Kollaborative Dokumentenintegration mit Scanaufgaben in SAP®
Was hat Dokumentenmanagement in SAP® mit Kollaboration und Effizienz zu tun?
Die Sammlung von Dokumenten, die zu einem Geschäftsobjekt gehören, kann von mehr als einem Mitarbeiter oder einer Abteilung abhängen. Es kann auch vorkommen, dass nicht alle Kollegen, die kritische Dokumente verwalten, Zugriff auf das ERP-System haben. Das Ergebnis ist, dass der Arbeitsaufwand für die Digitalisierung und das Anhängen von Dokumenten an Geschäftsobjekte für Mitarbeiter mit Zugriff auf das ERP steigt.
Mit CaptureQueue können Sie Scan-Aufgaben erstellen und sie Kollegen oder Teams zuweisen, die direkten Zugriff auf Geschäftsdokumente haben. So kann jeder in Ihrer Organisation zur Vollständigkeit der Informationen beitragen.
CaptureQueue vereinfacht auch das Anhängen und Archivieren von digitalisierten Dokumenten in SAP®. Anstatt mehrere manuelle Prozesse durchzuführen, können Sie Dokumente mit nur wenigen Klicks direkt in Geschäftsobjekte scannen. Das macht die Erfassung und Integration von physischen und digitalen Dokumenten zu einem transparenten, flexiblen und benutzerfreundlichen Prozess!
Scanaufgaben in SAP® erstellen
Scanaufgaben aus beliebigen Geschäftsobjekten in SAP® erstellen
Welche Felder sind erforderlich, um eine Scanaufgabe in SAP® zu erstellen?
Die verfügbaren Informationsfelder sind:
- Dokumenttyp
- Team-ID und/oder Empfänger
- Gültig von und Gültig bis
- Gerätetyp
- Text
- Beschreibung und Speicherkategorie
(nur für DMS verfügbar)
Wie kann ich bei der Erstellung der Scanaufgabe den zu scannenden Dokumenttyp auswählen?
Sie können im Customizing die Dokumenttypen definieren, die an ein Geschäftsobjekt angehängt werden können. Alle verfügbaren Dokumenttypen werden in einem Dropdown-Menü angezeigt, um die Visualisierung und Auswahl zu erleichtern.
Wenn ein Benutzer die Scanaufgabe abschließt, hängt CaptureQueue das digitalisierte Dokument automatisch an das Geschäftsobjekt an. Dabei speichert die Lösung den Dokumenttyp zusammen mit anderen Metadaten automatisch.
Kann ich zusätzliche Anweisungen oder Informationen in die Aufgabe aufnehmen?
Ja. Das Feld „Text“ dient genau diesem Zweck.
Wenn ein Benutzer auf einem Erfassungsgerät nach seinen ausstehenden Scanaufgaben sucht, wird der „Text“ jeder Aufgabe angezeigt.
Dadurch kann der Benutzer Scanaufgaben leichter unterscheiden. Es ist auch eine gute Möglichkeit, dem Benutzer Anweisungen zu dem zu scannenden Dokument zu senden.
Teams und Kollegen Scanaufgaben zuweisen
CaptureQueue kann Scanaufgaben in SAP® auch automatisch erstellen
Scannen Sie Dokumente von jedem Erfassungsgerät direkt in das Geschäftsobjekt
Wie kann ich eine Scanaufgabe von einem MFP-Gerät aus abschließen?
MFP-Geräte ermöglichen Benutzern, sich am Gerät mit einer Karte oder einem Code zu identifizieren. Danach sind nur noch die Scanaufgaben sichtbar, für die der Benutzer oder sein Team zuständig sind.
Der Benutzer kann über ein Dropdown-Menü die entsprechende Aufgabe auswählen und das Dokument anschließend scannen.
Ist es möglich, Dokumente von einem mobilen Gerät aus zu scannen und in SAP® zu archivieren?
Ja, Benutzer können auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets zum Digitalisieren und Senden von Dokumenten an SAP® nutzen. Die Kamera des Geräts wird von einer Anwendung verwendet, die eine Verbindung zu SAP® vom mobilen Gerät aus ermöglicht.
Aus der Anwendung ist es möglich, die anstehende Aufgabe auszuwählen und ein Foto des Dokuments zu machen. CaptureQueue sendet dann dieses Bild an SAP® und hängt es als PDF- oder JPG-Datei an das Geschäftsobjekt, aus dem der Eintrag erstellt wurde.
Was passiert, wenn das Dokument, das ich an SAP® senden will, als E-Mail-Anhang ankommt?
Über das Plug-in „AutoCapture“ können Dokumente auch als digitale Dateien oder aus dem Outlook-Posteingang an SAP® gesendet werden. Wählen Sie dazu die E-Mail aus, gehen Sie auf den Reiter „AutoCapture“ und klicken Sie auf „Workflows“.
Anschließend geht es wie beim MFP-Gerät weiter: Über das Dropdown-Menü kann die entsprechende Aufgabe ausgewählt und das Dokument per Klick auf die Schaltfläche „Scannen“ an SAP® gesendet werden.