Gestión de registros info de documentos con Send2SAP
Cree y actualice originales DIR directamente desde su MFD o dispositivo móvil
BECONEX Send2SAP no sólo le permite adjuntar documentos a objetos comerciales; También funciona con la tecnología SAP DMS para hacer que la gestión de documentos y el control de versiones sean más eficientes, seguros y fáciles de usar:
- Los usuarios pueden escanear documentos hacia un registro info de documento o un objeto comercial directamente desde el dispositivo de captura
- Cuando el destino es un objeto comercial, se crea un registro info del documento y se adjunta al objeto comercial automáticamente.
- La solución automatiza el procesamiento de documentos: cambiar el nombre de los originales, crear miniaturas, completar y actualizar atributos utilizando clases y características, etc
- No quedan copias intermedias del documento en algún lugar de su sistema
Como parte del portafolio de Send2SAP, la solución es fácil de adaptar a la estructura y procesos de su organización:
- Compatible con cualquier sistema basado en SAP® ABAP NetWeaver, incluido
SAP S/4HANA® - Compatible con cualquier módulo SAP ®, objeto de negocio o tipo de documento
- Available for a variety of capture devices and sources: MFP devices, smartphones, tablets, file system, Outlook inbox, etcDisponible para una variedad de dispositivos y fuentes de captura: dispositivos MFP, teléfonos inteligentes, tabletas, sistema de archivos, bandeja de entrada de Outlook, etc.
¡Con sólo unos pocos clics, podrá aprovechar al máximo las funciones y la información ya disponibles en su ERP!
Crear nuevo registro info de documento: fácil selección del objeto comercial de destino
Al digitalizar un documento, Send2SAP crea un DIR para el cual el documento escaneado será el archivo de aplicación original. El nuevo registro info se vincula a un objeto comercial como parte de este proceso automatizado.
Para seleccionar el objeto comercial de destino, los agentes pueden utilizar cualquiera de los escenarios disponibles de Send2SAP: enrutamiento con códigos de barras, seleccionar un resultado de la búsqueda preconfigurada o realizar una metabúsqueda manual.
Junto con el documento escaneado y el ID del objeto comercial de destino, se envían otros metadatos al sistema. Esto incluye el tipo y la descripción del DIR, el estado, procesamiento, usuario, y grupo de autorización, así como también atributos definidos por el usuario mediante clases y características. De igual forma, se utiliza información sobre el archivo original para almacenar el documento.
Cualquiera de estos campos de datos puede seleccionarse en el dispositivo de captura utilizando datos en tiempo real del sistema SAP o preconfigurarse con Send2SAP. Como resultado, la creación de un DIR, el adjunto a objetos comerciales y el almacenamiento del archivo original se completa simplemente escaneando el documento.
Actualizar registro info de documento: simplificación del control de versiones
Los documentos también se pueden escanear y vincular directamente a un registro info de documento. Como en el caso anterior, los agentes pueden seleccionar el DIR de destino mediante códigos de barras, una búsqueda preconfigurada o una metabúsqueda manual.
Send2SAP ofrece una personalización integral para cumplir con los requisitos de su organización y realizar escenarios como:
- Crear una nueva parte del documento, por ejemplo, para gestionar documentación en diferentes idiomas u organizar secciones de un diseño complejo
- Crear una nueva versión de una parte existente para documentar una actualización o cambio en el estado de procesamiento del registro
- Crear un nuevo archivo de aplicación original para una parte y versión específicas
Además, es posible actualizar metadatos (descripción, enlaces de objetos, etc.) y/o actualizar el estado de procesamiento del documento como parte del escenario.
Escaneo y almacenamiento de archivo de aplicación original
Mientras que el registro info de documento contiene los metadatos y las reglas de procesamiento de un documento, el archivo de aplicación original es el documento real contenido en el registro. Algunos ejemplos de originales son especificaciones técnicas, dibujos, fotografías, archivos de programas, etc.
Send2SAP automatiza las funcionalidades disponibles para la gestión de originales como parte del proceso de escaneo o almacenamiento. Al digitalizar documentos o enviarlos al sistema SAP desde su sistema de archivos o navegador, usted puede:
- Crear versiones de contenido para realizar seguimiento a los cambios en un archivo de aplicación original
- Crear archivos adicionales como referencia para el archivo de aplicación original
También es posible realizar otros pasos de procesamiento antes de enviar el documento al sistema SAP, por ejemplo, limpiar la imagen, convertir archivos de texto a PDF con capacidad de búsqueda, etc.
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