Escanear documentos a objetos comerciales con Send2SAP
Archivado de documentos en SAP ®: desde el escáner hasta el objeto comercial
BECONEX Send2SAP le ayuda a automatizar y optimizar la integración de documentos en el sistema SAP ®. Gracias a su versatilidad, es fácil de adaptar a la estructura y procesos de su organización:
- Compatible con SAP ® ABAP NetWeaver y cualquier sistema SAP ® basado en NetWeaver, incluyendo SAP ® ECC y SAP S/4HANA®
- Aplicable a todos los módulos SAP®, objetos comerciales y tipos de documentos
- Disponible para una variedad de dispositivos y fuentes de captura: dispositivos MFP, teléfonos inteligentes, tabletas, sistema de archivos, bandeja de entrada de Outlook, etc.
La solución ha sido diseñada para aumentar la eficiencia, seguridad y usabilidad de la tecnología estándar de SAP® para el archivo de documentos y la vinculación a objetos comerciales:
- El proceso de archivado se puede iniciar directamente desde el dispositivo de captura, eliminando la necesidad de procedimientos manuales después del escaneo.
- Se minimiza la necesidad de ingresos manuales de información para seleccionar el objeto comercial, lo cual reduce la probabilidad de errores y costos asociados.
- La actualización del nombre del documento, su archivado en el repositorio de contenido, y vinculación con objeto comercial de destino se realiza automáticamente
- No quedan copias intermedias del documento en el sistema.
¡Con sólo unos pocos clics, es posible aprovechar al máximo las funciones y la información ya disponibles en tu ERP!
Send2SAP Barcode: máximo nivel de automatización para el archivado de documentos
Los códigos de barras minimizan la necesidad de ingresos manuales de información en el dispositivo de captura: solo se requiere un clic para escanear el documento al objeto comercial en el sistema SAP®. ¡BECONEX Send2SAP realiza todos los demás pasos automáticamente!
- Archiva el documento digitalizado en el repositorio de contenidos.
- Busca el código de barras reconocido entre códigos de barras internos u objetos comerciales en SAP ®
- Vincula el documento entrante al objeto comercial al que pertenece.
- Si no se encuentra ninguna coincidencia, crea un código de barras externo en SAP ®
¿Cómo se colocan códigos de barras en sus documentos? Algunas formas de hacerlo incluyen:
- Crear un código de barras interno en SAP ®, imprimirlo y pegarlo en el documento. Este procedimiento resulta útil cuando el documento seguirá siendo procesado en físico.
- Incluir el código de barras en documentos que se crean dentro del sistema SAP® (por ejemplo, utilizando Designer, Adobe Forms o Smart Forms). Esto permite procesar el documento en formato digital y enviarlo al ERP desde su sistema de archivos, bandeja de entrada de Outlook, etc.
- Por supuesto, siempre puede imprimir el documento generado por SAP® y procesarlo posteriormente en papel.
Por último, los códigos de barras son ideales para el “escaneo masivo”: puede archivar grandes lotes de documentos (desde el alimentador del MFP o una carpeta en su sistema de archivos) en un solo paso, independientemente de su tipo u objeto comercial de destino. ¡Esto le brinda el máximo nivel de automatización para el archivo de documentos en el sistema SAP ®!
Send2SAP para búsqueda preconfigurada de objetos comerciales
- La búsqueda se puede realizar directamente en el dispositivo o fuente de captura.
- El tipo de objeto de negocio que se busca y el tipo de documento que se adjunta se pueden preconfigurar mediante customización
- La búsqueda se realiza en tiempo real, es decir, refleja el estado real de los objetos de negocio en el sistema SAP ®
- Si se configura un método de autenticación, la lista de resultados contendrá los objetos que son relevantes para usted o su equipo (“creado por mí”, “última modificación por mi equipo”, etc.)
- Puede seleccionar el objeto comercial de destino de los resultados en el dispositivo de captura (MFP, teléfono inteligente, tableta, etc.)
- Una vez que escanee el documento, se archivará en el sistema SAP ® y se vinculará al objeto comercial seleccionado automáticamente.
Send2SAP para metabúsqueda: máxima flexibilidad al seleccionar objetos comerciales
A veces, la búsqueda por tipo de objeto comercial puede retornar demasiados elementos. En lugar de revisar largas listas de resultados, puede realizar una metabúsqueda. La metabúsqueda es ideal para encontrar rápidamente objetos comerciales cuando la lista que los contiene es demasiado extensa:
- Puede realizar la búsqueda directamente desde el dispositivo o fuente de captura
- Utilice el campo de búsqueda para escribir un atributo del objeto comercial (ID, nombre, descripción, etc.), todos los resultados que coincidan con el campo de búsqueda se presentarán en un menú desplegable
- La búsqueda se realiza en tiempo real, es decir, refleja el estado real de los objetos de negocio en el sistema SAP ®
- Puede seleccionar el objeto comercial de destino de los resultados en el dispositivo de captura (MFP, teléfono inteligente, tableta, etc.)
- Al escanear el documento al objeto comercial seleccionado, este se archivará en el sistema SAP ® y se vinculará automáticamente.
Esta función le brinda la máxima flexibilidad para el archivado de un documento en el sistema SAP®: puede optar por vincular el documento a prácticamente cualquier objeto comercial, directamente desde el dispositivo de captura.
