Kollaborative Dokumentenintegration mit Scanaufgaben in SAP®

Erstellen Sie Scanaufgaben in SAP® mit BECONEX CaptureQueue.
Weisen Sie Scanaufgaben aus jedem SAP®-Geschäftsobjekt anderen Personen zu, um das Dokumentenmanagement effizienter und kollaborativer zu gestalten – jetzt kann jeder Kollege zu der Vollständigkeit der Informationen beitragen!

Was hat Dokumentenmanagement in SAP® mit Kollaboration und Effizienz zu tun?

Die Sammlung von Dokumenten, die zu einem Geschäftsobjekt gehören, kann von mehr als einem Mitarbeiter oder einer Abteilung abhängen. Es kann auch vorkommen, dass nicht alle Kollegen, die kritische Dokumente verwalten, Zugriff auf das ERP-System haben. Das Ergebnis ist, dass der Arbeitsaufwand für die Digitalisierung und das Anhängen von Dokumenten an Geschäftsobjekte für Mitarbeiter mit Zugriff auf das ERP steigt.

Mit CaptureQueue können Sie Scan-Aufgaben erstellen und sie Kollegen oder Teams zuweisen, die direkten Zugriff auf Geschäftsdokumente haben. So kann jeder in Ihrer Organisation zur Vollständigkeit der Informationen beitragen.

CaptureQueue vereinfacht auch das Anhängen und Archivieren von digitalisierten Dokumenten in SAP®. Anstatt mehrere manuelle Prozesse durchzuführen, können Sie Dokumente mit nur wenigen Klicks direkt in Geschäftsobjekte scannen. Das macht die Erfassung und Integration von physischen und digitalen Dokumenten zu einem transparenten, flexiblen und benutzerfreundlichen Prozess!

Demo Video

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Scanaufgaben in SAP® erstellen

Scanaufgaben aus beliebigen Geschäftsobjekten in SAP® erstellen

BECONEX CaptureQueue hilft Ihnen sicherzustellen, dass die Dokumentation für ein bestimmtes Geschäftsobjekt verfügbar ist – wann immer ein Dokument benötigt wird, können Sie in SAP® eine Scanaufgabe erstellen. Die Aufgabe wird erst abgeschlossen, wenn das fehlende Dokument an das Geschäftsobjekt angehängt ist.
Diese Lösung ist mit allen SAP®-Modulen kompatibel: Sie können Scanaufgaben aus jedem Geschäftsobjekt in SAP® erstellen. Es ist außerdem möglich unterschiedliche Dokumenttypen für dasselbe Geschäftsobjekt zu definieren – beispielsweise können Bestellungen Bestätigungen, Lieferscheine und Reklamationen enthalten. CaptureQueue ist mit den SAP-ArchiveLink und SAP-DMS Standards kompatibel und somit sowohl für die Archivierung als auch für die Versionierung von Dokumenten hilfreich.
Um eine Scanaufgabe mit CaptureQueue zu erstellen, gehen Sie zu dem Geschäftsobjekt, dem die Dokumente zugeordnet werden müssen. Wählen Sie im GOS-Menü die Option „Create…“, klicken Sie dann auf „Capture Queue Entry“ und füllen Sie das Popup-Formular aus.

Welche Felder sind erforderlich, um eine Scanaufgabe in SAP® zu erstellen?

Die verfügbaren Informationsfelder sind:

  • Dokumenttyp
  • Team-ID und/oder Empfänger
  • Gültig von und Gültig bis
  • Gerätetyp
  • Text
  • Beschreibung und Speicherkategorie
    (nur für DMS verfügbar)

Wie kann ich bei der Erstellung der Scanaufgabe den zu scannenden Dokumenttyp auswählen?

Sie können im Customizing die Dokumenttypen definieren, die an ein Geschäftsobjekt angehängt werden können. Alle verfügbaren Dokumenttypen werden in einem Dropdown-Menü angezeigt, um die Visualisierung und Auswahl zu erleichtern.

Wenn ein Benutzer die Scanaufgabe abschließt, hängt CaptureQueue das digitalisierte Dokument automatisch an das Geschäftsobjekt an. Dabei speichert die Lösung den Dokumenttyp zusammen mit anderen Metadaten automatisch.

Kann ich zusätzliche Anweisungen oder Informationen in die Aufgabe aufnehmen?

Ja. Das Feld „Text“ dient genau diesem Zweck.

Wenn ein Benutzer auf einem Erfassungsgerät nach seinen ausstehenden Scanaufgaben sucht, wird der „Text“ jeder Aufgabe angezeigt.

