Escanear documentos a SAP ® sin complicaciones
Digitalizar, actualizar, archivar, vincular... directamente desde el dispositivo de captura
BECONEX Send2SAP le permite simplificar y automatizar la integración de documentos en el ERP. Digitalizar y almacenar documentos, crear nuevas versiones y vincularlos a objetos comerciales o registros de información de documentos se convierte en un proceso transparente, eficiente y fácil de usar.
Gracias a Send2SAP, usted puede deshacerse de estos pasos…
- Enviar documentos desde el MFD o dispositivo móvil a una bandeja de entrada de correo electrónico o a una carpeta compartida
- Descargar el documento digitalizado a su estación de trabajo y/o cambiarle el nombre
- Busque el objeto comercial o registro info de destino en el sistema SAP®
- Archivar y vincular el documento manualmente
- Eliminar copias intermedias para garantizar la privacidad de datos
… y reduzca la necesidad de ingresar información manualmente, minimice la probabilidad de errores y aumente la eficiencia general de sus procesos comerciales.
Escanear documentos a SAP ® directamente desde el MFD, dispositivo móvil o fuente digital
BECONEX Send2SAP es compatible con una variedad de dispositivos y fuentes de captura. Por tanto, la solución se puede adaptar al flujo de documentos ya establecido en su organización. Esto minimiza la necesidad de cambiar los procesos y la resistencia asociada al cambio.
Algunos ejemplos de dispositivos y fuentes de captura son:
- Dispositivos MFD, ideales para escaneo masivo,
- dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas, que brindan comodidad y flexibilidad para fotografiar documentos desde cualquier ubicación,
- bandeja de entrada de correo electrónico, desde donde se pueden enviar archivos adjuntos y el propio correo electrónico al sistema SAP,
- Navegadores web, por ejemplo, para rellenar formularios internos,
- Aplicaciones de Windows capaces de imprimir, desde las cuales el documento se convierte a un archivo PDF y luego se envía al elemento de destino,
- Sistema de archivos, ya sea localmente o como carpeta compartida.
Vincule automáticamente el documento escaneado al objeto comercial o registro info en SAP®
Send2SAP crea una conexión segura entre el MFD o dispositivo móvil y su ERP. Esto permite una comunicación bidireccional entre el dispositivo y el sistema en tiempo real. Gracias a esta funcionalidad, es posible visualizar y seleccionar objetos comerciales o registros info de documentos en la pantalla del dispositivo de captura.
Luego, el usuario puede seleccionar el elemento de destino e iniciar el proceso de escaneo. Send2SAP recibe los documentos entrantes del dispositivo, los vincula al elemento de destino y los archiva en el repositorio de contenido predefinido. Estos pasos los realiza la solución automáticamente utilizando las funcionalidades del sistema SAP para adjuntar o gestionar documentos.
Junto con el documento escaneado y los metadatos correspondientes, se envía y almacena información adicional en SAP® para fines de registro. Esto puede incluir la identificación del usuario que escaneó el documento, la fecha y hora del escaneo, la IP del dispositivo de captura, etc.
Escanear documentos a cualquier módulo en SAP ®
Financial Accounting
Controlling
Sales and Distribution
Materials Management
Production Planning
Quality Management
Plant Maintenance
Customer Service
Project System
Logistics Execution
Human Resources
...
BECONEX Send2SAP es compatible con cualquier sistema basado en el servidor de aplicaciones SAP® NetWeaver ABAP. Algunos ejemplos de sistemas soportados por la solución incluyen
SAP® ECC, SAP S/4HANA® On-Prem, SAP S/4HANA® Cloud (Private Edition), etc.
La tecnología detrás de Send2SAP es capaz de importar datos a cualquier módulo o proceso del sistema SAP. Con Send2SAP, los documentos digitalizados se pueden entregar directamente a los servicios o tecnologías existentes en SAP – servicios para adjuntar y/o gestionar documentos, gestión de carpetas o PI para servicios web.
Send2SAP se puede conectar a todos los módulos de SAP con los que se controlan los procesos y transacciones comerciales centrales.
Integre documentos en papel y en formato digital
BECONEX Send2SAP ofrece una amplia gama de modalidades de captura. No solo es posible el escaneo de documentos como PDF con capacidad de búsqueda, sino también la integración de documentos digitales y archivos adjuntos de correo electrónico de casi cualquier tipo:
- Microsoft 365 DOC, PPT, XLS, etc.
- Acrobat Reader PDF
- Formatos como JPG, TIFF, BMP, etc.
- Audio y video
- Design Suites como AutoCAD
- y más!
Máxima flexibilidad para cubrir los requerimientos de su organización
Send2SAP es una solución configurable – usted puede crear escenarios para optimizar el escaneo y el archivo de documentos en prácticamente cualquier departamento de su organización. Un “escenario” se define por:
- el tipo de documento que se digitaliza (p. ej, un contrato)
- a qué objeto comercial o registro info se vincula el documento (p. ej, un proveedor)
- el método de búsqueda y visualización (p. ej, una lista predefinida)
Ahora puede minimizar la necesidad de ingresos manuales de información y simplificar el archivado de documentos dentro de SAP®.
Interfaces intuitivas para un escaneo rápido y fácil a SAP®
Las interfaces intuitivas y fáciles de usar contribuyen la eficiencia de sus procesos al acelerar el ingreso de información y minimizar la posibilidad de errores. Con BECONEX Send2SAP, puede elegir fácilmente entre los escenarios que están disponibles para usted, su equipo o su división dentro de la organización.
Una vez que haya seleccionado el escenario, puede visualizar y seleccionar un objeto comercial o registro info directamente desde la pantalla de su MFP o dispositivo móvil. Para algunos escenarios, ni siquiera necesita seleccionar nada: el objeto comercial se reconoce automáticamente al leer un código de barras en el documento escaneado.
