Escanear originales a registro info de documento en SAP®

Gestión de registros info de documentos con Send2SAP

Send2SAP simplifica la gestión del registro info de documento y de los archivos de applicación originales.
BECONEX Send2SAP le ayuda a aprovechar al máximo las funciones y la información disponibles en su sistema SAP® y automatiza la gestión de archivos de aplicación originales y de los registros info de documentos!

Cree y actualice originales DIR directamente desde su MFD o dispositivo móvil

BECONEX Send2SAP no sólo le permite adjuntar documentos a objetos comerciales; También funciona con la tecnología SAP DMS para hacer que la gestión de documentos y el control de versiones sean más eficientes, seguros y fáciles de usar:

  • Los usuarios pueden enviar los documentos escaneados a un objeto comercial o a un registro info de documento directamente desde el dispositivo de captura
  • Cuando el destino es un objeto comercial, se crea un registro info del documento y se adjunta al objeto comercial automáticamente.
  • La solución automatiza el procesamiento de documentos: cambiar el nombre de los originales, crear miniaturas, completar y actualizar atributos utilizando clases y características, etc
  • No quedan copias intermedias del documento en algún lugar de su sistema

Como parte del portafolio de Send2SAP, la solución es fácil de adaptar a la estructura y procesos de su organización:

  • Compatible con cualquier sistema basado en SAP® ABAP NetWeaver, incluido
    SAP S/4HANA®
  • Compatible con cualquier módulo SAP ®, objeto de negocio o tipo de documento
  • Available for a variety of capture devices and sources: MFP devices, smartphones, tablets, file system, Outlook inbox, etcDisponible para una variedad de dispositivos y fuentes de captura: dispositivos MFP, teléfonos inteligentes, tabletas, sistema de archivos, bandeja de entrada de Outlook, etc.

¡Con sólo unos pocos clics, podrá aprovechar al máximo las funciones y la información ya disponibles en su ERP!

Ejemplos de escenarios de Send2SAP para la gestión y el control de versiones de documentos en SAP®

Crear nuevo registro info de documento: fácil selección del objeto comercial de destino

Ejemplo de metabúsqueda: crear un nuevo DIR y adjuntarlo al objeto comercial “lote de inspección”

Al digitalizar un documento, Send2SAP crea un DIR para el cual el documento escaneado será el archivo de aplicación original. El nuevo registro se puede vincular a un objeto comercial como parte de este proceso automatizado.

Para seleccionar el objeto comercial de destino, los agentes pueden utilizar cualquiera de los escenarios disponibles de Send2SAP: enrutamiento con códigos de barras, seleccionar un resultado de la búsqueda preconfigurada o realizar una metabúsqueda manual.

Junto con el documento escaneado y el ID del objeto comercial de destino, se envían otros metadatos al sistema. Esto incluye el tipo y la descripción del DIR, el estado, procesamiento, usuario, y grupo de autorización, así como también atributos definidos por el usuario mediante clases y características. De igual forma, se utiliza información sobre el archivo original para almacenar el documento.

Cualquiera de estos campos de datos puede seleccionarse en el dispositivo de captura utilizando datos en tiempo real del sistema SAP o preconfigurarse con Send2SAP. Como resultado, la creación de un DIR, el adjunto a objetos comerciales y el almacenamiento del archivo original se completa simplemente escaneando el documento.

Actualización del registro info de documento: simplificación del control de versiones

Ejemplo de búsqueda preconfigurada: actualizar DIR “creado por mí”

Los documentos también se pueden escanear y vincular a un DIR existente. Como en el caso anterior, los agentes pueden seleccionar el DIR de destino mediante códigos de barras, una búsqueda preconfigurada o una metabúsqueda manual.

Send2SAP ofrece una personalización integral para cumplir con los requisitos de su organización y realizar escenarios como:

  • Crear una nueva parte del documento, por ejemplo, para gestionar documentación en diferentes idiomas u organizar secciones de un diseño complejo
  • Crear una nueva versión de una parte existente para documentar una actualización o cambio en el estado de procesamiento del registro
  • Crear un nuevo archivo de aplicación original para una parte y versión específicas

Además, es posible actualizar metadatos (descripción, enlaces de objetos, etc.) y/o actualizar el estado de procesamiento del documento como parte del escenario.

Almacenamiento de archivo de aplicación original

DIR en el sistema SAP® y archivos de aplicación originales

Mientras que el registro info de documento contiene los metadatos y las reglas de procesamiento de un documento, el archivo de aplicación original es el documento real contenido en el registro. Algunos ejemplos de originales son especificaciones técnicas, dibujos, fotografías, archivos de programas, etc.

Send2SAP automatiza las funcionalidades disponibles para la gestión de originales como parte del proceso de escaneo o almacenamiento. Al digitalizar documentos o enviarlos al sistema SAP desde su sistema de archivos o navegador, usted puede:

  • Crear versiones de contenido para realizar seguimiento a los cambios en un archivo de aplicación original
  • Crear archivos adicionales como referencia para el archivo de aplicación original

También es posible realizar otros pasos de procesamiento antes de enviar el documento al sistema SAP, por ejemplo, limpiar la imagen, convertir archivos de texto a PDF con capacidad de búsqueda, etc.

Más sobre Send2SAP para la gestión de documentos

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Descargas y artículos sobre archivado de documentos en SAP ®
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El portafolio BECONEX para la integración de documentos en sistemas SAP ®

  • Compatible con todos los módulos, objetos comerciales y tipos de documentos de SAP®
  • Compatible con múltiples dispositivos y fuentes de captura
  • Interruptor central para la selección de sistemas SAP ® (desarrollo, calidad, y producción)
  • Escaneo delegado a colegas y equipos
  • Campos personalizables para las tareas de escaneo delegado
  • CaptureQueue para archivado de documentos (SAP ArchiveLink ®)
  • CaptureQueue para control de versiones (SAP ® DMS) y CaptureQueue Automation
  • Otros escenarios de SAP ArchiveLink ® (Código de barras, Básico, Flujos de trabajo, etc.)
  • Otros escenarios de SAP ® DMS (crear y actualizar registros de documento info, etc.)
  • Metabúsqueda en SAP ® en tiempo real desde el dispositivo de captura
  • Comunicación SNC (Comunicación de red segura con biblioteca criptográfica de SAP®)

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