerhalb von SAP leicht zugänglich sind. DMS hingegen bietet robuste Funktionen für die Dokumentversionierung und das Lebenszyklusmanagement.
Die Nutzung dieser Standards verbessert die Datenkonsistenz, -integrität, -sicherheit und -verfügbarkeit. Daher ist die Einführung einer Lösung, die mit ArchiveLink und DMS – und ihren vielen Szenarien – übereinstimmt, für Unternehmen, die Dokumente innerhalb von SAP effizient digitalisieren und verwalten möchten, unerlässlich. Diese Kompatibilität optimiert nicht nur den Betrieb, sondern stärkt auch die Sicherheit und Compliance.
Expansion über Standorte, Abteilungen, SAP-Module und SAP-Systeme hinweg
Eine zusammenhängende Lösung für die Dokumentenintegration, die über mehrere Einheiten hinweg eingesetzt werden kann, ist aus mehreren Gründen unerlässlich. Ein einheitlicher Ansatz stellt beispielsweise sicher, dass alle Beteiligten – unabhängig von Standort oder Abteilung – zur Vollständigkeit kritischer Informationen beitragen können. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern minimiert auch Verzögerungen, die mit der manuellen Dokumentenbearbeitung verbunden sind.
Ebenso ermöglicht die Bereitstellung einer standardisierten Lösung über verschiedene SAP-Module und -Systeme hinweg eine transparente Integration und einen transparenten Datenfluss zwischen den Funktionen. Diese funktionsübergreifende Implementierung unterstützt die Compliance, indem sie eine konsistente und leicht überprüfbare Dokumentenverarbeitung ermöglicht.
Es kommt eher häufig vor, dass Digitalisierungsinitiativen kontrolliert für Einzelfälle oder Geschäftsfälle eingeleitet werden. Ihre Ausweitung auf die gesamte Organisation eröffnet jedoch Vorteile wie eine ganzheitliche Entscheidungsfindung oder größere Wettbewerbsvorteile. Je besser eine Lösung skalierbar und mit verschiedenen Modulen und Systemen kompatibel ist, desto höher ist der Wert, den sie bietet.
Anpassbarkeit an bestehende Arbeitsabläufe
Bei der Integration von Lösungen geht es nicht nur um die Interaktion mit Geräten oder die Konformität mit Zielendsystemen; Die erfolgreiche Implementierung eines neuen Softwaretools hängt von seiner Fähigkeit ab, sich nahtlos in vorgefertigte Arbeitsabläufe zu integrieren. Diese Anpassungsfähigkeit sorgt für minimale Unterbrechungen und ermöglicht es den Mitarbeitern, das Tool zu nutzen, ohne ihre aktuellen Prozesse zu überarbeiten.
Suchen Sie nach einer Lösung, die die vielen Szenarien für die Speicherung eingehender Dokumente in ihren verschiedenen Modalitäten abdeckt. Auf diese Weise können Mitarbeiter davon profitieren, unabhängig von der Automatisierungstechnologie –SAP-Business-Workflow, Barcode oder keine Automatisierung–, der Arbeitsverteilung –das Erstellen von Geschäftsobjekten und das Speichern von Dokumenten wird von einem einzelnen oder verschiedenen Agenten durchgeführt– und dem Status des Geschäftsobjekts, wenn das Dokument eintrifft –frühes und spätes Scannen und Archivieren.
Auch wenn Sie die Dokumentenablageszenarien des SAP-Systems noch nicht nutzen, bietet eine vielseitige Lösung Raum und Flexibilität für die schrittweise Einführung digitaler Dokumentenmanagementpraktiken und effizienterer Prozesse.
Widerstand gegen Veränderungen bewältigen
Die Förderung der Akzeptanz und die Überwindung von Widerständen ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung neuer Technologien und die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Einige Aspekte des Change Managements wurden bereits in den vorherigen Abschnitten erwähnt. Hier gehen wir näher auf sie und ihre Bedeutung ein mithilfe des „Fuel and Friction Model“.
