Ya sea en papel o en formato digital, entrantes o creados localmente, los documentos contienen gran cantidad de información valiosa. Garantizar la precisión, la integridad y la accesibilidad autorizada es fundamental para el funcionamiento óptimo dentro y entre departamentos. Por lo tanto, digitalizar, almacenar y recuperar documentos no puede representar un cuello de botella o una potencial fuente de errores.
Esta guía comienza explorando los beneficios de la integración y gestión documental en el sistema SAP®. A continuación, presenta un enfoque estratégico para implementar nuevas soluciones para la digitalización y archivado de documentos. Por último, propone cinco principios básicos para impulsar la eficiencia, promover la colaboración y garantizar el cumplimiento.
¿Por qué integrar y gestionar documentos en el sistema SAP?
Digitalizar documentos comerciales y almacenarlos en un archivo seguro conectado al sistema SAP ofrece numerosos beneficios organizacionales. Entre ellos encontramos la eficiencia mejorada, la integridad de los datos y las oportunidades de colaboración.
En esta sección exploraremos los pilares que lo hacen posible. Estos son la digitalización de documentos, el procesamiento automatizado y el propio sistema SAP.
Digitalización para minimizar riesgos y costos
Al digitalizar registros, las organizaciones pueden reducir el riesgo y la latencia asociados con los procesos basados en papel. En otras palabras, la digitalización elimina la necesidad de papeleo físico, minimizando el peligro de pérdida o daño de documentos. También reduce los gastos administrativos como espacio, suministros, mantenimiento, seguridad y mano de obra. Mantener documentos en un archivo digital centraliza la información y permite un registro detallado para el control de acceso. Como resultado, esto mejora la recuperación y preservación de documentos.
Automatización para la eficiencia operativa
Los formatos electrónicos no sólo contribuyen a un sistema de información centralizado, seguro y rentable. También permiten el uso de herramientas de automatización, como el reconocimiento óptico de caracteres y el procesamiento inteligente de documentos. Asimismo, los documentos digitales se pueden utilizar para activar flujos de trabajo automatizados dentro del sistema SAP. Ambos enfoques reducen significativamente el tiempo de procesamiento y los errores humanos. Esto conduce a una toma de decisiones más rápida y a un aumento de la productividad general. Por lo tanto, las empresas no sólo logran una mejor eficiencia operativa. También fomentan un lugar de trabajo más ágil y listo para adaptarse a las cambiantes demandas del mercado actual.
Estructura y seguridad del sistema SAP
La gestión documental en el sistema SAP garantiza que datos comerciales críticos estén alojados y organizados de forma segura. Gracias a sus servicios integrados, SAP ArchiveLink® y DMS, el sistema ofrece funcionalidades para optimizar la gestión de documentos comerciales. Estos incluyen capacidades de búsqueda avanzada, gestión del ciclo de vida, flujos de trabajo colaborativos y el manejo de metadatos. Además, la privacidad de los datos aumenta mediante permisos de acceso controlado, salvaguardando la información confidencial de usuarios no autorizados.
En resumen, una digitalización y un archivo seguros de documentos son esenciales para la eficiencia y el cumplimiento en el panorama digital actual. La gestión de documentos vinculados a datos relevantes en el sistema SAP impulsa la colaboración, agiliza los flujos de trabajo y ayuda a garantizar la accesibilidad autorizada.
Pasos estratégicos para implementar nuevas soluciones
Dependiendo de dónde se encuentre en el viaje hacia la digitalización, es posible que necesite trabajar en algunos de los pilares antes mencionados – digitalización de documentos, procesamiento automatizado e integración al sistema SAP – para obtener los beneficios asociados con la gestión de documentos digitales.
Esto suele implicar introducir nuevas herramientas o ampliar soluciones que ya están disponibles para la organización. Tener un enfoque estratégico para hacer esto le ayudará a tomar decisiones de manera eficiente, anticipar posibles obstáculos y manejarlos con menor dificultad.
