Müheloses Scannen von Dokumenten in SAP®
Digitalisieren, aktualisieren, archivieren, verknüpfen... direkt vom Erfassungsgerät
Mit der Send2SAP-Lösung von BECONEX können Sie die Integration von Dokumenten in Ihr ERP vereinfachen und automatisieren. Die Digitalisierung, das Ablegen und die Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsobjekten oder Dokumentinfosätze in SAP® werden zu einem effizienten und benutzerfreundlichen Prozess.
Befreien Sie sich von diesen Schritten…
- Das Dokument zu digitalisieren und es per E-Mail von Ihrem Multifunktions- oder Mobilgerät aus zu senden
- Den E-Mail-Anhang auf Ihre Workstation herunterzuladen
- Innerhalb von SAP® nach dem Geschäftsobjekt zu suchen
- Das Dokument manuell an das Geschäftsobjekt anzuhängen
- Zwischenkopien zu löschen, um den Datenschutz zu gewährleisten
… und reduzieren den Bedarf an manueller Informationseingabe, minimieren die Fehlerwahrscheinlichkeit und steigern die Gesamteffizienz Ihrer Geschäftsprozesse!
Dokumente ins SAP ®-System scannen, direkt von Ihrem MFD, Mobilgerät oder digitaler Quelle
BECONEX Send2SAP ist mit einer Vielzahl von Erfassungsgeräten und -quellen kompatibel. Daher kann die Lösung an den in Ihrer Organisation bereits etablierten Dokumentenfluss angepasst werden. Dies minimiert die Notwendigkeit, Prozesse anzupassen und die damit verbundenen Widerstände gegen Veränderungen.
Einige Beispiele für Aufnahmegeräte und -quellen sind:
- MFD-Geräte, ideal für Massenscans,
- mobile Geräte wie Smartphones und Tablets, die das Fotografieren von Dokumenten von jedem Ort aus bequem und flexibel machen,
- E-Mail-Posteingang, von dem aus Anhänge und die E-Mail selbst an das SAP-System gesendet werden können,
- Webbrowser, zum Beispiel zum Ausfüllen interner Formulare,
- Druckfähige Windows-Anwendungen, aus denen das Dokument in eine PDF-Datei konvertiert und dann an das Zielelement gesendet wird,
- Dateisystem, entweder lokal oder als freigegebener Ordner.
Verknüpfen Sie das gescannte Dokument automatisch mit dem Geschäftsobjekt oder DIS in SAP®
Send2SAP stellt eine sichere Verbindung zwischen dem MFD oder Mobilgerät und Ihrem ERP her. Dies ermöglicht eine bidirektionale Kommunikation zwischen Gerät und System in Echtzeit. Dank dieser Funktion ist es möglich, Listen von Geschäftsobjekten oder Dokumentinfosätzen auf dem Bildschirm des Erfassungsgeräts anzuzeigen und das gewünschte Element auszuwählen.
Der Benutzer kann dann das Zielelement auswählen und den Scanvorgang auslösen. Send2SAP empfängt die eingehenden Dokumente vom Gerät, verknüpft sie mit dem Zielelement und archiviert sie im vordefinierten Content-Repository. Diese Schritte werden von der Lösung automatisch ausgeführt und nutzen dabei Funktionalitäten aus dem SAP-System zum Anhängen und Verwalten von Dokumenten.
Zusammen mit dem gescannten Dokument und den entsprechenden Metadaten werden zusätzliche Informationen gesendet und zu Protokollierungszwecken in SAP® gespeichert. Dazu können die ID des Benutzers gehören, der das Dokument gescannt hat, Datum und Uhrzeit des Scans, IP des Erfassungsgeräts usw.
Dokumente in alle SAP ®-Module scannen
Financial Accounting
Controlling
Sales and Distribution
Materials Management
Production Planning
Quality Management
Plant Maintenance
Customer Service
Project System
Logistics Execution
Human Resources
...
BECONEX Send2SAP wird für jedes System unterstützt, das auf dem SAP® NetWeaver ABAP Application Server basiert. Einige Beispiele sind SAP® ECC, SAP S/4HANA® On-Prem,
SAP S/4HANA® Cloud (Private Edition), SAP EWM, SAP GTS usw.
Die Technologie hinter Send2SAP ist in der Lage, Daten in jedes Modul oder jeden Prozess im SAP-System zu importieren. Mit Send2SAP können digitalisierte Dokumente direkt an die vorhandenen Dienste oder Technologien in SAP – Dienste zum Anhängen oder Verwalten von Dokumenten, Ordnerverwaltung oder PI für Webdienste – übergeben werden.
Send2SAP lässt sich standardmäßig an alle SAP-Module anbinden, mit denen die zentralen Geschäftsprozesse und Transaktionen gesteuert werden.
Sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente integrieren
Send2SAP unterstützt eine Vielzahl von Workstation Applications. Papierbasierte Dokumente werden als durchsuchbares PDF, TIFF oder Bild digitalisiert, und digitale Dokumente oder E-Mail-Anhänge können in nahezu jedem Format gespeichert werden:
- Microsoft 365 DOC, PPT, XLS usw.
- Acrobat Reader-PDF
- Bildformate wie JPG, TIFF, BMP usw.
- Audio- und Videoformate
- Design-Suiten wie AutoCAD
- und mehr!
Maximale Flexibilität, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden
Send2SAP ist eine konfigurierbare Lösung – Sie können Szenarien erstellen, um das Scannen und Archivieren von Dokumenten in praktisch jeder Abteilung Ihres Unternehmens zu optimieren. Ein „Szenario“ wird definiert durch:
- welche Art von Dokument Sie digitalisieren (z. B. einen Vertrag)
- an welches Geschäftsobjekt Sie das Dokument anhängen möchten (z. B. einen Lieferanten)
- alternativ mit welchem DIS Sie das digitalisierte Original verknüpfen möchten,
- die Such- und Anzeigemethode (z. B. eine Metasuche)
Auf diese Weise können Sie die Notwendigkeit manueller Eingaben minimieren und die Archivierung von Dokumenten innerhalb von SAP® vereinfachen.
Intuitive Schnittstellen für schnelles und einfaches Scannen nach SAP®
Intuitive und benutzerfreundliche Oberflächen tragen dazu bei, die Effizienz Ihrer Prozesse zu steigern, indem sie die Eingabe von Informationen beschleunigen und Fehlermöglichkeiten minimieren. Mit BECONEX Send2SAP können Sie ganz einfach aus den Szenarien auswählen, die Ihnen, Ihrem Team oder Ihrer Abteilung innerhalb der Organisation zur Verfügung stehen.
Nachdem Sie das Szenario ausgewählt haben, können Sie ein Geschäftsobjekt oder einen DIS direkt im Display Ihres MFP oder Mobilgeräts visualisieren und auswählen. Für einige Szenarien müssen Sie nicht einmal etwas auswählen – das Geschäftsobjekt wird automatisch erkannt, indem ein Barcode auf dem gescannten Dokument gelesen wird.