"Fuel" bezieht sich auf die Kräfte, die den Wandel vorantreiben
Um Veränderungen effektiv voranzutreiben, ist eine klare und zeitnahe Kommunikation der Schlüssel. Führungskräfte müssen in der Lage sein, die Gründe für Veränderungen und deren Übereinstimmung mit strategischen Zielen zu formulieren. Eine konkrete Erläuterung der Vorteile der neuen Technologie – wie verbesserte Effizienz, optimierte Arbeitsabläufe und verbesserte Zusammenarbeit – kann den Mitarbeitern helfen, den Wert der Änderung zu erkennen.
Die frühzeitige Einbindung der Stakeholder in den Prozess fördert auch die Zustimmung und Unterstützung für die neue Lösung. Dazu gehören Mitarbeiter, die abteilungsübergreifend für das Dokumentenmanagement verantwortlich sind, Ihre IT-Abteilung und/oder Ihr SAP-Team. Durch die Einbindung in Pilotprogramme oder Feedback-Sitzungen entsteht ein Gefühl der Eigenverantwortung, das ihnen das Gefühl gibt, geschätzt und gehört zu werden. Solche Initiativen tragen dazu bei, die Angst vor dem Unbekannten auf den verschiedenen Organisationsebenen und Implementierungsstufen zu verringern – Planung, Machbarkeitsnachweis, Bereitstellung, Produktion, Support und Wartung.
Schließlich hilft die Bereitstellung von Schulungen und Ressourcen den Mitarbeitern, sich an neue Prozesse anzupassen, und stellt sicher, dass sie sich für den Übergang gerüstet fühlen. Abhängig von der Komplexität der neuen Lösung möchten Sie möglicherweise fortlaufenden Support leisten – über spezielle Helpdesks oder Mentoring-Programme – oder Sitzungen vorbereiten, die auf verschiedene Benutzergruppen zugeschnitten sind, um einen reibungsloseren Übergang zu ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Einsatzplan Budget und Personal für diese Taktiken vorsehen.
Unter "Friction" versteht man die Barrieren, die Wandel verhindern
Mitarbeiter haben oft Angst vor der Anpassung an neue Systeme, weil sie befürchten, dass dies ihre Routinen stören oder zu Arbeitsplatzunsicherheit führen könnte. Die Förderung einer Kultur der Offenheit, das aktive Zuhören von Bedenken und der empathische Umgang mit ihnen können dazu beitragen, diese Art von Widerstand abzumildern. Das Feiern schneller Erfolge und das Teilen von Erfolgsgeschichten von Early Adopters kann Ängste weiter überwinden und eine positive Einstellung fördern.
Ebenso trägt ein kleiner Anfang und die schrittweise Einführung von Veränderungen dazu bei, die Unsicherheit zu verringern und den Teams genügend Zeit zur Eingewöhnung zu geben. Deshalb sind Pilotprogramme bei Digitalisierungsinitiativen so beliebt und Skalierbarkeit und Flexibilität von entscheidender Bedeutung. Im Allgemeinen ermöglicht die ideale Lösung eine schrittweise Bereitstellung und erfordert nur minimale Änderungen, anstatt einen großen Bruch vom Status Quo.
Schließlich hängt dies eng mit der Stärke der Trägheit innerhalb einer Organisation zusammen; Mitarbeiter nutzen eher ein Tool, wenn es ihre täglichen Aufgaben ergänzt und kaum oder gar keinen zusätzlichen Aufwand erfordert. Der Aufwand kann durch Faktoren wie die Komplexität, den Lernprozess und die für einen Eingriff aufgewendete Zeit beeinflusst werden. Auch die manuelle Eingabe von Informationen und zusätzliche Schritte zur Gewährleistung der Sicherheit und Integrität der Informationen spielen eine Rolle.