En los siguientes párrafos, nos centramos en pasos cruciales como alinear la tecnología a los objetivos comerciales, manejar la integración y gestionar la resistencia al cambio.
Alinear las herramientas de software a las necesidades empresariales
Seleccionar e implementar la solución adecuada puede plantear ciertos desafíos dentro y entre las unidades de negocio. Estos van desde equilibrar las necesidades de numerosas partes interesadas hasta navegar por la compleja interacción entre los sistemas heredados y el nuevo software.
Tener objetivos comerciales claros le permitirá mantener el enfoque al investigar soluciones y desarrollar un plan de implementación eficaz.
Objetivos comerciales y capacidades actuales
Antes de poder elegir el mejor camino a seguir, debe saber dónde se encuentra y hacia dónde desea ir. Por lo tanto, comience siempre por definir claramente los objetivos comerciales y evaluar las capacidades actuales:
- ¿Cuál es el flujo actual de documentos en su organización?
- ¿Qué tan avanzado se encuentra en la transición hacia la gestión documental digital?
- ¿Cuáles son los procesos para los cuales el archivo de documentos es un requisito reglamentario?
- ¿Para qué procesos es más crítica la integración y recuperación eficiente de documentos?
- ¿Se enfrenta a desafíos relacionados con la coherencia, integridad, seguridad o disponibilidad de los documentos comerciales?
- ¿La integración y gestión documental en SAP es una tarea centralizada o colaboradores de múltiples divisiones y sitios deberían tener esta capacidad?
Involucre a las partes interesadas de diversos departamentos para recopilar información e identificar puntos débiles u oportunidades de mejora. Intente llegar a la causa raíz de las ineficiencias o reprocesamientos, para poder abordarlos de manera efectiva. Esto incluye realizar una auditoría tecnológica y evaluar las herramientas que tiene actualmente implementadas. El objetivo es detectar limitaciones y definir si se necesita una solución complementaria o una completamente nueva. Anote las características clave que debe tener dicha solución.
Investigar y seleccionar soluciones
A continuación, proceda a investigar tecnologías que aborden las brechas identificadas de manera efectiva. Considere los requisitos funcionales y tecnológicos que recopiló durante la evaluación inicial. A modo orientativo, puede contrastar cada una de sus opciones con las siguientes preguntas:
- ¿Cómo mejora la solución y sus funcionalidades las prácticas de gestión de documentos?
- ¿Cuál es el ahorro de costos previsto, el aumento de la eficiencia o el riesgo minimizado?
- ¿Cómo se integra la solución con el flujo de documentos y sistemas establecidos?
- ¿Qué capacitación o apoyo se necesitará para garantizar la adopción y utilización?
- ¿Qué tan segura y compatible es la tecnología con respecto a las regulaciones de la industria y los estándares de protección de datos?
Una vez que tenga una lista de candidatos, priorícelos según su posible impacto y viabilidad. Lo ideal es seleccionar una solución que no sólo satisfaga las necesidades actuales de la empresa, sino que también sea escalable para el crecimiento futuro y adaptable a las cambiantes demandas comerciales. Garantizar la integración y la adopción requiere iniciativas focalizadas, lo cual se analizará con más detalle en secciones posteriores.
Plan de implementación para mantener la alineación
Finalmente, es necesario desarrollar un plan de implementación para la solución seleccionada. Los detalles del mismo pueden variar, pero, en general, la estructura es la siguiente:
- Presente la solución a las partes interesadas para garantizar la aceptación de los departamentos afectados.
- Cree un cronograma detallado que describa todas las fases de implementación, hitos y plazos:
- Preparación del sistema y configuración de la infraestructura
- Instalación y licenciamiento de la solución
- Personalización y configuración (integraciones, escenarios, permisos, etc.)
