Müheloses Scannen und Ablegen von Dokumenten in SAP®

An SAP® scannen. Archivieren Sie Dokumente direkt vom Erfassungsgerät

Machen Sie sich keine Gedanken mehr über teure, zeitraubende oder komplexe Prozesse zur Integration geschäftsrelevanter Dokumente in Ihr ERP-System: Ob papierbasiert oder digital, BECONEX Send2SAP verknüpft und archiviert Dokumente automatisch, direkt vom Scangerät zum Geschäftsobjekt Ihrer Wahl!

Live Webinar

Dokumentenablage in SAP® effizienter, kollaborativer und benutzerfreundlicher gestalten

27. September 2022 um 10:00 Uhr CEST

Von MFP- oder Mobilgeräten aus

Direkt zum Geschäftsobjekt

Kompatibel mit allen SAP®-Modulen

Papier- und digitale Dokumente

Flexible und einfache Konfiguration

Benutzerfreundliche Oberflächen

BECONEX Send2SAP, die Lösung zur Steigerung von Effizienz beim Dokumentenmanagement

Ob papierbasiert oder digital, Dokumente enthalten immer noch erhebliche Mengen an wertvollen Informationen. Ihre Vollständigkeit und autorisierte Zugänglichkeit sind entscheidend für den optimalen Betrieb.

Deshalb kann die Digitalisierung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten in SAP® weder einen zusätzlichen Arbeitsaufwand für Ihr Team noch eine potenzielle Fehlerquelle in Ihrer Organisation darstellen.

BECONEX Send2SAP wurde auf 5 Prinzipien aufgebaut, um die Integration geschäftsrelevanter Dokumente zu optimieren und Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus Ihrem SAP®-System herauszuholen.

Erfahren Sie mehr im Live-Webinar!

Problemlose Dokumentenintegration in SAP, nur 5 Schritte entfernt!

1. Verwenden Sie eine Struktur, die im Laufe der Zeit sinnvoll ist

Vermeiden Sie das Speichern von Dokumenten in Ordnern ohne Verknüpfung mit dem Element, für das sie relevant sind, oder das Organisieren von Informationen nach einer Logik, die veraltet werden kann. Stattdessen profitiert Send2SAP von der Struktur und Logik Ihres ERP – es verknüpft Ihre Dokumente mit dem entsprechenden Geschäftsobjekt für eine einfache und schnelle Datenaufruf.

2. Nutzen Sie die Einfachheit, um Compliance zu erreichen

Wenn ein Prozess zu komplex oder zeitaufwändig ist, können Mitarbeiter entmutigt werden, sich daran zu halten. Es wird auch wahrscheinlicher, dass Fehler gemacht werden. Send2SAP wirkt dem entgegen, indem es Ihrem Team benutzerfreundliche Tools und Oberflächen zur Verfügung stellt, die den Zeitaufwand und die Fehlerwahrscheinlichkeit minimieren.

3. Passen Sie das Tool an Ihre Organisation an und nicht umgekehrt

Je mehr Änderungen Sie in Ihrer Organisation einführen müssen, desto mehr Widerstand kann auftreten. Send2SAP ist eine flexible und skalierbare „Zero-Training“-Lösung, die die Anforderungen Ihres Unternehmens besser erfüllt – sie bringt schnelle Erfolge und klare Vorteile für Ihre Teams, was die Einführung erleichtert.

4. Decken Sie alle Quellen eingehender Dokumente ab

Papierbasierte Dokumente sind notwendig, um gesetzliche Anforderungen und Compliance zu erfüllen, während digitale Dokumente besser geeignet sind, um die Zugänglichkeit und den einfachen Informationsaustausch zu gewährleisten. Send2SAP optimiert das Scannen, Verarbeiten und Speichern von Dokumenten unabhängig von ihrer Quelle und ihrem Format.

5. Nutzen Sie Automatisierung und intelligente Lösungen

Manuelle Verfahren können zu Fehlern führen, die eine erneute Verarbeitung oder sogar Informationsverluste verursachen können. Send2SAP automatisiert das Ablegen und Archivieren sowohl digitaler als auch papierbasierter Dokumente in SAP®. Dadurch können sich Ihre Teams auf Strategie und Umsetzung konzentrieren. Steigern Sie die Effizienz und Produktivität mit Send2AP.

Vom MFP- oder mobilen Gerät direkt an SAP® scannen

Mit der Send2SAP-Lösung von BECONEX können Sie die Integration von Dokumenten in Ihr ERP vereinfachen und automatisieren. Die Digitalisierung, das Ablegen und die Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsobjekten in SAP® werden zu einem einzigen, effizienten und benutzerfreundlichen Prozess.

Befreien Sie sich von diesen Schritten…

Das Dokument zu digitalisieren und es per E-Mail von Ihrem Multifunktions- oder Mobilgerät aus zu senden
Den E-Mail-Anhang auf Ihre Workstation herunterzuladen
Innerhalb von SAP® nach dem Geschäftsobjekt zu suchen
Das Dokument manuell an das Geschäftsobjekt anzuhängen

… und verwandeln Sie sie in einen transparenten, flexiblen und benutzerfreundlichen Prozess: Scannen Sie Dokumente direkt von Ihrem MFP oder mobilen Gerät in SAP®!