Die erfolgreiche Umsetzung auf den Punkt gebracht
Kurz gesagt beginnt die erfolgreiche Einführung eines neuen Tools damit, sicherzustellen, dass die zugrunde liegende Technologie den Geschäftszielen entspricht. Um dies zu erreichen, sammeln Sie relevanten Input, um den Ausgangspunkt und die gewünschten Ergebnisse zu verstehen. Mit diesen Informationen können Sie die geeignete Lösung recherchieren und auswählen sowie einen Implementierungsplan definieren. Bedenken Sie, dass die Verwaltung der Integration und Einführung wichtige Aktivitäten sind, die möglicherweise zusätzliche Planung und Ressourcen erfordern.
Grundsätze zum Dokumentenmanagement im SAP-System
In diesem Abschnitt werden die wesentlichen Prinzipien für ein effizientes, kollaboratives und konformes Dokumentenmanagement in SAP dargelegt. Sie basieren auf den in früheren Abschnitten erläuterten Erkenntnissen und unseren eigenen Erfahrungen im Dokumentenmanagement in verschiedenen Branchen. Unser Ziel ist es, einen umsetzbaren Leitfaden zur Verbesserung der Digitalisierung, Integration und Archivierung von Dokumenten im SAP-System anzubieten. Das Befolgen und Umsetzen dieser Grundsätze bei der Auswahl einer Lösung verbessert den organisatorischen Dokumentenhandling erheblich.
1. Decken Sie alle Quellen eingehender Dokumente ab
Einige Geschäftsdokumente werden immer noch in Papierform erstellt, empfangen und bearbeitet, um rechtliche Anforderungen und Compliance zu erfüllen. Elektronische Dateien hingegen werden von verschiedenen Abteilungen aus verschiedenen Quellen erstellt, darunter E-Mails, interne Portale und Softwaretools. Letztlich sind digitale und digitalisierte Dokumente besser geeignet, ein effizientes Abrufen und einen einfachen Informationsaustausch zu gewährleisten. Sie benötigen eine umfassende Abdeckung, um sicherzustellen, dass keine kritischen Informationen übersehen werden, und fördern so die Vollständigkeit, Integrität und Zugänglichkeit der Daten.
Die Möglichkeit, physische Dokumente mit verschiedenen Geräten zu erfassen, bietet Ihren Mitarbeitern Flexibilität und Komfort. Während sich Scanner und Multifunktionsdrucker ideal für das Massenscannen oder die Digitalisierung im Büro eignen, sind sich Smartphones und Tablets für die Erfassung kleiner Belege oder die Übermittlung von Dokumenten von zu Hause aus besser geeignet.
Das gleiche Prinzip gilt für die große Vielfalt digitaler Formate. Eine beträchtliche Anzahl von Dateien kann als PDF oder mit Editoren wie Microsoft Word, PowerPoint, Excel usw. gespeichert werden. Dennoch gibt es wichtige Dokumentationen in Bildformaten wie JPEG und PNG oder Designs, die mit Suiten wie AutoCAD erstellt wurden. Möglicherweise gibt es Anwendungen, für die sich sogar Audio- und Videoformate am besten eignen.
Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung darauf, dass alle diese Quellen für die Integration von Dokumenten in Ihr SAP-System genutzt werden können. Dies wird Ihnen helfen, das Risiko von Informationssilos zu reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu verbessern.
2. Nutzen Sie die Einfachheit, um Compliance zu erreichen
Komplexe Prozesse können die Einführung erschweren, dazu führen, dass Mitarbeiter bei der Ausführung auf Schwierigkeiten stoßen oder sie dazu neigen, Fehler zu machen. Daher sind das Vereinfachen von Verfahren und die Reduzierung unnötiger Komplexität wichtige Initiativen zur Verbesserung der Compliance und zur Minimierung von Fehlern. Wenn Mitarbeiter etablierte Richtlinien leicht verstehen, sich merken und befolgen können, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie von ihnen abweichen. Gleiches gilt für die Integration und Verwaltung von Dokumenten in SAP.