- Pruebas piloto con usuarios clave, recopilación de comentarios, ajustes
- Formación de usuarios y establecimiento de equipo de soporte
- Implementación completa y puesta en marcha
- Asigne los recursos necesarios, incluidos presupuesto y personal
- Establezca KPI para monitorear el progreso y otras métricas para evaluar el éxito
- Cree un circuito de retroalimentación para mejorar continuamente el proceso de implementación
Este proceso le ayudará a tener en cuenta los objetivos comerciales en cada etapa; comienza con las aportaciones y el respaldo de las partes interesadas y termina con los comentarios de los usuarios finales en cada iteración. De esa manera, podrá aprovechar al máximo la nueva tecnología y alcanzar los objetivos estratégicos de su división u organización.
Integración con la infraestructura y los flujos de trabajo existentes
Cuando hablamos de implementar e integrar una nueva solución, siempre hay múltiples dimensiones a considerar. En el caso de una herramienta para digitalizar, archivar y gestionar documentos en el sistema SAP, dichas dimensiones incluyen:
Compatibilidad con dispositivos de captura y otras fuentes de documentos
El objetivo de digitalizar y enviar documentos a SAP es mejorar la productividad, reducir el desperdicio de papel y garantizar procesos optimizados. Una solución de digitalización sólida cierra la brecha entre los procesos tradicionales basados en papel y los flujos de trabajo digitales modernos.
Para estar a la altura de esta expectativa, la solución a cargo debe ser compatible con diversos dispositivos de captura—como escáneres, impresoras multifunción y aplicaciones móviles—y permitir a los colaboradores capturar documentos de diversas fuentes sin problemas. Esta flexibilidad elimina los obstáculos en el manejo de documentos, lo que permite a los usuarios procesar registros digitalizados, archivos adjuntos de correo electrónico y otros documents digitales fácilmente.
Alineación con los estándaresde para el archivado y la gestión documental en el sistema SAP
Como se mencionó anteriormente, el sistema SAP ofrece servicios propietarios para el archivo, vinculación y gestión de documentos digitales. Estos servicios, concretamente ArchiveLink y DMS, garantizan una integración perfecta con las aplicaciones SAP existentes, facilitando la gestión unificada de datos en toda la organización. ArchiveLink proporciona una interfaz estandarizada para el almacenamiento y la recuperación de documentos. Esto garantiza que los documentos digitales sean fácilmente accesibles dentro de SAP. DMS, por otro lado, proporciona funciones sólidas para el control de versiones de documentos y la gestión del ciclo de vida.
Aprovechar estos estándares mejora la coherencia, integridad, seguridad y disponibilidad de los datos. Por lo tanto, adoptar una solución que se alinee con ArchiveLink y DMS—y sus numerosos escenarios—es imperativo para las organizaciones que buscan digitalizar y gestionar documentos dentro de SAP de manera eficiente. Esta compatibilidad no solo agiliza las operaciones sino que también refuerza la seguridad y el cumplimiento.
Expansión entre sitios, divisiones, módulos y sistemas de SAP
Una solución coherente para la integración de documentos es esencial por varias razones. Por ejemplo, un enfoque unificado garantiza que todas las partes interesadas—independientemente de su ubicación o departamento—puedan contribuir a que la información crítica esté completa. Esto no sólo fomenta la colaboración sino que también minimiza los retrasos asociados con el manejo manual de documentos.
Asimismo, implementar una solución estandarizada en diferentes módulos y sistemas de SAP permite una integración transparente y un flujo de datos entre funciones. Esta implementación multifuncional respalda el cumplimiento al permitir que las prácticas de manejo de documentos sean consistentes y fácilmente auditables.
Es bastante común que las iniciativas de digitalización se introduzcan de forma controlada para aplicaciones o casos de negocio aislados. Sin embargo, su expansión a lo largo de toda la organización es lo que genera beneficios como la toma de decisiones holística o una mayor ventaja competitiva. Por lo tanto, cuanto más escalable y compatible sea una solución con diversos módulos y sistemas, mayor valor ofrecerá.