Dadurch kann der Benutzer Scanaufgaben leichter unterscheiden. Es ist auch eine gute Möglichkeit, dem Benutzer Anweisungen zu dem zu scannenden Dokument zu senden.

Teams und Kollegen Scanaufgaben zuweisen

Einer der Vorteile von CaptureQueue besteht darin, dass es Ihnen hilft, die Arbeitsbelastung beim Scannen und Speichern von Dokumenten besser zu verteilen – Sie können diese Aufgaben an Mitarbeiter oder Teams in Ihrer Organisation delegieren!
Das bedeutet, dass die Kollegen, die Zugriff auf relevante Dokumente haben, können sie direkt an SAP® scannen. Mit nur wenigen Klicks kann jeder an der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten in SAP® mitarbeiten.
Um eine Scanaufgabe zuzuweisen, verwenden Sie die Dropdown-Felder „Team-ID“ und „Empfänger“. Durch das Customizing können Sie die Teams und Teammitglieder definieren. Wenn Sie das Feld „Empfänger“ leer lassen, kann jeder im Team die Scan-Aufgabe abschließen.

CaptureQueue kann Scanaufgaben in SAP® auch automatisch erstellen

CaptureQueue Automation vereinfacht die Dokumentenintegration noch weiter – Es kann Scanaufgaben automatisch erstellen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, sodass Sie dies nicht manuell tun müssen.
Diese Konfiguration ist sinnvoll, wenn bestimmte Dokumenttypen für ein Business-Objekt immer verfügbar sein müssen. Ein Beispiel dafür ist das Prüflos – es wird immer erwartet, dass es ein Prüfzeugnis als Teil der Dokumentation gibt. Anstatt bei jeder Prüflosanlage manuell eine Aufgabe anzulegen, legt CaptureQueue die Aufgabe automatisch für die Dokumentart „Prüfzeugnis“ an.
Sie können die automatische Erstellung für jedes Geschäftsobjekt und jede Dokumentenart über das Customizing vorkonfigurieren. Die Aufgabe kann auch einen vordefinierten Text, ein zuständiges Team und einen Gültigkeitszeitraum enthalten.

Scannen Sie Dokumente von jedem Erfassungsgerät direkt in das Geschäftsobjekt

Sie können praktisch jedes Erfassungsgerät nutzen, um Scanaufgaben zu erledigen – Multifunktionsscanner, Handys, Tablets usw. Der Benutzer kann seine anstehenden Scanaufgaben in der grafischen Oberfläche vom Gerät sehen. Wenn sein Team anstehende Aufgaben hat, sind diese auch für den Benutzer sichtbar.
Nach dem Scannen hängt CaptureQueue das Dokument automatisch an das Geschäftsobjekt an, aus dem die Scanaufgabe erstellt wurde. Das Dokument ist unter anderem an den Feldern „Dokumenttyp“, „Dateiname“, und „Erstellungsdatum“ zu erkennen.

Wie kann ich eine Scanaufgabe von einem MFP-Gerät aus abschließen?

MFP-Geräte ermöglichen Benutzern, sich am Gerät mit einer Karte oder einem Code zu identifizieren. Danach sind nur noch die Scanaufgaben sichtbar, für die der Benutzer oder sein Team zuständig sind.

Der Benutzer kann über ein Dropdown-Menü die entsprechende Aufgabe auswählen und das Dokument anschließend scannen.

Ist es möglich, Dokumente von einem mobilen Gerät aus zu scannen und in SAP® zu archivieren?

Ja, Benutzer können auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets zum Digitalisieren und Senden von Dokumenten an SAP® nutzen. Die Kamera des Geräts wird von einer Anwendung verwendet, die eine Verbindung zu SAP® vom mobilen Gerät aus ermöglicht.

Aus der Anwendung ist es möglich, die anstehende Aufgabe auszuwählen und ein Foto des Dokuments zu machen. CaptureQueue sendet dann dieses Bild an SAP® und hängt es als PDF- oder JPG-Datei an das Geschäftsobjekt, aus dem der Eintrag erstellt wurde.

Was passiert, wenn das Dokument, das ich an SAP® senden will, als E-Mail-Anhang ankommt?

Über das Plug-in „AutoCapture“ können Dokumente auch als digitale Dateien oder aus dem Outlook-Posteingang an SAP® gesendet werden. Wählen Sie dazu die E-Mail aus, gehen Sie auf den Reiter „AutoCapture“ und klicken Sie auf „Workflows“.

Anschließend geht es wie beim MFP-Gerät weiter: Über das Dropdown-Menü kann die entsprechende Aufgabe ausgewählt und das Dokument per Klick auf die Schaltfläche „Scannen“ an SAP® gesendet werden.

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