Allein der Digitalisierungsprozess umfasst häufig zeitaufwändige Schritte wie das Durchsuchen von Dateien in einem freigegebenen Ordner oder Posteingang. Nach dem Herunterladen und Umbenennen können Dokumente archiviert und mit dem SAP-System verknüpft werden. Dieser Schritt erfordert jedoch normalerweise mehrere Klicks und die manuelle Eingabe von Informationen. Zur Gewährleistung der Dokumentenintegrität oder -sicherheit sind ergänzende Maßnahmen erforderlich.
Wie können Sie mit Dokumenten umgehen, wenn sie verschiedenen Abteilungen gehören oder an anderen Standorten bearbeitet werden? Was passiert, wenn für ein Geschäftsobjekt Dokumente erforderlich sind, die noch nicht verfügbar sind? Was passiert, wenn ein Dokument digitalisiert werden kann, aber noch nicht klar ist, wo es verlinkt werden soll? Der Transport von Dokumenten, die regelmäßige Kontrolle der Vollständigkeit und das Sammeln von Papier oder gescannten Dokumenten für die spätere Verarbeitung erhöhen die Komplexität.
Suchen Sie nach einem Softwaretool, der die Anzahl der Schritte reduziert oder die Bearbeitung von Sonderfällen vereinfacht. Denken Sie daran, dass benutzerfreundliche Lösungen nur minimale bis gar keine Schulung erfordern, die Akzeptanz maximieren und es einem breiteren Publikum ermöglichen, die Vorteile schnell zu erkennen.
3. Nutzen Sie die Automatisierung, um die Effizienz zu steigern
Manuelle Verfahren können häufig zu erheblichen Fehlern führen, die zur Neuverarbeitung oder sogar zum vollständigen Verlust wertvoller Informationen führen. Auch wenn keine Fehler auftreten, nehmen diese manuellen Prozesse viel Zeit in Anspruch und führen zu Engpässen, die eine effektive Dokumentenbearbeitung behindern. Im Gegensatz dazu befreien Lösungen, die Automatisierung nutzen, Ihr Team von sich wiederholenden, alltäglichen Aufgaben und ermöglichen es ihm, sich auf strategische Initiativen und deren Umsetzung zu konzentrieren. Diese Verlagerung steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Gesamtproduktivität.
Automatisierung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile, insbesondere durch Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), intelligente Dokumentenverarbeitung und in SAP integriertes Workflow-Management. Ihr Einsatz führt zu einer geringeren Fehlerwahrscheinlichkeit bei gleichzeitiger Maximierung des Ressourceneinsatzes.
Darüber hinaus trägt die Automatisierung dazu bei, die Genauigkeit, Vollständigkeit und Sicherheit der Informationen sicherzustellen. Es kann beispielsweise die Archivierung von Dokumenten und deren Verknüpfung mit entsprechenden Geschäftsobjekten erleichtern. Auch das Erstellen von Platzhaltern für fehlende Dokumente und der rechtzeitige Versand von Erinnerungen an anstehende Scanaufgaben können automatisch ausgelöst werden. Sogar Aufgaben wie das Löschen von Zwischenkopien digitalisierter Dokumente können automatisiert werden.
Durch die Integration dieser Funktionen können Unternehmen die Dokumentenintegration und -verwaltung in SAP optimieren. Priorisieren Sie daher Lösungen, die robuste Automatisierungsfunktionen umfassen, die auf Ihre spezifischen Geschäftsziele abgestimmt sind.