Verknüpfen Sie das gescannte Dokument automatisch mit dem Geschäftsobjekt in SAP®

Send2SAP ist ein ABAP-Connector, der eine sichere Verbindung zwischen Ihrem MFP oder Mobilgerät und Ihrem ERP herstellt. Diese Verbindung ermöglicht die bidirektionale Echtzeitkommunikation zwischen dem Gerät und dem System.

Der Connector kann eingehende Dokumente von vielen verschiedenen Geräten und Benutzern empfangen. Die Dokumente werden dann automatisch mit dem Geschäftsobjekt verknüpft und im vordefinierten Content Repository abgelegt. Diese Schritte werden automatisch vom Konnektor unter Verwendung der SAP-ArchiveLink- oder SAP-DMS-Standards durchgeführt.

Zusammen mit dem gescannten Dokument werden zusätzliche Informationen gesendet und in SAP® zur Protokollierung gespeichert. Dazu gehören die ID des Benutzers, der das Dokument gescannt hat, Datum und Uhrzeit des Scans, IP des Geräts usw.

Dokumente in alle SAP®-Module scannen

Financial Accounting

Controlling

Sales and Distribution

Materials Management

Production Planning

Quality Management

Plant Maintenance

Customer Service

Project System

Logistics Execution

Human Resources

...

Die Technologie von BECONEX ist eine generische Software, die verwendet wird, um Daten in ein beliebiges SAP®-Modul oder in einen SAP®-Prozess zu importieren.

Mit Send2SAP können beliebige Dokumente direkt an die bestehenden Dokumentenmanagement-Standards in SAP® – DMS, ArchiveLink, Folders-Management oder PI für Webservices – übergeben werden.

Send2SAP kann standardmäßig an alle SAP®-Module angebunden werden, mit denen die zentralen Geschäftsprozesse und Transaktionen gesteuert werden.

Sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente integrieren

BECONEX Send2SAP bietet Ihnen dank seiner SAP-ArchiveLink- und DMS-konformen Technologie ein breites Spektrum an Erfassungsmodalitäten.

Nicht nur das Scannen von Dokumenten als durchsuchbares PDF oder TIFF ist möglich, sondern auch die Integration von digitalen Dokumenten und E-Mail-Anhängen nahezu jeder Art.

Microsoft 365 DOC, PPT, XLS usw.
Acrobat Reader-PDF
Bildformate wie JPG, TIFF, BMP usw.
Audio- und Videoformate
Design-Suiten wie AutoCAD
und mehr!

Maximale Flexibilität, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden

Send2SAP ist eine konfigurierbare Lösung – Sie können Szenarien erstellen, um das Scannen und Archivieren von Dokumenten in praktisch jeder Abteilung Ihres Unternehmens zu optimieren. Ein „Szenario“ wird definiert durch:

welche Art von Dokument Sie digitalisieren (z. B. einen Vertrag)
an welches Geschäftsobjekt Sie das Dokument anhängen möchten (z. B. einen Lieferanten)
die Such- und Anzeigemethode (z. B. eine vordefinierte Liste)

Auf diese Weise können Sie die Notwendigkeit manueller Eingaben minimieren und die Archivierung von Dokumenten innerhalb von SAP® vereinfachen.

Intuitive Schnittstellen für schnelles und einfaches Scannen nach SAP®

Intuitive und benutzerfreundliche Oberflächen tragen dazu bei, die Effizienz Ihrer Prozesse zu steigern, indem sie die Eingabe von Informationen beschleunigen und Fehlermöglichkeiten minimieren. Mit BECONEX Send2SAP können Sie ganz einfach aus den Szenarien auswählen, die Ihnen, Ihrem Team oder Ihrer Abteilung innerhalb der Organisation zur Verfügung stehen.

Nachdem Sie das Szenario ausgewählt haben, können Sie ein Geschäftsobjekt direkt im Display Ihres MFP oder Mobilgeräts visualisieren und auswählen. Für einige Szenarien müssen Sie nicht einmal etwas auswählen – das Geschäftsobjekt wird automatisch erkannt, indem ein Barcode auf dem gescannten Dokument gelesen wird.

Optimiertes Scannen und Archivieren in SAP®

Machen Sie den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung!

Mit Send2SAP machen Sie die Integration und Verwaltung von Dokumenten zu einem transparenten, effizienten und benutzerfreundlichen Prozess.

Classic SAP®-Szenarien

Metadaten und Barcode in SAP®

Send2SAP CaptureQueue

Scanaufgaben zuweisen, um die Zusammenarbeit zu fördern

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BECONEX ist Ihr strategischer Partner für Dokumentendigitalisierung und -management in SAP® und anderen Endsystemen!

Maßgeschneiderte Lösungen und Dienstleistungen

Dokumenten im Personalwesen

Centric Digitale Personalakte für SAP® HCM und SuccessFactors

Rechnungen an VIM senden

OpenText Vendor Invoice Management

Dokumentenintegration in xECM

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