Adaptabilidad a los flujos de trabajo existentes
La integración de soluciones no se trata sólo de la interoperación con dispositivos o la conformidad con los sistemas informáticos de destino; una implementación exitosa depende de la capacidad de la herramienta para integrarse en flujos de trabajo preestablecidos. Esta adaptabilidad garantiza una disrupción mínima, lo que permite a los empleados aprovechar la herramienta sin necesidad de redefinir sus procesos actuales.
Busque una solución que cubra los numerosos escenarios de almacenamiento de documentos entrantes en sus diversas modalidades. De esta manera, los colaboradores pueden beneficiarse de ello, independientemente de la tecnología de automatización— SAP Business Workflows, códigos de barras o ninguna automatización aún—, la distribución del trabajo—la creación de objetos de negocio y el almacenamiento de documentos lo realiza uno o varios agentes—y el estado. del objeto comercial cuando llega el documento—escaneo y almacenamiento temprano y tardío.
Incluso si aún no está utilizando los escenarios de almacenamiento de documentos que ofrece el sistema, tener una solución versátil le brindará espacio y flexibilidad para adoptar gradualmente prácticas de gestión documental en SAP y procesos más eficientes.
Gestionar la resistencia al cambio
Promover la adopción y superar la resistencia es crucial para la introducción exitosa de nuevas tecnologías y la actualización de los procesos comerciales. Algunos aspectos de la gestión del cambio ya fueron mencionados en las secciones anteriores. Aquí los analizamos con más detalle y destacamos su importancia con la ayuda del modelo «combustible y fricción».
"Combustible" se refiere a las fuerzas que impulsan el cambio
Para impulsar el cambio de manera efectiva, la comunicación clara y oportuna es clave. Los líderes deben poder articular las razones del cambio y cómo se alinea con los objetivos estratégicos. Una explicación concreta sobre los beneficios de la nueva tecnología—como una mayor eficiencia, flujos de trabajo optimizados y una mayor colaboración—puede ayudar a los empleados a ver el valor del cambio.
Involucrar a las partes interesadas en las primeras etapas del proceso también fomenta la aceptación y el apoyo a la nueva solución. Esto incluye a los colaboradores a cargo del manejo de documentos en todas las divisiones, su departamento de TI y/o el equipo de SAP. Involucrarlos en programas piloto o sesiones de retroalimentación crea un sentido de propiedad, haciéndolos sentir valorados y escuchados. Estas iniciativas ayudan a reducir el miedo a lo desconocido en los diferentes niveles organizacionales y etapas de implementación—planificación, prueba de concepto, implementación, producción, soporte y mantenimiento.
Finalmente, brindar capacitación y recursos ayuda a los empleados a adaptarse a nuevos procesos, asegurando que se sientan preparados para manejar la transición. Dependiendo de la complejidad de la nueva solución, es posible que desee brindar soporte continuo—a través de mesas de ayuda dedicadas o programas de tutoría—o preparar sesiones adaptadas a diferentes grupos de usuarios para facilitar una transición más fluida. Asegúrese de asignar presupuesto y personal para estas tácticas en su plan de implementación.
"Fricción" se refiere a las barreras que impiden el cambio
Los colaboradores a menudo se sienten aprensivos a la hora de adaptarse a nuevos sistemas, por temor a que pueda alterar sus rutinas o generar inseguridad laboral. Fomentar una cultura de apertura, escuchar activamente las preocupaciones y abordarlas con empatía puede ayudar a mitigar este tipo de resistencia. Celebrar logros rápidos y compartir historias de éxito de los primeros usuarios puede superar aún más el miedo y fomentar una mentalidad positiva.
Del mismo modo, empezar poco a poco e introducir cambios gradualmente ayudará a reducir la incertidumbre y dará a los equipos suficiente tiempo para aclimatarse. Esta es la razón por la que los programas piloto son tan populares entre las iniciativas de digitalización y por la que la escalabilidad y la flexibilidad son cruciales. Generalmente, la solución ideal permitirá una implementación progresiva y requerirá cambios mínimos en lugar de una ruptura importante con el status quo.