4. Verwenden Sie eine nachhaltige Struktur und Geschäftslogik
Auch wenn es an dieser Stelle selbstverständlich klingt, ist es doch ausdrücklich erwähnenswert: Das SAP-System selbst und seine integrierten Funktionalitäten bieten die besten Möglichkeiten für das Dokumentenmanagement. Das System bietet eine nachhaltige Struktur und organisiert Informationen auf der Grundlage einer klaren Geschäftslogik. Unternehmen können Dokumente problemlos mit relevanten Objekten oder Transaktionen verknüpfen, was den Dokumentenabruf effizient und unkompliziert macht. Wenn Dokumente richtig verknüpft sind, sparen Benutzer Zeit bei der Suche nach Informationen.
Das Speichern von Dokumenten in Ordnern ist oft ineffizient, da sie unübersichtlich werden und die Navigation erschweren können. Ohne einen klaren Link zu Datensätzen oder Metadaten wird das Auffinden relevanter Dokumente zu einer Herausforderung. Unternehmen können wichtige Informationen verlieren oder wichtige Daten ganz übersehen. Dies kann zu Fehlern und betrieblichen Verzögerungen führen. Ebenso kann die Verwendung veralteter Organisationsmethoden zu langfristigen Problemen führen. Informationsstrukturen, die nicht anpassungsfähig sind, können schnell irrelevant werden. Wenn sich Geschäftsanforderungen ändern, kann ein statisches Ordnersystem nicht mithalten. Dies kann Wachstum und Change-Management-Bemühungen behindern.
Mit SAP werden Dokumente nicht nur gespeichert; sie sind in den Geschäftsprozess integriert. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen zugänglich und aktuell sind. Durch die Integration von Dokumenten in Transaktionen und die Verwaltung ihres Lebenszyklus werden sie an den aktuellen Betrieb angepasst. Es verbessert auch die Compliance, da Informationen leicht nachverfolgbar sind.
Geben Sie bei der Bewertung von Softwarelösungen denjenigen eine höhere Punktzahl, die mit den SAP-Dokumentenverwaltungsfunktionen und -szenarien kompatibel sind. Dies trägt dazu bei, Nachhaltigkeit und Effizienz sicherzustellen.
5. Passen Sie das Tool an Ihre Organisation an
Nicht umgekehrt! Je mehr Änderungen Sie einführen müssen, desto größer ist möglicherweise der Widerstand. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, eine umfassende Lösung zu finden, die Flexibilität durch Anpassungs- und Konfigurationsoptionen bietet. Idealerweise finden Sie eines, das sich in alle SAP-Module integrieren und jedes Geschäftsobjekt oder jeden Dokumenttyp verwalten lässt.
Für ein reibungsloses Dokumentenhandling ist die Kompatibilität mit SAP-Standards wie ArchiveLink, DMS und dem GOS-Menü ein Muss. Diese Standards stellen sicher, dass Ihr Unternehmen Dokumente effektiv verwalten und archivieren und gleichzeitig die Branchenvorschriften einhalten kann.
Darüber hinaus stellt eine Lösung, die auf alle SAP-Module abgestimmt ist, sicher, dass jede Abteilung ihre Vorteile nutzen kann, und fördert so einen kohärenten organisatorischen Ansatz für das Dokumentenmanagement. Durch die Rationalisierung von Prozessen und die Reduzierung von Redundanz steigern solche Tools nicht nur die Produktivität, sondern bieten auch eine solide Grundlage für zukünftige Initiativen zur digitalen Transformation.
Wichtige Erkenntnisse und nächste Schritte
DER KONTEXT. Systeme und Prozesse zur Digitalisierung, Speicherung und Versionierung von Dokumenten helfen Unternehmen dabei, Konsistenz, Integrität, Sicherheit und Verfügbarkeit kritischer Informationen sicherzustellen. Das SAP-System bietet unter anderem Funktionen zur effizienten Archivierung und Verwaltung von Dokumenten an sicheren Speicherorten. Allerdings kämpfen Benutzer manchmal mit der Komplexität, um papierbasierte oder digitale Dokumente mit Geschäftsobjekten oder Arbeitsabläufen zu verknüpfen.
