Certificados de materiales, planos técnicos, solicitudes de servicio, albaranes… Estos y otros documentos entran y salen constantemente de su organización, llevando información importante para su negocio.
Pero ¿los encontrará fácilmente cuando más los necesite? ¿Cómo puede asegurarse de que no se pierdan, se pasen por alto ni sean accesibles para agentes no autorizados?
Tabla de contenidos:
¿Por qué sus documentos comerciales deben estar vinculados al sistema SAP?
Gestionar y almacenar eficientemente documentos empresariales en SAP ha sido siempre fundamental para el buen funcionamiento de las operaciones. Sin embargo, en la era del análisis en tiempo real y la toma de decisiones basadas en datos, es más; la gestión adecuada de la información no es «importante», sino «esencial».
Los documentos empresariales son una fuente vital de información. Proporcionan evidencia y contexto para transacciones y acuerdos, y respaldan el cumplimiento normativo.
Por ejemplo, tener documentación completa durante una auditoría hace la diferencia entre un proceso fluido y una investigación prolongada. Igualmente, al abordar consultas, tener los documentos correctos fácilmente disponibles puede mejorar la satisfacción y la confianza del cliente. Esto no aplica solo a entidades reguladoras, compradores o usuarios, sino a todas las partes interesadas, como proveedores, empleados, etc.
En el contexto de sistemas ERP como SAP ECC o SAP S/4HANA, comprender y mejorar el proceso de almacenamiento de documentos empresariales tiene un impacto significativo en la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo. Para lograr el mejor rendimiento, es necesario garantizar la integridad y el acceso autorizado a los documentos empresariales.
Los desafíos de archivar documentos comerciales en SAP de forma manual
A pesar de su importancia, muchas organizaciones aún dependen de procesos manuales para archivar documentos comerciales en SAP. Esto suele resultar en un procedimiento tedioso y propenso a errores, perjudicando así la estrategia general de gestión documental.
Considere el siguiente flujo de trabajo:
1. Seguimiento de documentos faltantes en SAP
Al diseñar e implementar sus procesos comerciales, identificará el flujo de documentos correspondiente, así como los requisitos de cumplimiento. Durante las operaciones, debe asegurarse de que la documentación requerida esté completa y sea fácilmente accesible desde el sistema SAP. En otras palabras, debe almacenar correctamente los documentos comerciales en SAP y vincularlos al objeto de negocio correspondiente.
Esto puede causar complejidad y demandar esfuerzo, ya que cada objeto comercial requiere distintos documentos en momentos específicos del proceso. Por lo tanto, es posible que deba revisar la lista adjuntos de un objeto de negocio varias veces.
2. Escanear documentos
Dependiendo del nivel de digitalización de su organización y su entorno, es posible que aún dependa de documentos en papel. Por lo tanto, a menudo se requiere una solución de escaneo, como escáneres de escritorio o dispositivos multifunción.
Actualmente, la mayoría de las soluciones permiten a los usuarios escanear documentos directamente a un repositorio preconfigurado. Este puede ser una carpeta compartida o a una bandeja de entrada de correo electrónico dedicada. Esta configuración implica definir autorizaciones y otras medidas de seguridad para proteger la información digitalizada.
Si implementa un escaneo centralizado en lugar de un escaneo distribuido, deberá trasladar sus documentos físicos a la ubicación correspondiente antes de digitalizarlos.
3. Procesamiento previo al almacenamiento
Tras escanear, debe buscar el documento en el repositorio provisional (carpeta o bandeja de entrada). Algunas herramientas de escaneo incluyen funciones como la eliminación de páginas en blanco, lectura de códigos de barras y OCR.
Sin embargo, si necesita funciones más avanzadas (por ejemplo, sellos, marcas de agua, extracción de texto de zonas específicas del documento, etc.), es posible que deba guardar una copia local del archivo para poder enviarlo a una suite de procesamiento de documentos.