Por último, esto está muy relacionado con la fuerza que tiene la inercia dentro de una organización; Es más probable que los empleados adopten una herramienta cuando complementa sus tareas diarias y exige poco o ningún esfuerzo adicional. El esfuerzo puede verse afectado por factores como la complejidad, el proceso de aprendizaje y el tiempo dedicado a un procedimiento. El ingreso manual de información y los pasos adicionales para garantizar la seguridad e integridad de la información también influyen.
Implementación exitosa en pocas palabras
En resumen, la introducción exitosa de una nueva herramienta comienza con garantizar que la tecnología subyacente cumpla con los objetivos comerciales. Para lograr esto, recopile información relevante para comprender el punto de partida y los resultados deseados. Con esa información, podrá investigar y elegir la solución adecuada, así como definir un plan de implementación. Tenga en cuenta que gestionar la integración y la adopción son actividades clave que pueden exigir planificación y recursos adicionales.
Principios para la gestión documental en el sistema SAP
Esta sección describe los principios esenciales para una gestión documental eficiente, colaborativa y compatible en SAP. Surgen de ideas explicadas en secciones anteriores y de nuestra propia experiencia en gestión de documentos en diversas industrias. Nuestro objetivo es ofrecer una guía práctica para mejorar la digitalización, la integración y el archivo de documentos en el sistema SAP. Seguir e implementar estos principios al seleccionar una solución mejora significativamente el manejo de documentos organizacionales.
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1. Cubra todas las fuentes de documentos entrantes
Algunos documentos comerciales todavía se generan, reciben y manejan en papel para cumplir con los requisitos legales. Los archivos electrónicos, por otro lado, son creados por diferentes departamentos a partir de diversas fuentes. Fuentes de archivos electrónicos incluyen correos electrónicos, portales internos y herramientas de software. Al final, los documentos digitales son más adecuados para garantizar una recuperación eficiente y un fácil intercambio de información. Necesitará una cobertura integral para garantizar que no se pase por alto ninguna información crítica. El objetivo es promover la integridad y accesibilidad de los datos.
La capacidad de capturar documentos físicos utilizando variedad de dispositivos ofrece flexibilidad y conveniencia a sus colaboradores. Los escáneres y las impresoras multifunción son ideales para el escaneo masivo o la digitalización en la oficina. Los teléfonos inteligentes y las tabletas son más cómodos para capturar pequeños recibos o enviar documentos desde casa.
El mismo principio se aplica a la amplia variedad de formatos digitales. Un número importante de archivos se pueden guardar en formato PDF o mediante editores como Microsoft Word, PowerPoint, Excel, etc. No obstante, encontrarás documentación en formatos de imagen como JPEG y PNG, o diseños creados con Suites como AutoCAD. Puede haber aplicaciones para las que incluso los formatos de audio y vídeo sean los más adecuados.
Al elegir una solución, asegúrese de que todas estas fuentes puedan emplearse para integrar documentos en su sistema SAP. Esto le ayudará a reducir el riesgo de silos de información y mejorar la colaboración entre equipos.
2. Aproveche la simplicidad para lograr el cumplimiento
Los procesos complejos pueden dificultar la adopción y hacer que los colaboradores experimenten dificultades o que cometan errores. Por lo tanto, simplificar los procedimientos y reducir complejidades innecesarias son iniciativas importantes para mejorar el cumplimiento y minimizar errores. Si las personas pueden comprender, recordar y seguir fácilmente las pautas establecidas, es menos probable que se desvíen de ellas. Lo mismo se aplica a la integración y gestión de documentos en SAP, donde también existen oportunidades de simplificación.
