Escaneo delegado de documentos al sistema SAP® – CaptureQueue
Escaneo delegado en SAP ® : integración colaborativa y descentralizada de documentos
Como todas las soluciones BECONEX Send2SAP, CaptureQueue le ayuda a automatizar y optimizar el archivado y vinculación de documentos en el sistema SAP®:
- Envía documentos escaneados a su ERP directamente desde el dispositivo de captura
- Se puede combinar con múltiples fuentes de captura (dispositivo multifunción, teléfono inteligente, sistema de archivos, etc.)
- No deja copias intermedias del documento en el sistema o bandeja de entrada
- Es fácil de adaptar a la estructura y procesos de su organización
- Hace que la captura e integración de documentos físicos y digitales sea un proceso transparente, flexible y fácil de usar
¿Entonces cuál es la diferencia?
En lugar de “escaneo masivo”, CaptureQueue está diseñado para “escaneo delegado”: con solo unos pocos clics, puede crear tareas de escaneo y asignarlas a colegas y equipos de su organización. Esto hace que la gestión de documentos sea más eficiente, segura y colaborativa.
Delegue el escaneo de documentos hacia cualquier objeto comercial en SAP ®
CaptureQueue es compatible con todos los sistemas SAP ® basado en ABAP NetWeaver, por ejemplo SAP® ECC, GTS, SRM, etc. Esto incluye los sistemas SAP S/4HANA ®.
La solución es compatible con las tecnologías SAP ArchiveLink ® y SAP ® DMS, y se puede integrar con todos los módulos, objetos comerciales y tipos de documentos de SAP ®, lo que significa que se puede utilizar para:
- Archivar documento en el repositorio de contenido
- Vincular documentos a objetos comerciales
- Control de versiones y gestión de registros info de documentos
Para crear una tarea de escaneo delegado de documentos hacia SAP ®:
- Navegue al objeto comercial
- Seleccione «Crear entrada CaptureQueue» en el menú GOS
- Llene los campos de la ventana emergente para indicar el tipo de documento, responsable, validez, etc. ¡Listo!
Complete tareas de escaneo delegado desde cualquier dispositivo de captura
CaptureQueue permite enviar documentos al ERP directamente desde una variedad de dispositivos de captura y fuentes de entrada:
- Impresoras multifunción
- Smartphones, tabletas y otros dispositivos móviles
- Sistema de archivos
- Correo electrónico y archivos adjuntos desde la bandeja de entrada de Outlook
- Cualquier aplicación que permita imprimir documentos (controlador de impresora virtual Print2Process) como MS Office Suite, visores de PDF, software CAD, navegador web, etc.
Independientemente del dispositivo, los usuarios pueden ver y completar sus tareas pendientes de la siguiente manera:
- seleccione la tarea CaptureQueue relevante en el menú desplegable
- escanee, fotografíe o envíe el documento a SAP ® desde el dispositivo de captura
el documento digitalizado se adjunta al objeto comercial a partir del cual se creó la entrada CaptureQueue, ¡automáticamente!
Flexibilidad y automatización para un escaneo delegado más eficiente
Si busca los beneficios del escaneo delegado en SAP ® con una personalización mínima, entonces CaptureQueue BASIC es la mejor opción:
- Compatible con todos los módulos, objetos comerciales, y tipos de documentos de SAP®, dispositivos de captura y fuentes de entrada
- Ideal para archivar documentos y adjuntarlos a objetos comerciales
- Creación de escaneo delegado manualmente usando la ventana emergente de CaptureQueue
Por otro lado, si necesita más funcionalidades en su organización, puede obtener todas las opciones de personalización con CaptureQueue ADVANCED:
- Incluye todas las funciones de CaptureQueue BASIC
- Escaneo delegado para control de versiones y gestión de registros de información de documentos
- Configuración para la delegación automática de escaneo para eventos específicos (por ejemplo, creación de un objeto comercial)
Obtenga más información sobre CaptureQueue para escaneo delegado en SAP ®
El portafolio BECONEX para la integración de documentos en sistemas SAP ®
- Compatible con todos los módulos, objetos comerciales y tipos de documentos de SAP®
- Compatible con múltiples dispositivos y fuentes de captura
- Interruptor central para la selección de sistemas SAP ® (desarrollo, calidad, y producción)
- Escaneo delegado a colegas y equipos
- Campos personalizables para las tareas de escaneo delegado
- CaptureQueue para archivado de documentos (SAP ArchiveLink ®)
- CaptureQueue para control de versiones (SAP ® DMS) y CaptureQueue Automation
- Otros escenarios de SAP ArchiveLink ® (Código de barras, Básico, Flujos de trabajo, etc.)