También se recomienda establecer una convención de nomenclatura para los documentos. En este caso, es posible que deba renombrar el archivo procesado antes de archivar el documento empresarial en SAP.
4. Archivar los documentos comerciales en SAP
El comúnmente considerado como “último paso” es cargar el documento al objeto de negocio correcto en el sistema SAP. Navegar en SAP usando transacciones y números de objeto cada vez que se digitaliza un nuevo documento puede ser tedioso y frustrante. También puede causar errores, como cargar el documento al objeto equivocado o usando un método inadecuado.
Alternativamente, puede organizar los documentos por tipo (todos los albaranes), tipo de objeto de negocio (todos los documentos que pertenecen a órdenes de compra) o por número de objeto (todos los documentos que pertenecen a la orden de compra 4500012345). Aun así, podría cargar accidentalmente el documento como un archivo adjunto genérico de GOS en lugar de un documento de negocio.
5. Eliminar copias intermedias
Este paso suele pasarse por alto, pero es fundamental para la protección de datos. Durante el proceso de digitalización y almacenamiento, se generaron una o más copias del documento. La primera se encuentra en la carpeta compartida o la bandeja de entrada del correo electrónico. Después, es posible que haya creado una copia local para procesarla o renombrarla. La suite de procesamiento de documentos crea una nueva versión del documento escaneado, etc.
Si parte de su requisito de cumplimiento consiste en eliminar copias intermedias de ciertos tipos de documentos, deberá asegurarse de que no quede ningún archivo provisional después de almacenarlo en SAP.
Cada uno de estos pasos no solo introduce posibles errores, sino que también crea oportunidades para que los usuarios olviden por completo documentos críticos. Este resulta en el desperdicio de recursos para la búsqueda de documentación faltante, impactando negativamente las operaciones. Además, el incumplimiento de los requisitos de documentación puede resultar en la pérdida de confianza de proveedores y clientes y, en casos graves, en sanciones por parte de entidades reguladoras.
Las ventajas de la automatización para la gestión documental
Dados los desafíos asociados con la gestión manual de documentos, es fácil reconocer los beneficios de las soluciones de automatización. Las organizaciones pueden beneficiarse enormemente de la implementación de herramientas que simplifican y optimizan la gestión documental en el sistema SAP. Idealmente, dicha herramienta debería ser totalmente compatible con la tecnología y los servicios de SAP. Esto permite una integración fluida en el sistema.
El portafolio Send2SAP de BECONEX, por ejemplo, optimiza el proceso de digitalización y almacenamiento de documentos empresariales en SAP. En correspondencia con los desafíos mencionados anteriormente, Send2SAP ofrece los siguientes beneficios:
1. Marcadores para garantizar la integridad de la información
La aplicación CaptureQueue, por ejemplo, permite a los usuarios crear tareas de escaneo vinculadas a objetos de negocio específicos. Estas tareas sirven como marcador de posición para documentos faltantes, minimizando significativamente el riesgo de olvidar documentación esencial para SAP.
Las tareas de escaneo por completar se pueden visualizar y seleccionar desde un menú desplegable en el dispositivo de captura. Una vez escaneado, el documento se vinculará automáticamente al objeto de negocio al que estaba vinculada la tarea.
2. Comunicación en tiempo real, escaneo distribuido y mayor colaboración
Todas las soluciones Send2SAP permiten una comunicación segura y bidireccional entre el escáner y el sistema SAP. Gracias a esta comunicación, es posible utilizar la pantalla del dispositivo para realizar una búsquedas en SAP en tiempo real. Esto permite a los usuarios encontrar y seleccionar el objeto de negocio de destino directamente en el dispositivo de captura. De forma similar a las tareas de escaneo, los documentos escaneados se vinculan automáticamente al objeto de negocio seleccionado.