DIE HERAUSFORDERUNG. Infolgedessen kann die Dokumentenintegration und -verwaltung zu einem Engpass und einer potenziellen Quelle inkonsistenter oder unvollständiger Informationen werden. Darüber hinaus stellt die Entstehung von Zwischendateien bei der Digitalisierung und Verarbeitung ein Risiko für die Datensicherheit dar.
Golden Circle für Dokumentenmanagement in SAP
DAS ZIEL. Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, müssen Unternehmen Systeme und Tools implementieren, die das Dokumentenmanagement in SAP ermöglichen und verbessern. Eine sichere Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten ist für Effizienz und Compliance unerlässlich. Durch die Digitalisierung von Unterlagen werden die mit papierbasierten Prozessen verbundenen Risiken und Latenzzeiten reduziert. Die Verknüpfung gescannter Dokumente mit relevanten Daten in SAP verbessert die Zusammenarbeit, rationalisiert Arbeitsabläufe und trägt dazu bei, autorisierten Zugriff sicherzustellen.
DIE STRATEGIE. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Schritte ein, die Sie unternehmen können, um Geschäftsziele für das Dokumentenmanagement zu definieren. Als nächstes geben wir Empfehlungen zur Auswahl und Implementierung der Lösung, die Ihnen am besten dabei hilft, diese Anforderungen zu erfüllen. Die Integration mit etablierten Technologien und Prozessen sowie die Akzeptanz bei den Benutzern sind entscheidende Elemente für den Erfolg. Deshalb schauen wir uns genauer an, wie Sie beide Dimensionen reibungslos und effektiv bewältigen können.
DIE LÖSUNG. Die von Ihnen gewählte Technologie und ihre Fähigkeiten haben großen Einfluss auf den Aufwand für Implementierung, Einführung, Verwaltung und Wartung. Wir empfehlen Ihnen, einer ganzheitlichen, intuitiven und flexiblen Lösung den Vorzug zu geben. Sie sollte auch die Automatisierung sowie die Struktur und Funktionalitäten des SAP-Systems selbst nutzen. Dies wird dazu beitragen, Effizienz, Zusammenarbeit und Compliance bei der Dokumentenhandling zu erreichen.
Was ist als nächstes zu tun?
Wir laden Sie ein, unsere Send2SAP-Lösung für die Digitalisierung, Integration und Verwaltung von Geschäftsdokumenten im SAP-System zu erkunden. BECONEX Send2SAP basiert auf den 5 Prinzipien zur Steigerung von Effizienz, Zusammenarbeit und Compliance. Sie hilft Ihnen dabei, die Funktionalitäten, die Ihnen bereits in SAP zur Verfügung stehen, optimal zu nutzen:
- Optimiert das Scannen, Verarbeiten und Archivieren von Dokumenten, unabhängig von ihrem Format. Es ist kompatibel mit Aufnahmegeräten wie MFD, Smartphones, Tablets und Quellen wie E-Mail, Browsern usw.
- Bietet benutzerfreundliche Schnittstellen, die den Zeitaufwand und die Fehlerwahrscheinlichkeit minimieren. Da es sich um eine intuitive Lösung handelt, ist i.d.r. keine Schulung erforderlich.
- Automatisiert die Archivierung und Verknüpfung von Dokumenten in SAP. Es bleiben keine Zwischenkopien des Dokuments zurück, wodurch das Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff minimiert wird.
- Send2SAP basiert auf SAP-Standards und profitiert von der Struktur und Logik Ihres ERP; Es ist mit allen Szenarien zur Archivierung, Versionierung und Verwaltung von Dokumenten kompatibel. Dies ermöglicht einen einfachen und schnellen Datenabruf und gewährleistet die Datensicherheit.
- Es handelt sich um eine flexible und skalierbare Lösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens besser gerecht wird. Dies bringt schnelle Erfolge und klare Vorteile für Ihre Teams, fördert die Zusammenarbeit und erleichtert die Einführung.