- Otros escenarios de SAP ® DMS (crear y actualizar registros de documento info, etc.)
- Metabúsqueda en SAP ® en tiempo real desde el dispositivo de captura
- Comunicación SNC (Comunicación de red segura con biblioteca criptográfica de SAP®)
Preguntas frecuentes sobre el escaneo delegado de documentos en SAP ®
Delegar escaneo con CaptureQueue
¿Qué información es necesaria para delegar el escaneo de un documento en SAP®?
Los campos de información disponibles son:
- Tipo de Documento
- ID del equipo y/o destinatario
- Válido desde y Válido hasta
- Tipo de dispositivo
- Texto
- Descripción y categoría de almacenamiento
(solo disponible para DMS)
¿Cómo puedo seleccionar el tipo de documento que se debe escanear?
Todos los tipos de documentos que se pueden adjuntar a un objeto comercial se muestran en un menú desplegable en la ventana emergente de CaptureQueue. Esto facilita la visualización y selección al delegar el escaneo de documentos.
Cuando se escanea el documento, este se adjunta automáticamente al objeto comercial. El tipo de documento y otros metadatos se guardan en el sistema SAP®.
(*) La correspondencia entre tipos de documento y objeto comerciales se define en el «Customizing Básico de ArchiveLink».
¿Cómo puedo incluir instrucciones o información adicional al delegar el escaneo de un documento?
El campo «Texto» cumple exactamente este propósito.
Cuando un usuario busca sus tareas de escaneo pendientes en un dispositivo de captura, se muestra el “Texto” de cada tarea.
Esto permite al usuario diferenciar tareas más fácilmente. También es una buena forma de enviar instrucciones al usuario sobre el documento que debe escanear.
Completar escaneo delegado
¿Cómo puedo completar un escaneo delegado desde un dispositivo multifunción?
Los dispositivos multifunción permiten a los usuarios identificarse con una tarjeta o un código. Después de eso, se muestran únicamente los escaneos delegados que se asignaron al usuario o su equipo.
La tarea relevante se puede seleccionar de un menú desplegable y luego se puede escanear el documento.
¿Es posible escanear y archivar documentos a SAP® desde un dispositivo móvil?
Los teléfonos inteligentes y tabletas también se pueden utilizar para digitalizar y enviar documentos a SAP®. La cámara del dispositivo es usada por una aplicación que permite la conexión a SAP®.
Desde la aplicación es posible seleccionar el escaneo delegado pendiente y tomar una foto del documento. Luego, esta imagen se envía a SAP® y se adjunta como un archivo PDF o JPG al objeto comercial desde el que se creó la tarea.
¿Qué sucede si el documento que debe enviarse a SAP® llega como un archivo adjunto de correo electrónico?
Los documentos también se pueden enviar a SAP® desde la bandeja de entrada de Outlook usando la aplicación AutoCapture de Tungsten Automation. Para ello, seleccione el correo electrónico, vaya a la pestaña «AutoCapture» y haga clic en «Workflows».
Luego, el proceso continúa como desde el dispositivo multifunción: la tarea correspondiente se puede seleccionar en el menú desplegable y el documento se puede enviar a SAP® haciendo clic en el botón «Escanear».