Otra ventaja de usar tareas de escaneo es que pueden delegarse a usuarios y equipos dentro de la organización. De esta forma, todo colaborador a cargo de documentos empresariales puede contribuir a la integridad de la información. Esto distribuye mejor la carga de trabajo, permitiendo que tanto usuarios de SAP como no usuarios almacenen documentos en el sistema.
Por último, Send2SAP es compatible con una amplia gama de dispositivos y fuentes de captura, incluyendo dispositivos multifunción, escáneres de escritorio, smartphones, tablets, navegadores web, el sistema de archivos local, etc. Por lo tanto, es ideal para implementar el escaneo distribuido: prácticamente cualquier dispositivo o ubicación de almacenamiento puede utilizarse para enviar documentos a SAP. Junto con el escaneo delegado, el escaneo distribuido aumenta la colaboración en las tareas de gestión de documentos.
3. Procesamiento automático de documentos en segundo plano
Una vez escaneado un documento, los usuarios pueden dar por finalizado el proceso; la solución se encarga automáticamente de todos los pasos posteriores en segundo plano. Esto incluye funciones de preprocesamiento, como la eliminación de páginas en blanco y manchas, la corrección de páginas torcidas, etc. También comprende la extracción de información mediante el reconocimiento óptico de caracteres de páginas completas o zonas preconfiguradas, y el reconocimiento de códigos de barras.
Send2SAP también puede utilizarse en combinación con software para la calidad e integridad digital. Este tipo de herramienta permite implementar flujos de trabajo más complejos que implican la revisión y el sellado de documentos antes de su almacenamiento.
4. Flexibilidad para archivar documentos comerciales en SAP
El siguiente paso es archivar el documento comercial en SAP. Esto se realiza automáticamente una vez finalizados los pasos de procesamiento. Gracias a su compatibilidad con la tecnología ArchiveLink y el DMS de SAP, Send2SAP abarca numerosos escenarios de almacenamiento. Por ejemplo, los documentos digitalizados pueden almacenarse como documentos empresariales o como archivos de aplicación originales de un registro de información de documentos.
En el caso de los documentos empresariales, estos pueden vincularse mediante códigos de barras o mediante SAP Business Workflows. También puede seleccionar el objeto empresarial de destino en el dispositivo de captura, lo que equivale al almacenamiento manual.
En cuanto a los archivos originales, Send2SAP permite crear automáticamente un nuevo registro de información del documento escaneado. Alternativamente, puede actualizar un registro de información de documento existente, ya sea creando una nueva versión, añadiendo un nuevo archivo original o actualizando el archivo original vinculado, etc.
Send2SAP también ofrece nuevos escenarios de almacenamiento, como el escaneo delegado con CaptureQueue y el almacenamiento tardío con Document Buffer. Por supuesto, esto aplica a cualquier módulo de SAP, llevando beneficios a todas las divisiones de la organización.
5. Eliminar copias intermedias
Finalmente, puede dejar de preocuparse por vulnerables versiones intermedias de sus documentos. Dado que Send2SAP es una solución integral —desde el dispositivo de captura hasta el objeto de negocio y el servidor de contenido para SAP—, le ayuda a garantizar que no se creen copias en ubicaciones paralelas (como la carpeta o la bandeja de entrada). Una vez finalizado el procesamiento y el almacenamiento, no se conserva ninguna versión local del documento.
Próximos pasos para optimizar el almacenamiento y gestión de documentos en el sistema SAP
Archivar documentos comerciales en SAP eficientemente es vital para garantizar la integridad de la información y mantener la eficacia operativa. Los riesgos que conlleva la gestión manual de documentos pueden afectar negativamente a su organización, ralentizando las operaciones, desperdiciando recursos y perjudicando el cumplimiento normativo.
Al implementar una solución automatizada como Send2SAP y CaptureQueue, puede optimizar sus procesos de gestión documental. Esto le permitirá reducir errores y mejorar el cumplimiento.
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