El proceso de digitalización por sí solo suele implicar pasos que requieren mucho tiempo. Esto incluye, por ejemplo, la búsqueda de archivos en un folder compartido o en una bandeja de entrada. Una vez descargados y renombrados, los documentos se pueden archivar y vincular al sistema SAP. Sin embargo, este paso normalmente exige varios clics y la introducción manual de información. Es posible que se requieran acciones complementarias para garantizar la integridad o seguridad de los documentos.
Gestión documental en SAP para casos especiales
¿Cómo se pueden manejar documentos cuando pertenecen a diferentes divisiones o se manejan en otros sitios? ¿Qué pasa si un objeto comercial requiere documentación de respaldo que aún no está disponible? ¿Qué pasa si un documento se puede digitalizar, pero aún no está claro dónde se debe vincular? El transporte de documentos, el control periódico de su integridad y la acumulación de papel o documentos escaneados para su posterior procesamiento aumentarán la complejidad.
Busque herramientas de software que le ayuden a reducir el número de pasos o simplificar el manejo de casos especiales. Recuerde que las soluciones fáciles de usar requieren una capacitación mínima o nula. Por lo mismo, ellas maximizan la adopción y permiten que una audiencia más amplia obtenga beneficios rápidamente.
3. Aproveche la automatización para aumentar la eficiencia
Los procedimientos manuales a menudo pueden provocar errores significativos. Esto podría conducir a un reprocesamiento o incluso a la pérdida total de información valiosa. Incluso cuando no se producen errores, estos procesos manuales consumen un tiempo considerable. Es decir, en el mejor caso se crean cuellos de botella que dificultan el manejo eficaz de los documentos. Por el contrario, las soluciones que aprovechan la automatización liberan a su equipo de tareas mundanas y repetitivas. Esto permite a los colaboradores concentrarse en iniciativas y ejecución estratégicas. El resultado es que se mejora la eficiencia, además de impulsar la productividad general.
La automatización aporta numerosos beneficios a las organizaciones, particularmente a través de tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el procesamiento inteligente de documentos y la gestión del flujo de trabajo integrados en SAP. Su empleo da como resultado una menor probabilidad de errores y al mismo tiempo maximiza el uso de los recursos.
Además, la automatización ayuda a garantizar la precisión, integridad y seguridad de la información. Por ejemplo, puede facilitar el archivado de documentos y su conexión con los objetos comerciales correspondientes. También se pueden activar automáticamente la creación de marcadores de posición para los documentos faltantes y el envío de recordatorios. Incluso se pueden automatizar tareas como la eliminación de copias intermedias de documentos digitalizados.
Al incorporar estas funciones, las empresas pueden optimizar la integración y gestión de documentos en SAP. Por lo tanto, priorice soluciones que incluyan capacidades de automatización sólidas alineadas con sus objetivos comerciales.
4. Utilice una estructura y una lógica empresarial sostenibles
Aunque pueda parecer obvio a estas alturas, vale la pena mencionarlo explícitamente: el propio sistema SAP y sus funcionalidades integradas proporcionan las mejores capacidades para la gestión de documentos empresariales. El sistema ofrece una estructura sostenible y organiza la información basándose en una lógica empresarial clara. Las empresas pueden conectar fácilmente documentos con objetos o transacciones relevantes. Esto hace que la recuperación de documentos sea eficiente y sencilla. Cuando los documentos están vinculados correctamente, los usuarios ahorran tiempo buscando información.
Almacenar documentos en carpetas suele ser ineficiente, ya que pueden saturarse y ser difíciles de navegar. Sin un vínculo claro con registros o metadatos, encontrar documentos relevantes se convierte en un desafío. Las organizaciones pueden perder información crítica o pasar por alto datos importantes por completo. Esto puede provocar errores y retrasos operativos. Asimismo, el uso de métodos de organización obsoletos puede crear problemas a largo plazo. Las estructuras de información que no son adaptables pueden rápidamente volverse irrelevantes. A medida que cambian las necesidades empresariales, un sistema de carpetas estático no logra mantenerse al día. Esto puede obstaculizar el crecimiento y los esfuerzos de gestión del cambio.
Ventajas de la gestión documental integrada en SAP
Con SAP, los documentos no sólo se almacenan; están integrados en el proceso de negocio. Esto garantiza que toda la información relevante sea accesible y esté actualizada. Integrar documentos con transacciones y gestionar su ciclo de vida los alinea con las operaciones actuales. También mejora el cumplimiento, ya que la información es fácilmente rastreable.
Al evaluar las soluciones de software, otorgue una puntuación más alta a aquellas compatibles con las capacidades y escenarios de gestión documental de SAP. Esto le ayudará a garantizar la sostenibilidad y la eficiencia.
5. Adapte la herramienta a su organización
¡No al revés! Cuanto más cambios necesite introducir, mayor resistencia podrá encontrar. Por lo tanto, es fundamental encontrar una solución integral que ofrezca flexibilidad a través de opciones de personalización y configuración. Lo ideal es encontrar una que pueda integrarse con todos los módulos de SAP y gestionar cualquier objeto de negocio o tipo de documento.
La compatibilidad con los estándares de SAP, como ArchiveLink, DMS y GOS-Menu, es imprescindible para una gestión documental integral. Estos estándares garantizan que su organización pueda administrar y archivar documentos de manera efectiva mientras mantiene el cumplimiento de las regulaciones de la industria.
Además, una solución que se alinea con todos los módulos de SAP garantiza que cada departamento pueda aprovechar sus beneficios, fomentando un enfoque organizacional cohesivo para la gestión de documentos. Al simplificar los procesos y reducir la redundancia, estas herramientas no solo mejoran la productividad sino que también proporcionan una base sólida para futuras iniciativas de transformación digital.
Conclusiones y próximos pasos
EL CONTEXTO. Los sistemas y procesos para digitalizar, almacenar y versionar documentos permiten optimizar la coherencia, integridad, seguridad y disponibilidad de información. Entre sus muchas capacidades, el sistema SAP ofrece funciones para archivar y gestionar documentos de manera eficiente y segura. Sin embargo, los usuarios a veces luchan con demasiada complejidad para vincular documentos con objetos comerciales o flujos de trabajo.
EL RETO. Como resultado, la integración y gestión documental se vuelve un cuello de botella y potencial fuente de errores o inconsistencias. Además, la creación de archivos intermedios durante la digitalización y el procesamiento representa un riesgo para la seguridad de datos.
Golden Circle para la gestión documental en SAP
EL OBJETIVO. Para contrarrestar estos desafíos, las organizaciones necesitan implementar sistemas y herramientas que permitan y mejoren la gestión documental en SAP. Una digitalización y un archivo seguros de los documentos son esenciales para la eficiencia y el cumplimiento. Al digitalizar registros, se reducen los riesgos y la latencia asociados con los procesos en papel. Vincular documentos escaneados con datos relevantes en SAP mejora la colaboración, agiliza los flujos de trabajo y ayuda a garantizar la accesibilidad autorizada.
LA ESTRATEGIA. En este artículo, repasamos los pasos clave que puede seguir para definir los objetivos comerciales para la gestión de documentos. A continuación, damos recomendaciones para seleccionar e implementar la solución que mejor le ayudará a cumplir dichos objetivos. La integración con tecnología y procesos establecidos, así como la adopción entre los usuarios, son elementos críticos para el éxito. Por lo tanto, analizamos más de cerca cómo se pueden gestionar ambas dimensiones de forma fluida y eficaz.
LA SOLUCIÓN. La tecnología que elija y sus capacidades tendrán un gran impacto en los esfuerzos necesarios para la implementación, adopción, gestión y mantenimiento. Le recomendamos que priorice una solución holística, intuitiva y flexible. También debería aprovechar la automatización, así como la estructura y funcionalidades que ofrece el propio sistema SAP. Esto ayudará a lograr eficiencia, colaboración y cumplimiento en las prácticas de manejo de documentos.
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